Khó khăn khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

Chào luật sư hiện nay quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử ra sao? Tôi mới xin vào làm kế toán cho công ty kinh doanh thiết bị văn phòng phẩm. Công ty của tôi trước nay chủ yếu là người lớn tuổi nên chỉ sử dụng hóa đơn giấy. Trong cuộc họp công ty thì tôi có đề xuất với sếp nên sử dụng hóa đơn điện tử cho công ty. Sếp tôi nói sẽ suy nghĩ lại và kêu tôi liệt kê ra một số Khó khăn khi sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay để xen và phân tích. Tôi muốn tham khảo thêm Khó khăn khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì? Mong được Luật sư tư vấn giúp. Tôi chân thành cảm ơn Luật sư,

Cảm ơn bạn đã tin tưởng dịch vụ tư vấn của chúng tôi. Về Khó khăn khi sử dụng hóa đơn điện tử chúng tôi tư vấn đến bạn như sau:

Hóa đơn điện tử là gì?

Hiện nay hóa đơn điện tử là sự lựa chọn hàng đầu cho các công ty khi tiến hành xuất hóa đơn. Xuất hóa đơn điện tử có những điểm tiến bộ và mang lại lợi ích đáng kể nói chung cho hoạt động kinh doanh mua bán hiện nay. Để biết rõ hơn về hóa đơn điện tử, chúng tôi phân tích trước hết để các bạn hiểu về hóa đơn điện tử như sau:

Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.

HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

HĐĐT gồm các loại: Hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác (gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm)…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

HĐĐT đảm bảo nguyên tắc: Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Dù hoạt động trong ngành nghề nào như làm luật sư giải quyết tranh chấp đất đai, làm thủ tục hành chính, mua bán sản phẩm khi có thu nhập đều cần hóa đơn, nhiều doanh nghiệp, cá nhân chuyển sang hóa điện tử nhờ sự tiện lợi và nhanh chóng mang lại.

Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử hiện nay ra sao?

Hóa đơn điện tử hiện nay được coi là hợp lệ khi thỏa mãn các điều kiện để được công nhận. Theo quy định hiện nay thì những điều kiện có 03 ý chính. Trước hết là hóa đơn đó cần có đầy đủ những nội dung theo quy định. Hai là đảm bảo độ tin cậy và đảm bảo bí mật dữ liệu không bị thay đổi. Cụ thể nội dung của những điều kiện này là:

Hóa đơn phải đáp ứng các điều kiện sau mới được công nhận là hóa đơn điện tử:

Thứ nhất, HĐĐT là một loại chứng từ điện tử, chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có đầy đủ các nội dung sau đây (Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13): Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Thứ hai, HĐĐT được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung nêu trên và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

Thứ ba, HĐĐT phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Hoá đơn điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử gồm những gì?

Sau khi tìm hiểu về hóa đơn điện tử thì cần biết về thủ tục phát hành hóa đơn điện tử. Hiện nay hóa đơn điện tử cần trải qua 03 bước nếu như muốn được phát hành. Vậy những bước này là gì? Ý nghĩa và vai trò của thủ tục phát hành hóa đơn điện tử hiện nay ra sao? Cơ quan nào được phát hành hóa đơn điện tử? Quy định về trường hợp này như sau:

DN muốn phát hành hoá đơn điện tử, cần thực hiện đầy đủ các bước công việc sau:

Bước 1: Muốn phát hành HĐĐT, DN phải có quyết định áp dụng HĐĐT (soạn thảo theo mẫu số 1, ban hành kèm Thông tư số 32/2011/TT-BTC)

Bước 2: Thông báo phát hành HĐĐT, gửi tới cơ quan quản lý, gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế (theo mẫu số 02 ban hành kèm Thông tư số 32/2011/TT-BTC)

Bước 3: Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế

Khó khăn khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

Hiện nay đối với lĩnh vực nào cũng sẽ có những thuận lợi và khó khăn riêng. Bên cạnh những thuận lợi dễ nhận biết của hóa đơn điện tử thì hiện nay việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng có những khó khăn nhất định? Vậy những khó khăn này là gì? Có nên chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không và tại sao? Quy định về vấn đề này hiện nay là:

Áp dụng hoá đơn điện tử, có nghĩa là DN phải hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn; đơn giản hóa việc phát hành, quản lý hóa đơn; đơn giản hóa thủ tục kê khai thuế và tình hình sử dụng hóa đơn; hóa đơn mang theo nhiều hơn thông tin, hình ảnh đặc trưng của DN.
Thêm vào đó, DN sẽ dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn và kiểm soát phát hành hóa đơn, tiết kiệm chi phí giao dịch hóa đơn, chi phí phát hành hóa đơn; DN cũng tự chủ, tự chịu trách nhiệm với thông tin hóa đơn được phát hành, hạn chế rủi ro và đơn giản hơn trong công tác bảo quản, lưu trữ… Lợi ích áp dụng hóa đơn điện tử là rất rõ nhưng hiện tại chi phí áp dụng vẫn cao hơn nhiều so với việc DN tự in hóa đơn, đó là lý do đầu tiên DN không lựa chọn.

Bên cạnh đó, hóa đơn trong nhận thức của đại bộ phận người dân Việt Nam vẫn là chứng từ giấy, hóa đơn điện tử chưa được nhiều người biết đến và sử dụng nên khi mới áp dụng, các DN thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là hóa đơn điện tử và tính pháp lý của hóa đơn này.
Việc áp dụng hóa đơn điện tử rất cần một hạ tầng kỹ thuật tốt, tuy nhiên không phải DN nào cũng sẵn sàng đáp ứng được yêu cầu về mặt hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin – viễn thông. Không có nhiều DN cung cấp dịch vụ HĐĐT có đủ quy mô và năng lực cung cấp dịch vụ trên phạm vi rộng, từ các thành phố lớn tới địa bàn huyện, xã…
Các DN nhỏ và vừa thường chậm trong việc tiếp cận công nghệ, ngại thay đổi. Mặc dù đã biết ưu điểm của hóa đơn điện tử nhưng nhiều DN do số lượng sử dụng không nhiều và số lượng hóa đơn giấy in còn rất nhiều trong kho nên vẫn còn đang “nghe ngóng” lộ trình chuyển đổi theo yêu cầu của cơ quan thuế. Hiện giờ thói quen sử dụng tiền mặt của người dân cũng là một hạn chế, dẫn tới hóa đơn điện tử “chậm” được áp dụng và triển khai trên quy mô lớn.
Để có đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, một trong những điều kiện mà các DN phải có được chính là hệ thống máy móc và trang thiết bị đảm bảo cho việc vận hành và sử dụng hóa đơn này. Ngoài ra, còn phải có một hệ thống nhân lực với trình độ cao để có thể sử dụng. Đó là chưa kể đến sự phụ thuộc hoàn toàn vào máy móc khi có sự cố mắt điện hay hệ thống lỗi, hoặc mất tín hiệu internet thì các DN sẽ gặp vấn đề với loại hình hóa đơn này. Như vậy, việc chậm trễ trong việc xuất hàng hóa và ảnh hưởng tới công việc kinh doanh là điều rất dễ xảy ra.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ dẫn đến nhiều vấn đề mà DN chưa biết cách xử lý, đặc biệt, đối với ngành nghề chuyên về vận chuyển. Khi vận chuyển hàng hóa phải có hóa đơn để trình cơ quan chức năng kiểm tra trên đường, như vậy khi dùng hóa đơn điện tử, DN không biết lấy hóa đơn nào để xuất trình. Đó là chưa kể các chi phí xác nhận, photo các hóa đơn chứng từ khi đối tác yêu cầu hóa đơn giấy rất mất thời gian.
Ngoài ra, theo quy định của Luật Giao dịch điện tử, điều kiện để thực hiện giao dịch điện tử khắt khe và phức tạp hơn nên việc triển khai chậm hơn. Hóa đơn điện tử chạy bằng phần mềm phải có chứng thư kĩ thuật số, hạ tầng ngành Viễn thông cũng như các điều kiện khác từ phía các DN, như phải kết nối cơ quan thuế và cơ quan liên quan thì mới có thể sử dụng.
Đặc biệt, khi sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử, bản thân các DN không chỉ liên kết với mỗi cơ quan thuế mà với ngân hàng, người mua, người bán. Các ngân hàng có thể thực hiện hoá đơn điện tử nhưng với người mua, người bán thì vẫn còn quá khó, khiến cho việc triển khai thực hiện phần mềm hóa đơn điện tử diễn ra chậm. Thêm vào đó, các nhà cung cấp dịch vụ phần mềm, các nhà mạng chưa đáp ứng điều kiện, bảo đảm cho hoạt động hóa đơn điện tử.

Khuyến nghị

Luật sư X là đơn vị pháp lý đáng tin cậy, những năm qua luôn nhận được sự tin tưởng tuyệt đối của quý khách hàng. Với vấn đề Khó khăn khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì? chúng tôi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử Công ty Luật sư 247 luôn hỗ trợ mọi thắc mắc, loại bỏ các rủi ro pháp lý cho quý khách hàng.

Thông tin liên hệ

Vấn đề “Khó khăn khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì?” đã được chúng tôi cung cấp qua thông tin bài viết trên. Luật sư 247 luôn có sự hỗ trợ nhiệt tình từ các chuyên viên tư vấn pháp lý, quý khách hàng có vướng mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý liên quan như là tư vấn pháp lý về luật sư giải quyết tranh chấp đất đai … vui lòng liên hệ đến hotline 0833102102 Chúng tôi sẽ giải quyết các khúc mắc của khách hàng, làm các dịch vụ một cách nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện.

Câu hỏi thường gặp