Các giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định

Để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ các trường hợp được miễn theo quy định pháp luật. Vậy các giấy tờ cần được hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm những giấy tờ nào? Để giấy tờ được hợp pháp hóa lãnh sự thì cần những điều kiện gì? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn nhưng vẫn đề liên quan đến các giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 111/2011/NĐ-CP 
• Thông tư 01/2012/TT-BNG 

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Theo Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ: Về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, thì:

“Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”.

Cơ quan này có thể là:

• Tại Việt Nam: Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh
• Tại nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

Theo đó, việc hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

Hiện nay, rất nhiều thủ tục hành chính tại Việt Nam yêu cầu hồ sơ cấp tại nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm:

• Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài,
• Hoàn thiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam,
• Người nước ngoài xin nhận con nuôi tại Việt Nam,
• Người nước ngoài đăng ký hộ tịch tại Việt Nam,

Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?

– Trong nước: Nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại trụ sở cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự.

– Tại nước ngoài: Nộp hồ sơ tại trụ sở Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

Cụ thể:

• Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu Hà Nội: Cục Lãnh sự: 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội –  Tel: +84 4 37993127
• Làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại TPHCM: Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh: 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh – Tel: (+84 28) 38224224
• Làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài. Thường là Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.
• Làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự online: Gửi qua đường bưu điện tới Cục lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.

Điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự 

Khi thực hiện thủ tục, các bạn cần chú ý các điều kiện về tài liệu, giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự như saui:

• Được cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài ban hành và chứng nhận.

• Phải còn nguyên vẹn, không bị sửa chữa, tẩy xóa

• Có bản gốc kèm 1 bản sao và 1 bản dịch sang tiếng Việt.

• Giấy tờ gốc phải có chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu sống của cơ quan chức năng nước ngoài. (Mẫu dấu, chữ ký và chức danh của đại diện cơ quan ngoại giao của nước ngoài phải được giới thiệu trước đó cho Sở ngoại vụ ở Việt Nam)

• Phải có tờ khai chứng nhận lãnh sự/ hợp pháp hóa lãnh sự được ký tên

• Người thực hiện thủ tục phải mang theo giấy tờ tùy thân: CMND, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu.

Các giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự

Tuỳ vào mục đích sử dụng của các tổ chức, cá nhân mà có loại tài liệu, giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự khác nhau. Nhưng trên thực tế có thể thấy rằng các loại giấy tờ, tài liệu thường hay được hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

• Giấy khám sức khỏe
• Giấy khai sinh
• Giấy chứng nhận kết hôn
• Giấy xác nhận độc thân
• Bằng đại học
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
• Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng…

Các giấy tờ, tài liệu phải hợp pháp hóa lãnh sự trong một số thủ tục đối với nhà đầu tư nước ngoài

Khi thực hiện các thủ tục dưới đây, nhà đầu tư nước ngoài cần lưu ý hợp pháp hóa lãnh sự các loại giấy tờ sau, tài liệu sau:

– Thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

Đối với thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, nhà đầu tư lưu ý hợp pháp hóa lãnh sự các tài liệu sau:

• Tài liệu về tư cách pháp lý của nhà đầu tư như Giấy đăng ký kinh doanh, đăng ký doanh nghiệp của nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức
• Tài liệu chứng minh năng lực tài chính của nhà đầu tư như: báo cáo tài chính 02 năm gần nhất của nhà đầu tư; cam kết hỗ trợ tài chính của công ty mẹ; cam kết hỗ trợ tài chính của tổ chức tài chính; bảo lãnh về năng lực tài chính của nhà đầu tư; tài liệu khác chứng minh năng lực tài chính của nhà đầu tư

– Thủ tục thành lập VPĐD/ Chi nhánh của thương nhân nước ngoài ở Việt Nam

• Nhà đầu tư nước ngoài thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài.

– Thủ tục đề nghị cấp Giấy phép lao động

Ngoại trừ các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật, người lao động nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép lao động cần lưu ý hợp pháp hóa lãnh sự các tài liệu sau:

• Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ quan, tổ chức y tế có thẩm quyền của nước ngoài
• Phiếu lý lịch tư pháp của nước ngoài cấp
• Văn bản, giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật và một số nghề, công việc của nước ngoài cấp
• Các giấy tờ khác liên quan đến người lao động do nước ngoài cấp

Các giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định

Theo Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự gồm:

• Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
• Giấy tờ tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
• Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

Các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự gồm:

• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
• Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Ngoài ra, không phải giấy tờ nào cũng cần phải được hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự thì mới sử dụng được tại quốc gia không phải là quốc gia cấp. Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP cũng như theo các hiệp định giữa Việt nam với một số quốc gia, có một số nước và giấy tờ được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

Liên hệ

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của luatsu247.net về Các giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự. Quý khách hàng có nhu cầu muốn tìm hiểu thêm về mẫu đơn xin cấp lại hộ chiếu bị mất, hồ sơ ly hôn, thành lập cty, hợp thức hóa lãnh sự,…Vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0833.102.102 để được nhận tư vấn.

Mời bạn xem thêm

• Mẫu thông báo thay đổi chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên
• Mở quán cà phê có phải là thành lập công ty không?
• Mẫu biên bản họp giải thể công ty cổ phần mới năm 2022

Câu hỏi thường gặp