Biên bản họp Hội đồng cổ đông là một văn bản ghi chép chi tiết về những diễn biến quan trọng và quyết định được đưa ra trong cuộc họp của Hội đồng cổ đông của một công ty cổ phần. Biên bản này có tác dụng làm bằng chứng cho các quyết định và các sự kiện quan trọng mà Hội đồng cổ đông đã thảo luận và đưa ra quyết định. Tải xuống Mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông tại bài viết sau
Đại hội đồng cổ đông là gì?
Đại hội đồng cổ đông, là một thành phần quan trọng trong hệ thống tổ chức của công ty cổ phần, bao gồm toàn bộ cổ đông có quyền biểu quyết. Với tư cách là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, đại hội đồng cổ đông chịu trách nhiệm quan trọng trong việc định hình chiến lược và quyết định các vấn đề chính của doanh nghiệp.
Theo Điều 138 của Luật Doanh nghiệp 2020, đại hội đồng cổ đông được xác định là một phần quan trọng trong cấu trúc tổ chức của các công ty cổ phần, tập hợp toàn bộ cổ đông có quyền biểu quyết và đóng vai trò là cơ quan quyết định cao nhất của doanh nghiệp.
Với việc quản lý cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần, trừ khi có quy định khác của pháp luật về chứng khoán, công ty cổ phần có quyền lựa chọn giữa hai mô hình quản lý sau đây:
Mô hình 1:
– Đại hội đồng cổ đông
– Hội đồng quản trị
– Ban kiểm soát
– Giám đốc hoặc Tổng giám đốc
Trong trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần, không có yêu cầu bắt buộc về việc thành lập Ban kiểm soát.
Mô hình 2:
– Đại hội đồng cổ đông
– Hội đồng quản trị
– Giám đốc hoặc Tổng giám đốc
Đối với trường hợp này, ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập, và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Ủy ban kiểm toán này được quy định về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ tại Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động, được ban hành bởi Hội đồng quản trị.
Như vậy, việc lựa chọn giữa hai mô hình quản lý này phụ thuộc vào số lượng cổ đông và tổ chức sở hữu cổ phần của công ty, đồng thời phải tuân theo các quy định cụ thể của Luật Doanh nghiệp và pháp luật về chứng khoán.
Quyền và nghĩa vụ của Đại hội đồng cổ đông
Với quyền lực được đặt ra một cách rõ ràng, đại hội đồng cổ đông có thể thực hiện các quyết định quan trọng như bầu cử và miễn nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, quyết định về cổ tức, thay đổi Điều lệ công ty, và thậm chí là quyết định về sự tồn tại và hình thức tổ chức của công ty. Sự tham gia tích cực và có trách nhiệm của các cổ đông trong đại hội đồng không chỉ đảm bảo quyền lợi của họ mà còn góp phần quan trọng vào sự phồn thịnh và bền vững của doanh nghiệp.
Theo khoản 2 của Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông đảm nhận nhiều quyền và nghĩa vụ quan trọng, đóng vai trò quyết định trong quản lý và hoạt động của công ty cổ phần. Cụ thể, các quyền và nghĩa vụ của Đại hội đồng cổ đông được quy định như sau:
Mời bạn xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao xe
1. Quyết định Định Hướng Phát Triển: Đại hội đồng cổ đông có thẩm quyền quyết định định hướng phát triển của công ty.
2.Quyết Định về Cổ Phần:
– Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán.
– Quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần.
3. Bầu, Miễn Nhiệm và Bãi Nhiệm:
– Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Kiểm soát viên.
4.Quyết Định Đầu Tư và Bán Tài Sản:
– Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên.
5. Sửa Đổi, Bổ Sung Điều Lệ Công Ty: Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.
6. Phê Duyệt Báo Cáo Tài Chính: Thông qua báo cáo tài chính hằng năm của công ty.
7. Quyết Định Mua Lại Cổ Phần: Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại.
8. Xử Lý Vi Phạm và Quyết Định Tổ Chức Lại: Xem xét, xử lý vi phạm của thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, và quyết định tổ chức lại, giải thể công ty.
9. Quyết Định Ngân Bạn và Thưởng:
– Quyết định ngân sách hoặc tổng mức thù lao, thưởng và lợi ích khác cho Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát.
10. Phê Duyệt Quy Chế Nội Bộ: Phê duyệt quy chế quản trị nội bộ, quy chế hoạt động Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát.
11. Phê Duyệt Kiểm Toán Độc Lập: Phê duyệt danh sách công ty kiểm toán độc lập, quyết định công ty kiểm toán độc lập thực hiện kiểm tra hoạt động của công ty, bãi miễn kiểm toán viên độc lập khi xét thấy cần thiết.
12. Quyền và Nghĩa Vụ Khác: Được quy định theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều lệ công ty.
Những quyền và nghĩa vụ này đặt ra cơ sở pháp lý mạnh mẽ để Đại hội đồng cổ đông định hình và giám sát hoạt động tổ chức, đồng thời bảo vệ quyền lợi của cổ đông và sự ổn định của công ty.
Điều kiện tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông
Với vai trò là cơ quan quyết định cao nhất, đại hội đồng cổ đông không chỉ là nơi thể hiện quyền lực của cổ đông mà còn là không gian quan trọng để tạo ra sự minh bạch, minh chứng cho sự quản lý chuyên nghiệp và công bằng, góp phần xây dựng niềm tin và uy tín của công ty trong cộng đồng kinh doanh và tại thị trường chứng khoán.
Theo quy định của Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020, quá trình tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải tuân theo các điều kiện cụ thể, như sau
Cuộc Họp Lần Thứ Nhất:
Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được bắt đầu khi có số lượng cổ đông dự họp đại diện chiếm trên 50% tổng số phiếu biểu quyết. Tỷ lệ cụ thể này được xác định bởi Điều lệ công ty.
Cuộc Họp Lần Thứ Hai:
Nếu cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định, thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ khi Điều lệ công ty quy định khác. Cuộc họp lần thứ hai có thể diễn ra khi có số lượng cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên, tỷ lệ cụ thể được quy định trong Điều lệ công ty.
Cuộc Họp Lần Thứ Ba:
Nếu cuộc họp lần thứ hai vẫn không đủ điều kiện tiến hành theo quy định, thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, trừ khi Điều lệ công ty quy định khác. Cuộc họp lần thứ ba được tiến hành mà không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.
Việc thiết lập các ngưỡng điều kiện và quy định rõ ràng về thời hạn giúp đảm bảo quy trình họp Đại hội đồng cổ đông diễn ra một cách linh hoạt và minh bạch, tạo điều kiện cho sự tham gia và quyết định chặt chẽ của cổ đông trong quá trình quản lý công ty.
Mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông
Biên bản họp Hội đồng cổ đông là một tài liệu đặc biệt quan trọng trong quá trình quản lý và hoạt động của một công ty cổ phần. Được tạo ra nhằm ghi chép và lưu giữ chi tiết về những diễn biến quan trọng cùng với các quyết định quan trọng mà Hội đồng đã đưa ra trong cuộc họp, biên bản này có giá trị cao như một bằng chứng chính xác và không thể chối cãi.
Loading…
Reload document 
Open in new tab Thông tin liên hệ:
Luật sư 247 sẽ đại diện khách hàng để giải quyết các vụ việc có liên quan đến vấn đề “Mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông” hoặc các dịch vụ khác liên quan như là tư vấn quy định pháp luật lao động. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào. Hãy liên lạc với số hotline 0833102102 để được trao đổi chi tiết, xúc tiến công việc diễn ra nhanh chóng, bảo mật, uy tín.
Mời bạn xem thêm
- Mẫu đơn xin thôi việc của viên chức mới năm 2024
- Tạm đình chỉ công tác đối với viên chức khi nào?
- Viên chức có được làm thêm không?
Câu hỏi thường gặp
Tại khoản 1, 2 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020, thời gian họp Đại hội đồng cổ đông được xác định như sau
– Đại hội đồng cổ đông thường họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường
– Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính
Đối tượng có quyền tham dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được quy định tại khoản 1 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020 bao gồm: cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông, cá nhân hoặc tổ chức được ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp hoặc dự họp thông qua các hình thức khác theo quy định.
Trong đó, việc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản. Văn bản ủy quyền được lập theo quy định của pháp luật về dân sự và phải nêu rõ tên cá nhân, tổ chức được ủy quyền và số lượng cổ phần được ủy quyền.
Cá nhân, tổ chức được ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp. (Theo khoản 2 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020)
