Có bắt buộc phải lập sổ quản lý người lao động?

Ban hành nội quy lao động không chỉ là bước quan trọng để quản lý lao động một cách hiệu quả mà còn là nền tảng cho việc xây dựng môi trường làm việc tích cực. Ngoài việc thiết lập các quy tắc và nguyên tắc làm việc, doanh nghiệp còn có trách nhiệm lập sổ quản lý lao động. Sổ quản lý lao động không chỉ là một tài liệu số liệu mô tả về số lượng nhân sự, mà còn là công cụ quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đánh giá hiệu suất làm việc và phát triển nguồn nhân lực. Vậy chi tiết Có bắt buộc phải lập sổ quản lý người lao động?

Có bắt buộc phải lập sổ quản lý người lao động?

Sổ quản lý lao động là một tài liệu chính thức được doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và quản lý các thông tin liên quan đến lao động trong tổ chức. Sổ này thường bao gồm nhiều thông tin quan trọng về nhân sự như số lượng nhân viên, thông tin cá nhân, lịch sử làm việc, chế độ làm việc, quyền lợi, và các vấn đề khác liên quan đến quản lý nhân sự.

Tại Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 có quy định như sau:

Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động

1. Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

2. Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

3. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Theo đó, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Sổ quản lý lao động bao gồm những nội dung nào?

Mục đích chính của sổ quản lý lao động là theo dõi và duy trì thông tin liên quan đến nhân viên trong doanh nghiệp, giúp quản lý nhân sự hiểu rõ hơn về cơ cấu nhân sự của tổ chức và hỗ trợ trong quá trình quản lý lao động. Nó cũng là một công cụ quan trọng để thực hiện các hoạt động liên quan đến đánh giá hiệu suất, phát triển nguồn nhân lực, và duy trì tính minh bạch trong quản lý nhân sự.

Tại Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 có quy định như sau:

Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động

1. Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

2. Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

3. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Đồng thời, tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định các thông tin cơ bản về người lao động trong sổ quản lý lao động bao gồm:

Sổ quản lý lao động

Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

…

2. Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

…

Như vậy, sổ quản lý lao động là một trong những trách nhiệm của người sử dụng lao động trong quản lý lao động. Nội dung sổ quản lý lao động gồm các thông tin sau:

– Họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch của người lao động;

– Nơi cư trú của người lao động;

– Số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người lao động;

– Trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề của người lao động;

– Vị trí việc làm;

– Loại hợp đồng lao động;

– Thời điểm người lao động bắt đầu làm việc;

– Vấn đề tham gia bảo hiểm xã hội;

– Tiền lương; nâng bậc, nâng lương;

– Số ngày nghỉ trong năm;

– Số giờ làm thêm;

– Chế độ học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;

– Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất;

– Chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;

– Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

Mời bạn xem thêm: Download mẫu hợp đồng không xác định thời hạn

Người sử dụng lao động có bị xử phạt khi không lập sổ quản lý lao động?

Sổ quản lý lao động không chỉ là một bản ghi tài liệu mà còn là trụ cột của sự quản lý nhân sự trong doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự tổ chức và phát triển nguồn nhân lực. Với nhiệm vụ theo dõi và lưu trữ thông tin chi tiết về nhân sự, sổ quản lý lao động giúp doanh nghiệp xây dựng một cơ sở dữ liệu chính xác và toàn diện về nguồn nhân lực của mình. Vậy khi không lập sổ này, donh nghiệp sẽ bị phạt thế nào?

Tại điểm d khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP có quy định như sau:

Vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:

a) Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định;

b) Thu tiền của người lao động tham gia tuyển dụng lao động;

c) Không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc;

d) Không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Phân biệt đối xử trong lao động trừ các hành vi phân biệt đối xử quy định tại điểm d khoản 1 Điều 13, khoản 2 Điều 23, khoản 1 Điều 36 và khoản 2 Điều 37 Nghị định này;

b) Sử dụng lao động chưa qua đào tạo hoặc chưa có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đối với nghề, công việc phải sử dụng lao động đã được đào tạo hoặc phải có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia;

c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;

d) Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.

3. Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với một trong các hành vi: lôi kéo; dụ dỗ; hứa hẹn; quảng cáo gian dối hoặc thủ đoạn khác để lừa gạt người lao động hoặc để tuyển dụng người lao động với mục đích bóc lột, cưỡng bức lao động nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.

4. Biện pháp khắc phục hậu quả

Buộc người sử dụng lao động trả lại cho người lao động khoản tiền đã thu đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 1 Điều này.

Theo đó, người sử dụng lao động không lập sổ quản lý lao động sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng.

Lưu ý: theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt quy định trên đây là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Thông tin liên hệ:

Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề “Có bắt buộc phải lập sổ quản lý người lao động?” Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, Luật sư 247 với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ pháp lý như …. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833102102

Mời bạn xem thêm

• Mẫu đơn xin thôi việc của viên chức mới năm 2023
• Tạm đình chỉ công tác đối với viên chức khi nào?
• Viên chức có được làm thêm không?

Câu hỏi thường gặp