Chào Luật sư hiện nay quy định về việc chuyển đổi hóa đơn như thế nào? Hiện nay với sự phát triển của xã hội thì việc xuất hóa đơn ngày càng diễn ra phổ biến hơn. Làm sao để chuyển đổi và xuất hóa đơn tiện lợi, nhanh chóng nhất là vấn đề mà các công ty luôn có mong muốn tìm hiểu để có được hướng giải quyết. Công ty tôi trước nay chỉ xuất hóa đơn bản giấy, bây giờ cũng đang tìm hiểu thủ tục chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Hiện nay Mục đích của việc chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì? Tại sao cần chuyển đổi sáng hóa đơn điện tử? Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trong bao lâu theo quy định? Mong được luật sư tư vấn giúp. Tôi xin chân thành cảm ơn Luật sư.
Cảm ơn bạn đã tin tưởng dịch vụ tư vấn của chúng tôi. Về vấn đề Mục đích của việc chuyển đổi hóa đơn điện tử chúng tôi tư vấn cho bạn như sau:
Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì?
Hiện nay hóa đơn điện tử chuyển đổi có thể hiểu là việc chuyển đổi từ hóa đơm điện tử thành hóa đơn giấy. Vậy hóa đơn điện tử chuyển đổi được sử dụng khi nào và có giá trị như thế nào trong đời sống? Hóa đơn điện tử chuyển đổi hiện nay có những đặc điểm gì? Hiện nay liệu có quy định nào bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không? Đầu tiên là khái niệm về hóa đơn điện tử chuyển đổi được hiểu là:
Căn cứ vào khoản 1 điều 12 của thông tư 32/2011/TT- BTC, quy định về hoá đơn chuyển đổi như sau:
“Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.”
Như vậy, chúng ta có thể hiểu đơn giản về hoá đơn chuyển đổi như sau: Hoá đơn điện tử chuyển đổi là hoá đơn được in chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật nhằm thực hiện mục đích của bên bán và bên mua.
Các mục đích sử dụng của hóa đơn điện tử chuyển đổi thường gặp bao gồm:
- Chứng minh nguồn gốc của hàng hoá hữu hình khi lưu thông trên thị trường.
- Lưu trữ chứng từ kế toán mà Luật kế toán quy định.
Có được chuyển đổi hóa đơn điện tử hay không?
Hiện nay do nhu cầu của việc chứng minh việc mua bán và hoạt động xuất hóa đơn, sẽ có lúc các chủ thể có yêu cầu hay mong muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử. Vậy có được chuyển đổi hóa đơn điện tử hay không? Có cần lưu ý những vấn đề gì khi tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử không? Nội dung được phân tích cho vấn đề này là:
Sau khi đã giải đáp tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử, nhiều người dùng còn thắc mắc liệu có được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang văn bản giấy hay không? Quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử này đã được thể hiện rất rõ trong Thông tư 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành. Cụ thể:
- Người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu trình ở trong quá trình lưu thông, lưu ý rằng, chỉ được chuyển đổi 01 lần mà thôi.
- Người bán và người mua được phép tự chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nhằm phục vụ mục đích chứng từ kế toán theo đúng quy định của Luật kế toán.
Như vậy, từ quy định trên có thể thấy rõ được lý do tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử và việc chuyển đổi hóa đơn điện tử này là hoàn toàn đúng quy định và hợp pháp.
Mục đích của việc chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì?
Hiện nay hoạt động chuyển đổi hóa đơn được tiến hành thường xuyên để sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Chuyển đổi xuất hóa đơn để có thể lưu trữ và dễ kiểm tra, dễ xem hơn file điện tử. Cụ thể thì sử dụng hóa đơn điện tử có những mục đích chính nào? Mục đích của việc chuyển đổi hóa đơn điện tử đối với tổ chức/doanh nghiệp là:
Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính có quy định về hiệu lực của một số văn bản pháp luật đến hết ngày 31/10/2020, trong đó có Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ tài chính hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Như vậy, trước ngày 1/11/2020, doanh nghiệp vẫn được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy áp dụng theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Tuy nhiên, từ 1/11/2020, Thông tư 32/2011/TT-BTC hết hiệu lực thi hành, doanh nghiệp chỉ được phép áp dụng quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử theo chứng từ giấy căn cứ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Cụ thể, theo Khoản 3, Điều 10 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy chỉ có giá trị để lưu trữ, ghi sổ, theo dõi quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch và thanh toán (trừ trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với với hệ thống dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này).
Những ngành nghề nào liên quan tới dịch vụ như luật đất đai chuyên làm các vụ như làm sổ đỏ trên đất người khác, thừa kế đất đai, tạo ra thu nhập cho doanh nghiệp. Khi xuất hóa đơn phải thực hiện theo nhiều quy định hơn những ngành khác vì vậy có thể chuyển hóa đơn điện tử sang dạng phù hợp.
Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử
Sau khi tìm hiểu những quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thì nội dung tiếp theo ngay sau đây chính là quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử. Quy trình này có giống nhau đối với các công ty hay không? Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử có bao nhiêu bước? Kế toán trưởng liệu có được xây dựng quy trình chuyển đổi hóa đơn không? Vấn đề này là:
Sau khi bạn đã nắm được tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử, và biết được quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sao cho hợp pháp, bạn có thể áp dụng quy trình chuyển đổi dưới đây để việc chuyển đổi hóa đơn điện tử được nhanh chóng, dễ dàng:
- Bước 1: Bạn cần tải file hóa đơn điện tử trên hệ thống lưu trữ hóa đơn của doanh nghiệp mình về máy tính.
- Bước 2: Bạn tiến hành in file để chuyển đổi ra hóa đơn bản giấy là đã có thể hoàn thành việc chuyển đổi rồi.
Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi và hóa đơn giấy
Hiện nay quy định về việc hóa đơn điện tử chuyển đổi và hóa đơn giấy có những điểm khác biệt với nhau. Để phân biệt được hai loại hóa đơn này thì chúng tôi phân chia theo những tiêu chí khác nhau. Những tiêu chí này gồm mục đích sử dụng, chữ ký, thông tin trên hóa đơn… Cụ thể sự phân tích để phân biệt hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn giấy hiện nay là:
Trước tiên, chúng ta cần hiểu rõ về hoá đơn giấy. Căn cứ vào khoản 1 điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hoá đơn giấy là chứng từ kế toán được thể hiện bằng văn bản giấy do tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ hoặc bán hàng lập và theo dõi ghi nhận thông tin giao dịch.
Hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chuyển đổi đều thể hiện nội dung trên chất liệu giấy. Để hiểu rõ sự khác nhau giữa hai hoá đơn này, mời bạn theo dõi bảng so sánh dưới đây.
| Tiêu chí | Hóa đơn điện tử chuyển đổi | Hóa đơn giấy |
| Mục đích sử dụng | Chứng minh xuất xứ hàng hoá hữu hìnhLưu trữ chứng từ kế toán | Ghi nhận thông tin bán hàng và cung cấp dịch vụ |
| Chữ ký | Trên hóa đơn điện tử chuyển đổi phải có thêm chữ ký tay và họ tên của người lập hóa đơn điện tử chuyển đổi | Chữ ký trực tiếp từ người lập hoá đơn |
| Thông tin trên hóa đơn | Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơnKý hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấySố hóa đơnTên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và cả người muaTên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụChữ ký của người bán và cả người mua | Thông tin liên hệ kinh doanhThông tin liên hệ của khách hàngID hóa đơn hoặc số hóa đơnĐiều khoản và thời hạn thanh toánDanh sách các dịch vụ được hiển thị thành từng mụcSố tiền đến hạnChữ ký bên bán và bên mua |
| Liên hoá đơn | Không có | Có nhiều liên đi kèm |
| Ký hiệu | E | P hoặc T |
| Thời gian thực hiện chuyển đổi | Cần phải ghi chính xác thời gian chuyển đổi từng hóa đơn | Không bắt buộc ghi |
Khuyến nghị
Đội ngũ luật sư, luật gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử Luật sư 247 với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.
Thông tin liên hệ
Trên đây là nội dung liên quan đến vấn đề “Mục đích của việc chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì?” Nếu quý khách hàng đang có bất kỳ băn khoăn hay thắc mắc đến dịch vụ pháp lý làm sổ đỏ trên đất người khác …. cần được giải đáp, các Luật sư, luật gia chuyên môn sẽ tư vấn, giúp đỡ tận tình, hãy gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833102102 để được tư vấn nhanh chóng, hiệu quả.
Mời bạn xem thêm
- Những trường hợp được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Thời gian cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu là bao lâu?
- Sang tên sổ đỏ của người đã mất có di chúc như thế nào?
Câu hỏi thường gặp
Tại điều 7 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định rõ về nguyên tắc khi in hoá đơn chuyển đổi:
“Điều 7. Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”
Để in hoá đơn điện tử chuyển đổi, chúng ta cần thực hiện 3 bước sau để có thể in chính xác và nhanh chóng.
Bước 1: Bên bán xuất một bản file điện tử của hoá đơn điện tử khi thực hiện bán hàng. Nếu bên bán và bên mua có nhu cầu chuyển đổi thì tiến hành lưu file điện tử về máy tính dưới dạng file pdf.
Bước 2: Sau khi đã lưu trữ về máy, bên bán hoặc bên mua thực hiện in hoá đơn giấy từ file điện tử của hoá đơn đã lưu.
Bước 3: Hoá đơn chuyển đổi được in thành công, bên bán hoặc bên mua thực hiện ký tên và ghi rõ họ tên người tiến hành quá trình chuyển đổi hoá đơn.
Phản ánh toàn vẹn về mặt nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
Có ký hiệu thể hiện rõ ràng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Hóa đơn chuyển đổi cần ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
Đầy đủ chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
