Chúng ta đều biết rằng lĩnh vực hộ tịch là một ĩnh vực rộng; ngắn liền với khai sinh; khai tử; trích lục kết hôn; xác nhận tình trạng hôn nhân….Khi thực hiện đăng ký các thủ tục trên; ngoài việc được cấp bản chính thì người có yêu cầu còn có thể xin trích lục để sử dụng. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm rõ các quy định về cấp bản sao trích lục hộ tịch? Trình tự thủ tục sẽ được thực hiện thế nào? Hãy cùng với chúng tôi tìm hiểu rõ hơn nhé.
Căn cứ pháp lý
Nội dung tư vấn
Hồ sơ cấp cần chuẩn bị
Người có yêu cầu cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân; thẻ căn cước công dân; các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp; còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp( trong trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp ).
- Người có yêu cầu nộp tờ khai theo mẫu đối với trường hợp người yêu cầu là cá nhân.
- Trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan; tổ chức thì chuẩn bị văn bản yêu cầu cấp nêu rõ lý do
- Người có yêu cầu trích lục hộ tịch nộp văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật; trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.
- Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà; cha, mẹ; con, vợ, chồng; anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.
- Trong trường hợp người có yêu cầu trích lục hộ tịch gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính; thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh nhân dân
Thẩm quyền thực hiên
Căn cứ Điều 63 Luật Hộ tịch quy định thẩm quyền như sau:
Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.
Căn cứ điểm đ Khoản 1 Điều 71 Luật Hộ tịch có quy định trách nhiệm UBND cấp xã trong quản lý; cập nhật; khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định pháp luật.
Như vậy, căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành; thẩm quyền cấp sẽ không phụ thuộc vào nơi cư trú. Cá nhân có quyền yêu cầu tại bất kỳ Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch nào.
Thủ tục thực hiên yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch
Bước 1. Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Bước 2. Kiểm tra hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ của người có yêu cầu; người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra; đối chiếu thông tin trong tờ khai cùng tính hợp lệ của các giấy tờ liên quan.
Trong trường hợp hồ sơ đầy đủ; hợp lệ thì người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận; trong đó ghi rõ ngày; giờ trả kết quả. Trường hợp pháp luật quy định xuất trình giấy tờ khi đăng ký hộ tịch; người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ xuất trìn;, đối chiếu với thông tin trong Tờ khai và trả lại cho người xuất trình và không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Người tiếp nhận có thể chụp 01 bản giấy tờ xuất trình; ghi lại thông tin của giấy tờ xuất trình để lưu hồ sơ.
Trường hợp nếu hồ sơ chưa đầy đủ; cần hoàn thiện thì người tiếp nhận có trách nhiệm phải hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung; hoàn thiện theo quy định pháp luật. Trong trường hợp, người có yêu cầu bổ sung hồ sơ mà không thể bổ sung; hoàn thiện hồ sơ ngay thì người tiếp nhận hồ sơ phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần hoàn thiện. Đồng thời, người tiếp nhận phải ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của mình.
Đối với những hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ; hoàn thiện thì người tiếp nhận có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ. Tuy nhiên, việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản; trong đó ghi rõ lý do từ chối. Người tiếp nhận ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên của mình.
Bước 4. Tiến hành cấp bản sao trích lục hộ tịch
Căn cứ Khoản 3 Điều 64 Luật Hộ tịch có quy định ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ; nếu xét thấy hồ sơ yêu cầu cấp đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch- tư pháp căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch; ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch. Đồng thời báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
Mời bạn đọc xem thêm
Thông tin liện hệ
Trên đây là tư vấn của Luật sư 247 chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc; cuộc sống. Nếu có thắc mắc và cần nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ của luật sư X hãy liên hệ 0833102102.
Câu hỏi thường gặp
Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.
Cách thức thực hiện như thế nào?
– Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp thực hiện; ủy quyền cho người khác thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;
– Người thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch có thể trực tiếp nộp hồ sơ; cơ quan; tổ chức có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch có thể trực tiếp gửi văn bản yêu cầu tại Cơ quản quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền; gửi hồ sơ, văn bản yêu cầu qua hệ thống bưu chính.
Thời hạn giải quyết là bao lâu?
Sau khi người có yêu cầu chuẩn bị hồ sơ theo quy định; gửi đến cơ quan có thẩm quyền. Thì việc xem xét và giải quyết yêu cầu sẽ được thực hiện ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.
