Hồ sơ viên chức là tập hợp các tài liệu và thông tin cần thiết để xem xét, đánh giá và quản lý công việc của một viên chức trong hệ thống quản lý công chức. Hồ sơ này thường được tổ chức hoặc cơ quan tuyển dụng và quản lý viên chức duy trì. Nội dung của hồ sơ viên chức có thể bao gồm thông tin cá nhân, bằng cấp, chứng chỉ, sơ yếu lý lịch,… Vậy hồ sơ viên chức bao gồm những gì? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Luật sư 247 để biết thêm quy định pháp luật về hồ sơ này nhé!
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 07/2019/TT-BNV
Hồ sơ viên chức gồm những gì?
Như chúng ta đã biết, khi ứng tuyển tại vị trí nào tại một công ty, cơ quan nhà nước thì người dự tuyển phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để nộp vào và viên chức không là ngoại lệ. Dưới đây là quy định pháp luật về hồ sơ viên chức phải nộp cho cơ quan quản lý hồ sơ viên chức cũng như tiêu chuẩn để xác định hồ sơ đã nộp là hợp lệ.
Hồ sơ tuyển dụng viên chức
Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, đơn vị sử dụng viên chức có trách nhiệm hướng dẫn viên chức kê khai, kiểm tra, xác minh các thông tin do viên chức tự kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền cấp.
Người đứng đầu đơn vị sử dụng viên chức xác nhận, đóng dấu và nộp cho cơ quan quản lý hồ sơ viên chức để đưa vào hồ sơ quản lý. Hồ sơ này là hồ sơ gốc của viên chức.
Hồ sơ gốc bao gồm các thành phần sau đây:
- Quyển “Lý lịch viên chức” theo mẫu HS01-VC/BNV Thông tư 07/2019/TT-BNV.
Quyển “Lý lịch viên chức” phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của viên chức.
Quyển “Lý lịch viên chức” do viên chức tự kê khai và được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận;
- “Sơ yếu lý lịch viên chức” theo mẫu HS02-VC/BNV Thông tư 07/2019/TT-BNV..
Sơ yếu lý lịch là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt thông tin về bản thân, mối quan hệ gia đình và xã hội của viên chức.
Sơ yếu lý lịch do viên chức tự kê khai hoặc do người có trách nhiệm ghi từ quyển “Lý lịch viên chức” quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 10 Thông tư 07/2019/TT-BNV. và các tài liệu bổ sung khác của viên chức.
Sơ yếu lý lịch viên chức được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận;
- Bản sao giấy khai sinh có công chứng của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Phiếu lý lịch tư pháp của cơ quan có thẩm quyền cấp;
- Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ sở y tế từ cấp huyện trở lên cấp còn giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật;
- Bản sao có công chứng các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo, bồi dưỡng của viên chức như:
Bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền cấp.
Trường hợp các văn bằng, chứng chỉ đào tạo do cơ sở đào tạo nước ngoài cấp ngoài lãnh thổ Việt Nam thì:
Phải được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền của Bộ Giáo dục và Đào tạo công nhận;
- Bản sao các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận viên chức có công chứng của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Trường hợp phát hiện có dấu hiệu sai phạm, nhầm lẫn về thông tin trong hồ sơ gốc của viên chức thì:
Đơn vị sự nghiệp công lập giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền quản lý đơn vị sự nghiệp công lập giải quyết theo quy định của pháp luật.
(Khoản 1 Điều 10 Thông tư 07/2019/TT-BNV)
Đối với viên chức đang công tác
Ngoài hồ sơ gốc quy định tại Khoản 1 Điều 10 Thông tư 07/2019/TT-BNV, thành phần hồ sơ khác của viên chức đang công tác, bao gồm:
- “Phiếu bổ sung lý lịch viên chức” theo mẫu HS03-VC/BNV Thông tư 07/2019/TT-BNV.
“Phiếu bổ sung lý lịch viên chức” là tài liệu do viên chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý hồ sơ viên chức.
“Phiếu bổ sung lý lịch viên chức” phải được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận;
- Bản sao các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, biệt phái, điều động, luân chuyển, thăng hạng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của viên chức.
- Bản tự kiểm điểm, tự nhận xét, đánh giá hàng năm của viên chức có xác nhận của đơn vị sử dụng viên chức;
Bản nhận xét, đánh giá, phân loại viên chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý viên chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập);
- Bản kê khai tài sản, bản kê khai tài sản bổ sung đối với đối tượng viên chức bắt buộc kê khai tài sản theo quy định của pháp luật;
- Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến viên chức và gia đình viên chức được phản ánh trong đơn, thư.
Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền;
- Văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của viên chức;
- Viên chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ viên chức.
(Khoản 2 Điều 10 Thông tư 07/2019/TT-BNV)
Quy định về việc quản lý hồ sơ viên chức nghỉ hưu, từ trần
Như đã phân tích ở trên, những viên chức được tuyển dụng hoặc đang công tác tại đơn vị phải nộp đầy đủ hồ sơ viên chức cho cơ quan quản lý hồ sơ trong thời hạn luật định để thực hiện lưu trữ. Đối với những viên chức đã nghỉ hưu hay từ trần, cơ quan quản lý hồ sơ sẽ xử lý như sau:
Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày viên chức có quyết định nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng làm việc hoặc từ trần thì việc quản lý hồ sơ viên chức thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 13 Thông tư 07/2019/TT-BNV, cụ thể:
Viên chức nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng làm việc, chuyển công tác đến cơ quan, tổ chức, đơn vị mới hoặc từ trần thì việc chuyển giao và lưu trữ hồ sơ được thực hiện như sau:
- Trường hợp viên chức nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng làm việc thì được nhận 1 bản sao “Sơ yếu lý lịch viên chức” và các quyết định liên quan.
Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm viên chức thôi việc.
Cơ quan quản lý hồ sơ viên chức chỉ được xác nhận và cấp lại bản sao “Sơ yếu lý lịch viên chức” khi có yêu cầu bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền quản lý viên chức và trên cơ sở hồ sơ gốc lưu trữ;
- Trường hợp viên chức chuyển công tác đến cơ quan, tổ chức, đơn vị mới thì được nhận 1 bản sao “Sơ yếu lý lịch viên chức”.
Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức cũ lưu giữ, bảo quản và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác có thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản;
- Đối với viên chức từ trần, gia đình viên chức được nhận 1 bản sao “Sơ yếu lý lịch viên chức”.
Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm viên chức thôi việc.
Thời hạn của hồ sơ viên chức: Hồ sơ gốc của viên chức thuộc tài liệu lưu trữ lịch sử, thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
(Khoản 3 Điều 10, khoản 3 Điều 13 Thông tư 07/2019/TT-BNV)
Thời hạn bổ sung hồ sơ viên chức là bao lâu?
Đối với viên chức mới được tuyển dụng hay đang công tác tại cơ quan, viên chức phải có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ trong thời hạn luật định. Trường hợp viên chức không thể hoàn thiện được hồ sơ trong thời hạn thì sẽ có phương pháp xử lý khác. Dưới đây là quy định pháp luật cụ thể về thời hạn bổ sung hồ sơ viên chức.
Trường hợp thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc thì việc xây dựng, hoàn thiện hồ sơ gốc được thực hiện như sau:
- Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày phát hiện hồ sơ viên chức thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc, đơn vị sử dụng viên chức có trách nhiệm yêu cầu viên chức phải hoàn thiện, bổ sung các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 Thông tư 07/2019/TT-BNV.
- Trường hợp không thể hoàn thiện, bổ sung đầy đủ các thành phần hồ sơ gốc thì căn cứ vào giấy khai sinh gốc để hoàn thiện các thành phần hồ sơ khác hoặc lập mới hồ sơ viên chức theo quy định tại Khoản 1 Điều 10 Thông tư 07/2019/TT-BNV.
(Khoản 4, 5 Thông tư 07/2019/TT-BNV)
Khuyến nghị
Luật sư 247 tự hào là hệ thống công ty Luật cung cấp các dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Với vấn đề trên, công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn luật dân sự đảm bảo hiệu quả với chi phí hợp lý nhằm hỗ trợ tối đa mọi nhu cầu pháp lý của quý khách hàng, tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện.
Thông tin liên hệ
Vấn đề Hồ sơ viên chức gồm những gì? đã được chúng tôi cung cấp qua thông tin bài viết trên. Luật sư 247 luôn có sự hỗ trợ nhiệt tình từ các chuyên viên tư vấn pháp lý, quý khách hàng có vướng mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ liên quan như là tư vấn pháp lý muốn làm sổ đỏ vui lòng liên hệ đến hotline 0833102102. Chúng tôi sẽ giải quyết các khúc mắc của khách hàng, làm các dịch vụ một cách nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện.
Mời bạn xem thêm
- Mẫu đơn xin thôi việc của viên chức mới năm 2023
- Tạm đình chỉ công tác đối với viên chức khi nào?
- Viên chức có được làm thêm không?
Câu hỏi thường gặp
Theo Điều 2 Luật viên chức 2010, viên chức là công dân Việt Nam được tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc, hưởng lương từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
Hình thức xử lý kỷ luật đối với viên chức sử dụng bằng giả được quy định như sau:
– Viên chức sử dụng giấy tờ không hợp pháp để được bổ nhiệm chức vụ sẽ bị áp dụng hình thức kỷ luật cách chức.
– Viên chức sử dụng văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng nhận, xác nhận giả hoặc không hợp pháp để được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị sẽ bị áp dụng hình thức kỷ luật buộc thôi việc.
(Khoản 4 Điều 18 và Khoản 4 Điều 19 Nghị định 112/2020/NĐ-CP)
Nếu viên chức có hành vi sử dụng bằng giả để thực hiện hành vi trái pháp luật theo khoản 1 Điều 341 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017) thì sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự về Tội sử dụng con dấu hoặc tài liệu giả của cơ quan, tổ chức với khung hình phạt như sau:
Khung 1: Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng, phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 06 tháng đến 02 năm.
Khung 2: Phạt tù từ 02 năm đến 05 năm đối với một trong các trường hợp sau đây:
– Có tổ chức;
– Phạm tội 02 lần trở lên;
– Sử dụng con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác thực hiện tội phạm ít nghiêm trọng hoặc tội phạm nghiêm trọng;
– Thu lợi bất chính từ 10.000.000 đồng đến dưới 50.000.000 đồng;
– Tái phạm nguy hiểm.
Khung 3: Phạt tù từ 03 năm đến 07 năm nếu phạm tội thuộc một trong các trường hợp sau đây:
– Sử dụng con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác thực hiện tội phạm rất nghiêm trọng hoặc tội phạm đặc biệt nghiêm trọng;
– Thu lợi bất chính 50.000.000 đồng trở lên.
Ngoài ra, người phạm tội còn có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
