Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự mới năm 2022

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Hiện nay, có 2 cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao có chức năng hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài hoặc giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam. Cần thực hiện những thủ tục như thế nào để được hợp pháp hóa lãnh sự các loại giấy tờ cần thiết? Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự mới nhất hiện nay? Cách điền tờ khai hợp pháp lãnh sự như thế nào?

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 111/2011/NĐ-CP 
• Thông tư 01/2012/TT-BNG 
• Thông tư 157/2016/TT-BTC 

Trình tự, thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự

Người thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự có thể lựa chọn thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự nộp hồ sơ tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

– Theo Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao gồm:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
• Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
• 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Bộ Ngoại giao.
• Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

– Theo Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện gồm:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
• Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
• 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ  Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Cơ quan đại diện.
• Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

– Cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

–  Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

–  Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cơ quan này xác minh.

Bước 3: Trả kết quả

Sau khi nhận đủ hồ sơ, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ này.

*Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự có mấy loại?

Hiện nay, có 2 loại mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự, đó là:

1. Tờ khai giấy theo mẫu tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK  theo Phụ lục của Thông tư 01/2012/TT–BNG.

2. Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online. Trước đây, tờ khai này được sử dụng chung cho các đương đơn yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự tại Cục lãnh sự tại Hà Nội hay Sở Ngoại vụ tại thành phố Hồ Chí Minh. Tuy nhiên, kể từ ngày 25/5/2020, tất cả những tờ khai điện tử của các thủ tục hành chính tiếp nhận tại Bộ phận Một cửa của Bộ Ngoại giao tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) được thực hiện trên Cổng dịch vụ công của Bộ Ngoại giao, còn những tờ khai điện tử của các thủ tục hành chính tiếp nhận tại Sở ngoại vụ (TP HCM) được thực hiện trên cổng cũ.

Tải xuống mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự

Hướng dẫn điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự

Dù là tờ khai giấy mẫu LS/HPH-2012/TK hay tờ khai điện tử, thì đều có các thông tin cơ bản gần giống nhau. Dưới đây là hướng dẫn cách điền từng loại tờ khai:

Cách điền tờ khai khai hợp pháp hóa lãnh sự trên giấy

Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự giấy cũng có các phần như:

• Thông tin về người nộp hồ sơ;
• Thông tin về giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự,
• Thông tin về quốc gia sử dụng.

Tuy nhiên, Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK điền tay đơn giản hơn nhiều so với tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online, bởi vì:

• Về phần giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự, bạn chỉ cần điền tên loại giấy tờ và số bản hợp pháp hóa lãnh sự, bạn không cần điền thông tin về tên người được cấp, số hiệu giấy tờ, cơ quan cấp/sao chứng thực, người ký, chức danh và ngày ký.
• Không yêu cầu khai mục đích sử dụng giấy tờ.

Cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online

Khi điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online, việc đầu tiên là cần thực hiện là xác định địa điểm nộp hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự là Cục Lãnh sự Hà Nội hay Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, bởi vì tờ khai cần điền sẽ phụ thuộc vào nơi nộp hồ sơ.

• Nếu nộp hồ sơ tại Cục lãnh sự Hà Nội, bạn cần hoàn thành tờ khai tại Danh sách mẫu tờ khai trực tuyến – Bộ Ngoại giao (mofa.gov.vn);
• Nếu nộp hồ sơ tại Sở Ngoại vụ TP HCM, bạn cần hoàn thành tờ khai tại Cổng thông tin điện tử về công tác Lãnh sự – Bộ Ngoại giao 

Lưu ý: Trước khi điền tờ khai: Đảm bảo cơ quan cấp giấy tờ của bạn thuộc danh sách các cơ quan được liệt kê trong tờ khai. Nếu không thì cần công chứng giấy tờ đó tại cơ quan công chứng/tư pháp được liệt kê trong danh sách có sẵn.

Dưới đây là cách khai tờ khai yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự online tại Cục lãnh sự Hà Nội:

1. Đầu tiên là hoàn thành phần thông tin về giấy tờ, bao gồm:

– Tên giấy tờ: Chọn loại giấy tờ bạn muốn khai: Bằng đại học, bảng điểm…

– Loại giấy tờ: Chọn bản chính, bản dịch, bản sao hay bản trích lục

– Tổng số bản: Hãy điền số lượng bản cần hợp pháp hóa lãnh sự của loại giấy tờ này. Lưu ý: lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự là 30.000 đồng/tem. Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu là 5.000 đồng/tem.

– Số hiệu giấy tờ: Điền số hiệu trên giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự theo quy tắc như sau:

• Nếu là bản chính, số hiệu giấy tờ là số hiệu bản gốc. Nếu bản gốc cần hợp pháp hóa lãnh sự lãnh sự không có số này thì điền  số là 01. Ví dụ số hiệu giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là 1 hoặc mã số doanh nghiệp ghi trên đó; số hiệu giấy khai sinh là số hiệu nằm ở góc phải trên cùng.
• Nếu bản sao, thì điền số chứng thực của dấu sao y bản chính của cơ quan công chứng.

– Tên người được cấp giấy tờ: Điền tên của cá nhân được ghi trên giấy tờ cần HPHLS/CNLS. Đối với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh tức là tên công ty.

– Cơ quan cấp/sao chứng thực: Căn cứ vào mục 2 loại giấy tờ, nếu là

• Bản chính: Điền tên cơ quan cấp ghi trên con dấu;
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Cơ quan cấp thường là Sở kế hoạch đầu tư tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương;
• Giấy khai sinh: Nơi cấp thường là Ủy ban Nhân dân xã/phường;
• Bản dịch: Xem tên cơ quan ở phần xác nhận bản dịch, thông thường là phòng tư pháp (nhà nước) hoặc văn phòng công chứng (tư nhân).
• Bản sao: Xem phần tên cơ quan ghi trong con dấu chứng nhận sao y trùng khớp với bản chính hay bản sao y bản chính. Hoặc đối với bản trích lục, bạn tìm tên cơ quan nằm trên chữ ký và con dấu của người ký trích lục, thường là Ủy ban Nhân dân, phòng đăng ký kinh doanh.

– Người ký: Tùy theo mục số 2 – loại giấy tờ mà bạn chọn người ký phù hợp:

• Đối với bản chính: Bạn xem phần tên bên dưới chữ ký và con dấu;
• Đối với bản dịch: Bạn xem phần xác nhận bản dịch, thường là trưởng/ phó phòng tư pháp;
• Đối với bản sao: Bạn xem tên người ký trong dấu/ mộc chứng nhận sao y đúng với bản chính hay bản sao y bản chính;
• Bản trích lục: Bạn xem tên bên dưới chữ ký và con dấu của người ký trích lục;

– Chức danh: Điền tương tự như ở mục 7 – người ký

– Ngày ký: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ngày cấp lần thứ…). Đối với giấy khai sinh, ngày ký ở phần góc phải bên dưới giấy tờ.

2. Sau khi điền đầy đủ thông tin, ấn vào mục “Thêm vào danh sách”, để thông tin này được lưu vào mục 1b. Sau đó bạn sẽ điền thêm nếu cần bổ sung giấy tờ.

3. Tiếp theo là việc hoàn thành các mục về thông tin người nộp hồ sơ, bao gồm:

• Họ tên: Điền đầy đủ họ tên của người nộp như ghi trên CMND/hộ chiếu/bằng lái xe
• Số CMND/hộ chiếu/bằng lái xe: Điền số CMND/hộ chiếu/bằng lái xe của người nộp hồ sơ
• Địa chỉ liên lạc: Điền địa chỉ tạm trú của bạn, hoặc thường trú nếu không có địa chỉ tạm trú
• Các thông tin như ngày cấp CMND/Hộ chiếu/Bằng lái xe, số điện thoại và email là các trường thông tin không bắt buộc.

4. Sau đó là đến phần thông tin về:

• Nước sử dụng giấy tờ: Điền tên nước mà bạn muốn nó được hợp pháp trên nước đó
• Mục đích sử dụng: Chọn mục đích trong hướng dẫn

5. Cuối cùng bạn tích vào ô cam đoan những lời khai trên là đúng sự thật và xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật, và chọn “Tạo tờ khai”.

• Tải tờ khai này về, in ra, ký tên để nộp cùng bộ hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự lên Cục lãnh sự Hà Nội hoặc tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh

• Bạn nên ghi lại thông tin “Mã tờ khai” và “Mã xác thực” để sử dụng cho các lần tiếp theo hoặc nhập email để hệ thống tự động gửi thông tin vào hòm mail của quý khách.

Lưu ý khi điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự:

• Nên cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin về địa chỉ liên hệ, số điện thoại liên hệ và thư điện tử để gửi kết quả, liên hệ khi có vấn đề liên quan đến hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự;
• Điền đầy đủ thông tin nhân thân trong mục họ và tên, số chứng minh nhân dân, ngày cấp theo đúng thông tin giấy tờ tùy thân mang theo khi nộp;
• Thống nhất ngôn ngữ được sử dụng trong tờ khai không nên mỗi mục tờ khai ghi một ngôn ngữ, có thể sử dụng theo hình thức song ngữ khi điền tờ khai.

Liên hệ

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của luatsu247.net về Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự. Quý khách hàng muốn tư vấn thêm về đơn xác nhận tình trạng hôn nhân, đăng ký bảo hộ thương hiệu độc quyền, tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp, dịch vụ hợp thức hóa lãnh sự, thủ tục vay vốn ngân hàng, doanh nghiệp tư nhân… Vui lòng liên hệ 0833102102 để được nhận tư vấn.

Mời bạn xem thêm

• Cách chứng minh thu nhập hộ kinh doanh theo quy định mới 2022
• Thủ tục khởi kiện đòi nợ của doanh nghiệp
• Sự khác nhau cơ bản kinh doanh hộ gia đình và doanh nghiệp siêu nhỏ là gì?

Câu hỏi thường gặp