Chào Luật sư hiện nay quy định về hóa đơn điện tử như thế nào? Hiện nay quy định về việc xuất hóa đơn điện tử có nhiều điểm tiến bộ và tiện lợi cho các công ty. So với mô hình truyền thống xuất hóa đơn đỏ thì đa số công ty và doanh nghiệp hiện nay đều ưu tiên chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử. Công ty tôi cũng chỉ sử dụng hóa đơn điện tử để gửi cho khách dễ dàng hơn. Hiện nay hóa đơn điện tử có những ưu điểm và nhược điểm gì để đưa ra quyết định? Hóa đơn điện tử ưu và nhược điểm như thế nào? Mong được luật sư tư vấn giúp. Tôi cảm ơn Luật sư.
Cảm ơn bạn đã tin tưởng dịch vụ tư vấn của chúng tôi. Về Hóa đơn điện tử ưu và nhược điểm chúng tôi tư vấn cho bạn như sau:
Định nghĩa về hóa đơn điện tử hiện nay ra sao?
Hiện nay quy định về hóa đơn điện tử được nhiều người quan tâm bởi tính thuận tiện của nó. Vậy khi mua những mặt hàng nào thì sử dụng hóa đơn điện tử? Hiện nay hóa đơn điện tử được sử dụng gồm có những loại nào theo quy định? Khái niệm về hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật có thể hiểu là:
Theo định nghĩa tại điều 3, thông tư số 32/2011/TT-BTC thì: “Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”
Và căn cứ vào quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, thì hóa đơn điện tử sẽ có 2 dạng đó là: “hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.
Như vậy, có thể hiểu đơn giản, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn giống như hóa đơn tự in/đặt in (hóa đơn giấy) như chúng ta thường sử dụng. Nhưng nó được tạo, lập bằng website hoặc phần mềm xuất hóa đơn điện tử được “sản xuất” bởi các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Khi muốn xuất (phát hành) hóa đơn điện tử cho khách hàng, chúng ta phải gởi dữ liệu đến cơ quan thuế và phải được cơ quan thuế duyệt hóa đơn (cấp mã xác thực) và khi đó, hóa đơn điện tử mới được xem là hợp lệ.
Hóa đơn điện tử ưu và nhược điểm như thế nào?
Hiện nay vẫn còn một số chủ thể chưa hiểu hết về ưu và nhược điểm của hóa đơn điện tử. Để biết được những khía cạnh khác nhau của tất cả ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng hóa đơn điện tử thì phải nhìn nhận ở góc độ toàn diện. Cụ thể có những ưu điểm và nhược điểm giúp các chủ thể lựa chọn loại hình hóa đơn phù hợp cho đơn vị mình là:
Hiện tại, mức độ phát triển của hóa đơn điện tử tăng rất nhanh, sự ảnh hưởng của hóa đơn điện tử đến với từng doanh nghiệp là rất lớn.
Thay vì gửi hóa đơn qua bưu điện, kế toán có thể chỉ cần nhấp vài cú chuột để gửi hóa đơn đến với đối tác.
Ông Vũ Tiến Lộc – Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam (VCCI) chia sẻ:’’Doanh nghiệp sử dụng giảm tới 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiêm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn’’. Những con số trên đều là con số mang tính cách mạng của kỷ nguyên số.
Ngoài ra còn các lợi ích khác như:
– Tiết kiệm các khoản phí In ấn, lưu trữ, vận chuyển
– Tăng năng suất lao động cho doanh nghiệp
– Tiết kiệm thời gian, thay vì cần thời gian để phát hành, phân loại, lưu trữ,… thì bây giờ giải quyết với chỉ một cú nhấp chuột.
Những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại đang dần trở thiết thực. Tuy nhiên bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng buộc phải chuẩn bị cơ sở hạ tầng thông tin để thực hiện đúng yêu cầu của Tổng cục Thuế đã quy định. Vì thế, điều này cũng chính là rào cản không hề nhỏ & dễ dàng cho các tổ chức/doanh nghiệp hay cơ sở vừa và nhỏ
Tính đến nay, mặc dù các doanh nghiệp đang chuyển đổi dần sang sử dụng hóa đơn điện tử nhưng thực tế vẫn còn khá hạn chế, bởi môt số doanh nghiệp vẫn còn sử dụng hoá đơn giấy, chưa tới thời điểm bắt buộc chuyển đổi hoàn toàn sang hoá đơn điện tử. Hơn nữa, vẫn có doanh nghiệp đang lo ngại về tính an toàn, bảo mật của hóa đơn điện tử… Chính vì thế, khi bên bán nếu đã sử dụng hóa đơn điện tử và phát hành hóa đơn buộc lòng phải giải thích khá nhiều về tính pháp lý của các loại hóa đơn này cho những đơn vị chưa chuyển đổi sử dụng.
Đồng thời các doanh nghiệp khi triển khai cũng cần phải đầu tư nhân lực đủ trình độ công nghệ để xử lý phần mềm hóa đơn điện tử.
Với những khó khăn trên cũng chính là thách thức cho các doanh nghiệp buộc phải đối mặt và vượt qua trong giai đoạn chuyển đổi như hiện nay.
Cũng theo ông Vũ Tiến Lộc (VCCI) chia sẻ: Việc sử dụng tiền mặt, hóa đơn giấy để thanh toán của người Việt rất khó thay đổi khi nó đã trở thành thói quen, nếp sống từ lâu của người Việt Nam. Đó cũng là nguyên nhân dẫn tới hóa đơn điện tử “chậm” được áp dụng và triển khai trên quy mô lớn.
Tuy có nhiều lý do để quá trình triển khai chậm hơn, nhưng trước bất kỳ sự đổi mới nào cũng luôn tồn tại những khó khăn và thách thức. Vì vậy, cơ quan nhà nước luôn đồng hành cùng doanh nghiệp để khắc phục khó khăn, vướng mắc bởi chuyển đổi số là xu thế tất yếu doanh nghiệp phải đối mặt.
Yếu tố quan trọng nhất khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử là gì?
Hiện nay việc sử dụng hóa đơn điện tử hiện hành cần có những chọn lọc kỹ càng. Nhất là đối với nhà cung cấp hóa đơn điện tử thì cần có sự cân nhắc. Nhằm giúp bạn đọc tìm ra nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín và chất lượng, hãy tham khảo những Yếu tố quan trọng nhất khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử là:
Ưu, nhược điểm của hóa đơn điện tử là rất rõ ràng. Hóa đơn điện tử mang đến nhiều lợi ích nhất định cho cả doanh nghiệp, cơ quan thuế và người tiêu dùng. Điều này cho thấy việc sử dụng hóa đơn điện tử là rất cần thiết. Tuy nhiên, doanh nghiệp và cơ quan thuế cần phải cân nhắc về cơ sở hạ tầng và nguồn nhân lực của mình.
3 yếu tố quan trọng nhất khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử bao gồm:
Tính bảo mật cao.
Hệ thống hóa đơn điện tử thông minh, linh hoạt và hiệu quả.
Triển khai nhanh và chất lượng.
Cách sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay như thế nào?
Hiện nay đối với những doanh nghiệp mới thì hóa đơn điện tử không còn gì xa lạ đối với họ. Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp đã quen với việc sử dụng hóa đơn giấy đang trong giai đoạn chuyển đổi hay mới bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử thì cũng cần có những vấn đề lưu ý. Cách sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay như sau:
Cách sử dụng hóa đơn điện tử cũng rất đơn giản. Trên hóa đơn điện tử cũng có các mục như: Số thứ tự, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền,…giống như hóa đơn giấy. Như hiện tại, thay vì chúng ta phải viết trên hóa đơn giấy, thì đối với hóa đơn điện tử sẽ được thao tác nhập liệu từ máy tính vào phần mềm hóa đơn điện tử. Và khi ký hóa đơn điện tử, chúng ta chỉ cần cắm chữ ký số vào máy tính là có thể ký và phát hành hóa đơn điện tử. (Tương tự hóa đơn giấy chúng ta phải ký tên, đóng mộc và xé liên 2 giao cho khách hàng)
Đến giai đoạn gửi hóa đơn, có thể nói việc gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng cực kỳ đơn giản vì chúng ta chỉ cần nhập email của khách hàng vào phần mềm lập hóa đơn điện tử, thì hóa đơn điện tử sẽ tự động gửi đến email của khách hàng sau khi ký điện tử.
Và khi đã xuất hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử (tương đương với liên 1 của hóa đơn giấy) sẽ được lưu trên sever của nhà cung cấp hóa đơn điện tử (Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên, chỉ có duy nhất 1 file). Việc này sẽ làm giảm tải công việc lưu trữ cũng như hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp liên quan đến việc thất lạc hóa đơn gốc.
Khuyến nghị
Luật sư 247 tự hào là hệ thống công ty Luật cung cấp các dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Với vấn đề trên, công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đảm bảo hiệu quả với chi phí hợp lý nhằm hỗ trợ tối đa mọi nhu cầu pháp lý của quý khách hàng, tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện.
Thông tin liên hệ
Luật sư 247 đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề “Hóa đơn điện tử ưu và nhược điểm như thế nào?” Ngoài ra, chúng tôi có hỗ trợ dịch vụ tư vấn pháp lý khác liên quan đến soạn thảo đơn hợp thửa đất… Hãy nhấc máy lên và gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833102102 để được đội ngũ Luật sư, luật gia giàu kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ, đưa ra giải đáp cho quý khách hàng.
Mời bạn xem thêm
- Những trường hợp được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Thời gian cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu là bao lâu?
- Sang tên sổ đỏ của người đã mất có di chúc như thế nào?
Câu hỏi thường gặp
Ưu điểm đầu tiên và dễ nhận thấy nhất đó là chi phí tính trên mỗi số hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy thông thường. Với số lượng tối thiểu 300 hóa đơn/năm, giá hóa đơn điện tử chỉ dao động từ 500đ – 2.000đ/số hóa đơn. Nhưng đối với hóa đơn giấy, để in 6 cuốn hóa đơn (tương đương 300 số) doanh nghiệp sẽ phải mất từ 800.000 đ đến 1.200.000đ tùy thuộc vào hóa đơn được in bao nhiêu màu.
Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp giảm rất nhiều công sức trong việc ghi, lưu trữ hóa đơn. Cũng như hạn chế rủi ro đối với việc làm thất lạc hóa đơn khi lưu trữ cũng như trong quá trình chuyển/phát hóa đơn đến tay khách hàng. Qua đó, giảm thiểu rủi ro bị phạt do làm mất, thất lạc hóa đơn.
Tại Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 đã quy định trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân cần hiểu đúng quy định về trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.;
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế;
– Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ;
– Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018. Trên cơ sở kết quả triển khai thí điểm sẽ triển khai trên toàn quốc.
