Trích lục là một thủ tục hành chính quan trong sau khi thực hiện xin cấp giấy tờ gốc. Việc trích lục đảm bảo cho việc sử dụng giấy tờ được thuận tiện hơn. Mỗi khi thực hiện xong qua trình hoàn thành làm giấy tờ gốc, cá nhân nào cũng có nhu cầu xin trích lục lại giấy tờ đó; như vậy vừa đảm bảo việc sử dụng; tránh tình trạng phải dùng đến giấy tờ gốc. Tuy nhiên khi xin trích lục cũng có nhứng lưu ý riêng. Hãy cùng với Luật sư 247 tìm hiều những điểm cần lưu ý nhé.
Cơ sở pháp lý
Nội dung tư vấn
Trích lục là gì?
Theo quy định khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014, trích lục được hiểu là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch; bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.
Giá trị pháp lý bản trích lục
Khi bị mất giấy tờ gốc; công dân có quyền yêu cầu nhà nước cấp lại bản trích lục có giá trị như bản chính. Trên thực tế bản trích lục sẽ không giống bản gốc nhưng là văn bản có giá trị tương đương như bản chính.
Căn cứ Điều 3 Nghị định 23/2015 NĐ-CP quy định giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc thì bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Thủ tục xin trích lục hộ tịch
Hồ sơ xin trích lục
Người có yêu cầu xin trích lục cần nộp những giấy tờ như sau:
- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu.
- Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan; tổ chức.
- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng; chứng thực; nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.
- Xuất trình hộ chiếu; chứng minh nhân dân; thẻ căn cước công dân; các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp; còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch ( trong trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp). Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ phải xuất trình nêu trên.
Thẩm quyền xin trích lục
Theo quy định Điều 63 Luật Hộ tịch về thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú. Cá nhân có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.
Theo đó, cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm Ủy ban nhân dân cấp xã; Ủy ban nhân dân cấp huyện; Bộ Tư pháp; Cơ quan đại diện ngoại giao; Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền.
Như vậy, căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành; thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú. Cá nhân có quyền yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch tại bất kỳ Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch nào.
Trình tự các bước xin trích lục
Bước 1: Nộp hồ sơ xin trích lục tại cơ quan có thẩm quyền
Người có yêu cầu xin trích lục hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú chuẩn bị hồ sơ như đã hướng dẫn trên; tiến hành nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.
Đối với trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì phải gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ xin trích lục
Sau khi tiếp nhận hồ sơ xin trích lục; cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra và đối chiếu thông tin trong tờ khai; tính hợp lệ của các giấy tờ liên quan.
Trường hợp hồ sơ hợp lệ; cán bộ tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận ghi rõ ngày; giờ trả kết quả. Những giấy tờ xuất trình khi xin trích lục; cán bộ tiếp nhận đối chiếu với thông tin trong Tờ khai cấp bản sao trích lục. Sau đó trả lại cho người xin trích lục và không được yêu cầu người xin trích lục nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Cán bộ tiếp nhận có thể chụp 01 bản giấy tờ xuất trình hoặc ghi lại thông tin của giấy tờ xuất trình để lưu hồ sơ.
Trường hợp nếu hồ sơ chưa hợp lệ; cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm phải hướng dẫn người xin trích lục bổ sung; hoàn thiện hồ sơ theo quy định pháp luật. Trong trường hợp; không thể bổ sung; hoàn thiện hồ sơ ngay thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ xin trích lục phải lập thành văn bản nêu rõ loại giấy tờ; nội dung cần hoàn thiện. Đồng thời; cán bộ tiếp nhận phải ký; ghi rõ họ, chữ đệm, tên của mình.
Đối với những hồ sơ xin trích lục sau khi đã được hướng dẫn mà không được bổ sung đầy đủ; hoàn thiện thì cán bộ tiếp nhận có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ xin trích lục. Tuy nhiên, việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối. Người tiếp nhận ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên của mình.
Bước 3: Tiến hành cấp bản sao trích lục theo yêu cầu
Sau khi hồ sơ xin trích lục đầy đủ và phù hợp quy định pháp luật, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch; ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch cho người có yêu cầu. Đồng thời báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.
Mời bạn đọc xem thêm
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Luật sư 247 về nội dung vấn đề Những điều cần lưu ý khi xin trích lục. Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc; cuộc sống. Nếu có thắc mắc và cần nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ của luật sư X hãy liên hệ 0833.102.102
Câu hỏi thường gặp
Sau khi nhận hồ sơ; xét thấy hồ sơ đầy đủ; đáp ứng đủ điều kiện ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn. Trưởng phòng Tư pháp ghi vào sổ và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ký cấp bản chính trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
Thời hạn giải quyết ghi vào sổ Hộ tịch việc kết hôn là 05 ngày làm việc, kể từ ngày Phòng Tư pháp tiếp nhận hồ sơ.
Trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 10 ngày làm việc.
Khi bị mất giấy tờ gốc; công dân có quyền yêu cầu nhà nước cấp lại bản trích lục có giá trị như bản chính. Trên thực tế văn bản này sẽ không giống bản gốc nhưng là văn bản có giá trị tương đương như bản chính. Theo quy định giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc thì bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
