Xin chào Luật Sư 247. Tôi tên là Thành, hiện tôi đang kinh doanh văn phòng phẩm. Từ trước đến nay tôi luôn sử dụng hóa đơn giấy khi giao dịch, tôi nghe nói có thể chuyển đổi trên hóa đơn điện tử. Tuy nhiên tôi không rõ theo quy định thì người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử là những ai. Vậy luật sư có thể giải đáp giúp tôi thắc mắc người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử là ai không? Mong luật sư giúp đỡ. Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về cho Luật Sư 247. Để giải đáp thắc mắc “Người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử là ai?” và cũng như nắm rõ một số vấn đề xoay quanh câu hỏi này. Mời bạn tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi như sau:
Căn cứ pháp lý
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn hiện đại được sử dụng trên nền tảng điện tử. Đây là loại hóa đơn vốn đã được sử dụng ở các nước phát triển từ khá lâu.
Căn cứ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp về dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện là các thiết bị điện tử”.
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp MST khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại sau: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,…; hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật liên quan.
Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử có thể đổi thành hóa đơn giấy trong như cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người bán hoặc người mua.
Hiện nay, rất nhiều tổ chức và doanh nghiệp đã, đang nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử vì nắm rõ được những lợi ích mà nó đem lại. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn nhiều đơn vị, doanh nghiệp và tổ chức lo ngại về các vấn đề phát sinh nên chưa muốn sử dụng.
Người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử là ai?
Căn cứ theo Điều 2 Thông tư 32/2011/TT-BTC, Người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử gồm:
– Tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử là tổ chức cung cấp giải pháp hỗ trợ việc khởi tạo, truyền, nhận, lưu trữ, phục hồi thông điệp dữ liệu của hóa đơn điện tử giữa người bán hàng và người mua hàng.
– Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
Chữ ký người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử có bắt buộc hay không?
Căn cứ vào khoản 2 Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Điều kiện của hóa đơn điện tử chuyển đổi bao gồm:
Phản ánh đầy đủ, toàn vẹn nội dung so với hóa đơn điện tử gốc.
Có ký hiệu riêng để xác nhận là chứng từ đã thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử gốc.
Có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi.
Như vậy, điều kiện để chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là cần phải có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi. Mặc khác, theo Khoản 3, Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, một trong các điều kiện quan trọng để hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có tính pháp lý là cần có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ.
Vì vậy, từ những quy định này, Kế toán cần lưu ý: Bắt buộc cần có chữ ký người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử chuyển đổi.
Thực hiện hóa đơn điện tử như thế nào?
Lập hóa đơn điện tử:
Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;
Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.
Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn điện tử từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa dịch vụ:
Gửi trực tiếp: người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm lập hóa đơn điện tử, ký điện tử hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa hai bên.
Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: người bán hàng hóa, dịch vụ truy cập vào chương trinh hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn bằng chương trình lập hóa đơn điện tử vào hệ thống sau đó, gửi cho người mua hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán.
Xử lý đối với hóa đơn điện tử bị lập
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của hai bên. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,… Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉn, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Luật Sư 247 về vấn đề “Người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử là ai?”. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống.
Mọi câu hỏi về thủ tục pháp lý có liên quan hay các thắc mắc chưa có giải đáp như: đơn xin xác nhận tình trạng hôn nhân, xin giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm như nào, xin hợp pháp hóa lãnh sự ở Hà Nội, đăng ký lại khai sinh trực tuyến,… Quý khách vui lòng liên hệ Luật Sư 247 để được hỗ trợ, giải đáp.
Để được tư vấn cũng như trả lời những thắc mắc của khách hàng trong và ngoài nước thông qua web Luatsux.vn, lsx.vn, web nước ngoài Lsxlawfirm,…
Hãy liên hệ: 0833.102.102.
Mời bạn xem thêm
- Kê khai thuế theo ngày ký hay theo ngày lập hóa đơn điện tử?
- Có thể dùng chữ ký số của người được ủy quyền sử dụng trên hóa đơn điện tử?
- Khai khống hóa đơn điện tử giúp người khác thì có bị ngừng sử dụng hóa đơn
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn điện tử chuyển đổi không nhất thiết phải có dấu của bên bán.
Nếu doanh nghiệp đã đáp ứng các điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định thì hệ thống sẽ cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi hóa đơn và chỉ được chuyển đổi 1 lần thì hóa đơn chuyển đổi không nhất thiết phải có dấu của người bán.
Theo quy định tai khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:
– Người bán hàng hóa được chuyển Hợp đồng điện tử sang Hợp đồng giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Theo đó, Hợp đồng điện tử chuyển đổi sang Hợp đồng giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
– Người mua, người bán được chuyển đổi Hợp đồng điện tử sang Hợp đồng giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hợp đồng điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.
Hóa đơn điện tử chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi hóa đơn đó đảm bảo được các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn điện tử gốc.
