Như đã biết các giấy tờ sau khi được cấp bản gốc thì đều có thể xin trích lục lại để sử dụng. Các hoạt động có thể xin trích lục lại như kết hôn; khai sinh; khai tử; xác nhận tình trạng hôn nhân…. Tuy nhiên thủ tục này không phải ai cũng nắm rõ và hiểu hết về trình tự thực hiện. Do đó cần phải hiểu hết về những điều cần lưu ý để tránh việc thực hiện sai; dân đến việc mất thời gian không nên có. Hãy cùng với chúng tôi làm rõ các nội dung liên quan đến vấn đề này nhé.
Căn cứ pháp lý
Nội dung tư vấn
Trích lục là gì?
Theo quy định khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch; trích lục được hiểu là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch; bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.
Thủ tục xin trích lục hộ tịch
Hồ sơ cần chuẩn bị
- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu đối với trường hợp người yêu cầu là cá nhân.
- Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức.
- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng; chứng thực; nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.
- Người có yêu cầu cần xuất trình hộ chiếu; chứng minh nhân dân; thẻ căn cước công dân; các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp; còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp ( trong trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp). Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ phải xuất trình nêu trên.
Thẩm quyền thực hiện
Theo quy định của pháp luật thẩm quyền thực hiên thuộc về:
- Ủy ban nhân dân cấp xã;
- Ủy ban nhân dân cấp huyện;
- Bộ Tư pháp;
- Cơ quan đại diện ngoại giao; Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Bộ Ngoại giao;
- Cơ quan khác được giao thẩm quyền.
Như vậy, căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành; thẩm quyền cấp không phụ thuộc vào nơi cư trú. Cá nhân có quyền yêu cầu cấp tại bất kỳ Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch nào.
Trình tự thực hiên
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và nộp tại cơ quan có thẩm quyền
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu; cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra; đối chiếu thông tin trong tờ khai và tính hợp lệ của các giấy tờ liên quan.
Trường hợp hồ sơ hợp lệ; cán bộ tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận ghi rõ ngày; giờ trả kết quả. Những giấy tờ xuất trình khi xin trích lục; cán bộ tiếp nhận đối chiếu với thông tin trong Tờ khai. Sau đó trả lại cho người có yêu cầu; không được yêu cầu người xin trích lục nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Cán bộ tiếp nhận có thể chụp 01 bản giấy tờ xuất trình; ghi lại thông tin của giấy tờ xuất trình để lưu hồ sơ.
Trường hợp nếu hồ sơ chưa hợp lệ; cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm phải hướng dẫn người có yêu cầu bổ sung; hoàn thiện hồ sơ theo quy định pháp luật. Trong trường hợp; không thể bổ sung; hoàn thiện hồ sơ ngay thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải lập thành văn bản nêu rõ loại giấy tờ; nội dung cần hoàn thiện. Đồng thời, cán bộ tiếp nhận phải ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của mình.
Đối với những hồ sơ xin trích lục sau khi đã được hướng dẫn mà không được bổ sung đầy đủ; hoàn thiện thì cán bộ tiếp nhận có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ xin trích lục. Tuy nhiên, việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối. Người tiếp nhận ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên của mình.
Bước 3: Tiến hành cấp bản sao trích lục theo yêu cầu
Sau khi hồ sơ xin trích lục đầy đủ và phù hợp quy định pháp luật, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch cho người có yêu cầu. Đồng thời báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.
Mời bạn đọc xem thêm
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Luật sư 247 chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc; cuộc sống. Nếu có thắc mắc và cần nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ của luật sư X hãy liên hệ 0833102102.
Câu hỏi thường gặp
Khi bị mất giấy tờ gốc; công dân có quyền yêu cầu nhà nước cấp lại bản trích lục có giá trị như bản chính. Trên thực tế văn bản này sẽ không giống bản gốc nhưng là văn bản có giá trị tương đương như bản chính. Theo quy định giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc thì bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Đây cũng là một văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cấp cho cá nhân nhằm mục đích để chứng minh về sự kiện hộ tịch của cá nhân đó đã thực hiện đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền về đăng ký hộ tịch.
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký khai sinh thì sẽ được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp trích lục giấy khai sinh bản chính.
