Quy định về bộ chứng từ thanh toán như thế nào?

Trong một đơn vị kinh tế, các hoạt động cụ thể diễn ra hàng ngày làm tăng hoặc giảm tài sản, vốn của đơn vị gọi là hoạt động kinh tế. Bởi vì có nhiều giao dịch kinh tế xảy ra nên việc có thể phản ánh và xác nhận các giao dịch kinh tế đã diễn ra và hoàn thành là cơ sở pháp lý và có thể kiểm tra kỹ từng giao dịch kinh tế đã diễn ra. để đáp ứng yêu cầu này được gọi là phương pháp tài liệu. Mời bạn đọc tham khảo quy định về bộ chứng từ thanh toán năm 2023 trong bài viết dưới đây của Luật sư 247.

Chứng từ thanh toán là gì?

Các phí dịch vụ thanh toán chưa có thành phần thuế của ngân hàng sẽ sử dụng chứng từ để thanh toán. Các chứng từ liên quan đến phí dịch vụ thanh toán của tổ chức tín dụng phải thực hiện theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính về hóa đơn, chứng từ trong đó có thuế GTGT. Quyền sở hữu thanh toán là một thuật ngữ được sử dụng trong nhiều lĩnh vực của xã hội, như ngân hàng, kế toán. Tùy theo khu vực, chứng từ thanh toán có các dạng: hợp đồng, hóa đơn giá trị gia tăng, ủy quyền thanh toán, chứng từ giao hàng, hóa đơn thương mại, v.v.

Theo nội dung mục b, khoản 6 Điều 3 Tại thông tư tại 3 Điều 15 Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi Thông tư 219/2013/TT-BTC có quy định như sau:

3. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng được hiểu là có chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán (tài khoản của bên mua và tài khoản của bên bán phải là tài khoản đã đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế. Bên mua không cần phải đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế tài khoản tiền vay tại các tổ chức tín dụng dùng để thanh toán cho nhà cung cấp) mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành như séc, uỷ nhiệm chi hoặc lệnh chi, uỷ nhiệm thu, nhờ thu, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, sim điện thoại (ví điện tử) và các hình thức thanh toán khác theo quy định (bao gồm cả trường hợp bên mua thanh toán từ tài khoản của bên mua sang tài khoản bên bán mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc bên mua thanh toán từ tài khoản của bên mua mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân sang tài khoản bên bán nếu tài khoản này đã được đăng ký giao dịch với cơ quan thuế)

Theo đó, Chứng từ thanh toán qua ngân hàng hợp lệ khi doanh nghiệp thực hiện chuyển khoản từ tài khoản của doanh nghiệp tới tài khoản tài khoản của người bán. Và phải đáp ứng điều kiện là các tài khoản của cả người mua và người bán đều phải được đăng ký với cơ quan thuế (Trừ tài khoản vay tại tổ chức tín dụng).

Tuy nhiên, bắt đầu từ ngày 15 tháng 12 năm 2016, khi Thông tư 173/2016/TT-BTC có hiệu lực, Chứng từ thanh toán qua ngân hàng sẽ được bổ sung như sau: Bãi bỏ nội dung sau so với Thông tư 119/2014/TT-BTC (tài khoản của bên mua và tài khoản của bên bán phải là tài khoản đã đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế. Bên mua không cần phải đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế tài khoản tiền vay tại các tổ chức tín dụng dùng để thanh toán cho nhà cung cấp)…”

Quy định về bộ chứng từ thanh toán năm 2023

Vì chứng từ thanh toán là chứng từ kế toán quan trọng nên việc sắp xếp chúng đầy đủ trong nội bộ là rất quan trọng. Bên cạnh việc đổi mới cơ chế quản lý kinh tế đất nước, ngành kế toán đang ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc góp phần đảm bảo sự lành mạnh của tài chính Chính phủ và nâng cao chất lượng Chính phủ. Luật kế toán, kiểm toán được ban hành từ rất sớm và đặt nền móng cho sự ra đời của các tổ chức kế toán ngày nay.

Một số loại chứng từ kế toán thông dụng như là: Hóa đơn bán hàng; Phiếu nhập, xuất kho; Phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi; Biên lai thu tiền; Giấy đề nghị thanh toán; Biên bản giao nhận tài sản cố định; Biên bản đánh giá lại tài sản cố định; Bảng thanh toán lương; Hóa đơn bán hàng…

Dưới đây là một số bộ chứng từ kế toán đối với một số trường hợp cụ thể:

1. Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, hàng hóa.

• Mua hàng hóa, nguyên vật liệu trong nước
• Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng mua bán hàng hóa) giữa hai bên
• Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào
• Chứng từ thanh toán cho người bán
• Phiếu chi: đối với hóa đơn có tổng giá thanh toán dưới 20 triệu đồng
• Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: đối với hóa đơn có tổng giá thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên
• Phiếu nhập kho vật liệu, hàng hóa
• Ngoài ra có thể có thể kèm theo):
• Phiếu xuất kho của bên bán hàng.
• Biên bản bàn giao hàng hóa.
• Biên bản thanh lý hợp đồng.
• Nhập khẩu hàng hóa, nguyên vật liệu được thể hiện thế nào trong bộ chứng từ đầy đủ
• Hợp đồng thương mại (Contract), hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Tờ khai hải quan nhập khẩu và các phụ lục. Đây là chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Giấy báo nợ.
• Hóa đơn thương mại. Đây là chứng từ do người xuất khẩu phát hành để báo thu tiền người mua cho hàng hóa đã bán theo những điều khoản được thỏa thuận trong hợp đồng.
• Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu.
• Phiếu nhập kho vật tư.
• Các hóa đơn dịch vụ liên quan đến hoạt dộng nhập khẩu như : bảo hiếm, vận tải quốc tế, vận tải nội địa, kiểm hóa, nâng hạ, phí chứng từ, lưu kho …..
• Mỗi nghiệp vụ nhập khẩu thì tập hợp đầy đủ 01 bộ chứng từ theo dõi riêng.

2. Bán hàng hóa, dịch vụ

• Hàng hóa bán trong nước
• Hoá đơn GTGT (áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
• Hoá đơn bán hàng (áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc kinh doanh những mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT).
• Phiếu xuất kho hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Có thể linh động tùy theo đơn vị hoặc theo các mẫu khác nhau. Nếu doanh nghiệp có bán hàng qua các đại lý thì dùng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
• Báo cáo bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi). Những báo cáo này cũng phụ thuộc vào yêu cầu và quy trình của từng công ty sẽ có những thay đổi khác nhau.
• Thẻ quầy hàng; Giấy nộp tiền; Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày.
• Các Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giảm giá hàng bán, Biên bản hàng bán bị trả lại… và các loại biên bản khác theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị.
• Phiếu thu, giấy báo Có…
• Các chứng từ liên quan khác tùy từng lĩnh vực và quy trình của doanh nghiệp.
• Hàng hóa xuất khẩu ra nước ngoài
• Hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hợp đồng này chính là căn cứ pháp lý giữa người mua và người bán kèm theo thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán và những điều khoản khác kèm theo.
• Hóa đơn thương mại.
• Tờ khai hải quan. Với bán hàng ra nước ngoài, đây là một thủ tục quan trọng và khá phức tạp.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
• Hóa đơn thương mại
• Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu.
• Các chứng từ khác tùy thuộc vào yêu cầu nghiệp vụ của từng doanh nghiệp.

3. Kế toán tài sản cố định

• Hồ sơ ghi tăng tài sản
• Hợp đồng mua, thanh lý hợp đồng.
• Hóa đơn.
• Biên bản giao nhận tài sản.
• Chứng từ thanh toán.

4. Chi phí tiền lương, tiền công

• Hợp đồng lao động.
• Quy chế tiền lương, thưởng.
• Thỏa ước lao động tập thể (nếu có).
• Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương).
• Bảng chấm công hàng tháng.
• Bảng thanh toán tiền lương.
• Thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng.
• Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng.
• Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN).
• Chứng minh thư photo.

5. Thanh toán đi công tác

• Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ thông tin nhân viên được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện.
• Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về), xác nhận của nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.
• Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Như vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….

6. Các khoản phụ cấp cho người lao động như phụ cấp đi lại, điện thoại, trang phục, phụ cấp ăn trưa, ăn tối,… thì cần có các chứng từ sau:
Các khoản phụ cấp phải được quy định trong các hồ sơ sau:

• Hợp đồng lao động.
• Thỏa ước lao động tập thể.
• Quy chế tài chính.
• Chứng từ chi tiền cho người lao động.

7. Bộ chứng từ kế toán liên quan đến chi phí phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, nghỉ mát:

Đối với chi phí nghỉ mát

• Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng nếu thuê các tổ chức cung cấp dịch vụ.
• Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát.
• Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát, quyết định phê duyệt kinh phí.
• Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống đầy đủ nếu có, nếu là đơn vị cung cấp dịch vụ cho côngty thì phải thể hiện trên văn bản.
• Chứng từ thanh toán.

Đối với các khoản phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, chi cho con người lao động

• Quy định trong quy chế tài chính hay thỏa ước lao động của công ty.
• Đề nghị chi của công đoàn, phòng nhân sự hay đại điện người lao động trong công ty.
• Chứng từ chi tiền.
• Photo giấy xác nhận như giấy đăng ký kết hôn, giấy báo tử…. các giấy tờ liên quan đến các khoản chi đó.

Khuyến nghị

Đội ngũ luật sư, luật gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ tư vấn luật tài chính Luật sư 247 với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.

Thông tin liên hệ

Vấn đề “Quy định về bộ chứng từ thanh toán năm 2023” đã được Luật sư 247 giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty Luật sư 247 chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc hay nhu cầu dịch vụ của quý khách hàng liên quan tới tư vấn pháp lý về giá dịch vụ sang tên sổ đỏ… Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại. Chi tiết vui lòng liên hệ tới hotline: 0833102102

Mời bạn xem thêm

• Tạm trú có được thanh toán trợ cấp BHXH 1 lần không?
• Các đơn vị chấp nhận thanh toán thẻ có được thu phụ phí với khách hàng khi sử dụng thẻ không?
• Thủ tục thanh lý hợp đồng khi chưa thanh toán hết năm 2022

Câu hỏi thường gặp