Đối với bất kỳ công ty thì khách hàng cũng chính là đối tượng quan trong nhất luôn được các công ty hướng tới. Khách hàng chính là người tạo ra lợi nhuận cũng như đem lại giá trị tốt đẹp cho công ty vì nếu như không có khách hàng thì rất khó để một công ty có thể tồn tại và đúng hơn là không thể tồn tại được. Chính vì thế mà việc quan tâm, trú trọng đến khách hàng là điều hết sức cần thiết mà mỗi công ty cần phải có để giúp công ty cải thiện sản phẩm, dịch vụ của mình; mở rộng thị trường hoạt động của công ty; tăng trưởng khả năng sinh lời. Một công ty nhận được sự ủng hộ, yêu thích của khách hàng là một sự thành công lớn. Do đó, khi thay đổi địa chỉ của công ty, ngoài việc thông báo cho cơ quan có thẩm quyền, thì công ty cũng cần phải có thông báo gửi đến khách hàng để thể hiện sự tôn trọng cũng như không làm mất đi khách hàng tiềm năng của công ty. Vậy thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng gồm những nội dung gì? Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty được thực hiện như thế nào?
Căn cứ pháp lý
Nội dung tư vấn
Quy định về địa chỉ của công ty
Căn cứ theo khoản 10 Điều 4 Luật doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.
Tại Điều 42 của Luật này quy định về địa chỉ công ty, theo đó trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Theo đó, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp chính là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định có thể bao gồm số nhà, ngách, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương…
Bên cạnh đó, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp khi tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp hoặc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh thì phải ghi kèm theo cả số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Như vậy, địa chỉ công ty là địa điểm làm việc, liên hệ của doanh nghiệp trong lãnh thổ Việt Nam, địa chỉ công ty được xác định bằng số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Trường hợp bắt buộc thay đổi địa chỉ công ty
Căn cứ theo khoản 7 Điều 80 Nghị định 99/2015/NĐ-CP quy định, trường hợp trong giấy tờ đăng ký kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp có ghi sử dụng căn hộ chung cư làm địa điểm kinh doanh trước ngày Luật Nhà ở có hiệu lực thi hành thì tổ chức, hộ gia đình, cá nhân được cấp giấy tờ đăng ký kinh doanh này phải chuyển hoạt động kinh doanh sang địa điểm khác không phải là căn hộ chung cư trong thời hạn sáu tháng, kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành; cơ quan có thẩm quyền cấp giấy tờ đăng ký kinh doanh phải làm thủ tục điều chỉnh lại địa điểm kinh doanh ghi trong giấy tờ đăng ký kinh doanh đã cấp cho tổ chức, hộ gia đình, cá nhân sang địa điểm khác trong thời hạn quy định tại Khoản này; quá thời hạn quy định tại Khoản này thì tổ chức, hộ gia đình, cá nhân không được kinh doanh tại căn hộ chung cư.
Trường hợp nhà chung cư đã thành lập Ban quản trị trước ngày Luật Nhà ở có hiệu lực thi hành mà Ban quản trị có nhu cầu tổ chức lại mô hình hoạt động theo quy định của Luật Nhà ở thì phải tổ chức họp Hội nghị nhà chung cư để thành lập lại Ban quản trị theo Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ Xây dựng ban hành.
Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng
Dưới đây là mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng. Mời bạn đọc tham khảo và tải mẫu dưới đây
Loading…
Reload document 
Open in new tab Hướng dẫn cách soạn thảo nội dung thông báo thay đổi địa chỉ công ty
Thông báo thay đổi địa chỉ công ty đến Khách hàng là việc làm quan trọng, nên việc doanh nghiệp bằng các hình thức khác nhau mà gửi thông báo thay đổi cho đối tác khách hàng cũng cần cẩn thận và đáp ứng được các tiêu chí về cả thể thức lẫn nội dung.
Để đảm bảo được các tiêu chí này, thì trong quá trình soạn thảo Doanh nghiệp cần lưu ý:
- Phần hình thức phải đáp ứng đúng quy định về thể thức cơ bản trong văn bản hành chính.
- Nội dung căn cứ cho việc thay đổi địa chỉ cần rõ ràng.
- Thông tin địa chỉ cũ của doanh nghiệp cần ghi chính xác đầy đủ theo đúng giấy chứng nhận trước đây đã được sở kế hoạch cấp.
- Thông tin địa chỉ mới của doanh nghiệp tại địa chỉ nào thì cũng ghi đúng theo giấy chứng nhận sau khi được sở kế hoạch đầu tư cấp khi doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục tại phòng đăng ký kinh doanh.
- Sau khi chuyển đổi trụ sở mà doanh nghiệp có những thay đổi gì khác kèm theo thì cần trình bày luôn khi soạn thảo, nhất là với các trường hợp thay đổi về tài khoản ngân hàng hay về thông tin liên quan đến con dấu, hóa đơn thuế…
- Cuối mẫu thông báo phải thực hiện lời cảm ơn và mong được sự hợp tác giúp đỡ tiếp theo từ đối tác và khách hàng.
Công ty khi thực hiện thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng cần chú ý trong nội dung thông báo đảm bảo các nội dung về:
- Quốc hiệu tiêu ngữ và tên của thông báo;
- Ngày tháng năm thực hiện soạn thảo thông báo thay đổi địa chỉ doanh nghiệp;
- Các căn cứ để đưa ra thông báo thay đổi địa chỉ;
- Phải có phần kính gửi các đối tác, khách hàng;
- Địa chỉ giao dịch trước đây là tại địa chỉ nào?
- Địa chỉ giao dịch sau khi thay đổi là địa chỉ nào?
- Thời điểm thay đổi địa chỉ áp dụng từ khi nào?
- Sau khi địa chỉ công ty thay đổi thì các thông tin khác liên quan về ngân hàng, số điện thoại….có thay đổi không?
- Lời cảm ơn đến Khách hàng;
- Nơi nhận thông báo gồm những bộ phận, phòng ban, khách hàng như thế nào?
- Chữ ký và đóng dấu của người đại diện công ty.
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty
Quy trình thay đổi địa chỉ công ty sẽ được thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Chốt thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố
Trong bước này, với những công ty thay đổi địa chỉ khác quận và khác tỉnh sẽ phải nộp thông báo theo mẫu tới cơ quan thuế đang quản lý doanh nghiệp để tiến hành thủ tục “chốt” thuế quận/huyện/tỉnh cũ và xin công văn xin chuyển sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới.
Thời gian thực hiện thủ tục này thông thường kéo dài tư 5-10 ngày làm việc tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký.
Lưu ý: Với các công ty tiến hành thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận/huyện sẽ không cần phải tiến hành thủ tục này.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
Sau khi hoàn thành việc chốt thuế quận/huyện/tỉnh/thành phố cũ và có công văn của cơ quan thuế cho chuyển sang địa chỉ mới, doanh nghiệp sẽ soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty để tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi địa chỉ.
– Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, khác quận hồ sơ bao gồm:
- 01 Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật
- 01 Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ công ty (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần)
- 01 Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty;
- 01 Bản gốc Công văn (mẫu 09) cơ quan thuế về việc đồng ý cho chuyển quận (áp dụng trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện)
– Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khách tỉnh/thành phố hồ sơ bao gồm:
- 01 Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật
- 01 Điều lệ công ty đã sửa đổi bổ sung (Bản sao)
- Danh sách người đại diện theo ủy quyền (Công ty TNHH 1 thành viên), danh sách thành viên (Công ty TNHH 2 thành viên trở lên), danh sách cổ đông (Công ty cổ phần), danh sách thành viên hợp danh (Công ty hợp danh)
- 01 Quyết định của chủ sở hữu (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần)
- 01 Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty
Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển trụ sở chính doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký kinh doanh
- Việc nộp hồ sơ sẽ được thực hiện trực tuyến, sau khi hồ sơ được chấp nhận hợp lệ sẽ tiến hành thủ tục nộp hồ sơ giấy tới cơ quan đăng ký
Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi địa chỉ
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký, phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trước khi đồng ý và cấp giấy chứng nhận đã thay đổi địa chỉ công ty
Bước 5: Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ghi nhận địa chỉ mới công ty
- Trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ sẽ tiến hành nộp hồ sơ giấy tại Sở kế hoạch đầu tư để nhận kết quả là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Khuyến nghị
Đội ngũ luật sư, luật gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ thành lập công ty Luật sư X với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.
Liên hệ
Vấn đề “Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng“ đã được Luật sư 247 giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty Luật sư X chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng liên quan tới tạm ngừng doanh nghiệp. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại. Chi tiết vui lòng liên hệ tới hotline: 0833102102
Mời bạn xem thêm
- Kê khai thuế GTGT cho công ty mới thành lập như thế nào?
- Thủ tục giải thể công ty mới nhất nhanh chóng
- Quy trình giải thể công ty tnhh một thành viên theo quy định chi tiết
Câu hỏi thường gặp
Việc doanh nghiệp gửi thông báo cho khách hàng về việc thay đổi địa chỉ công ty là việc làm cần thiết. Thông qua việc gửi thông báo, khách hàng sẽ nắm bắt được rõ ràng những thay đổi của doanh nghiệp, tránh việc khách hàng, đối tác tìm đến các địa chỉ cũ, vừa mất thời gian, công sức mà lại không đạt được hiệu quả. Điều này cũng giúp khách hàng cảm nhận được sự trân trọng, tôn trọng mà Doanh nghiệp muốn gửi đến, từ đó sẽ muốn đồng hành, gắn bó dài lâu với công ty.
Thực tế, mỗi công ty sẽ có những hình thức gửi thông báo thay đổi địa chỉ khác nhau như: gửi thông báo thông qua email để gửi đến đối tác, khách hàng; thông qua việc nhắn tin, gọi điện; cập nhật sự thay đổi trên trang chủ của công ty để thông báo cho tất cả các khách hàng hoặc gửi giấy thông báo qua đường bưu điện.
