Những năm gần đây, như cầu đầu tư, kinh doanh quốc tế hoặc chuyển đến nước ngoài sinh sống ngày càng cao. Những giấy tờ, hồ sơ, tài liệu mặc dù có hiệu lực ở quốc gia này nhưng có thể không có giá trị pháp lý ở quốc gia khác. Do đó, hợp pháp giấy tờ, tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức, các quốc gia sẽ xây dựng một quy trình gọi là “hợp pháp hóa lãnh sự. Vậy, ở Việt Nam, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự được quy định như thế nào?
Tham khảo bài viết dưới đây của Luật sư 247
Cơ sở pháp lý
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Khoản 2 điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định:
“Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Có thể thấy, bản chất của việc hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là việc xác thực con dấu, chữ ký, chức danh trên tài liệu là có thực hay không. Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự không có trách nhiệm về nội dung, hình thức của tài liệu được chứng nhận lãnh sự.
Vì vậy, hồ sơ hoặc tài liệu được cấp tại nước ngoài muốn sử dụng tại Việt Nam cần thông qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Ở nước ta, quá trình này được thực hiện tại:
- Cục Lãnh sự (Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội)
- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Địa chỉ: 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh)
- Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (dưới đây gọi chung là cơ quan ngoại vụ địa phương)
Thông tin chi tiết tại Địa chỉ: lanhsuvietnam.gov.vn
Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự
| STT | Tên giấy tờ | Số lượng |
| 1 | Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (Có thể in từ Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự – Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn) | 01 Bản chính |
| 2 | Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, thẻ căn cước, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) | 01 Bản chính |
| 3 | Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự. Giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó. | Theo yêu cầu của đương sự |
| 4 | Bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự | 1 Bản |
| 5 | Bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch. | 1 bản |
| 6 | Bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu | 1 bản |
| 7 | Phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện) | 1 bản |
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ
Khi chuẩn bị hồ sơ, cần phải lưu ý một số trường hợp sau:
Các giấy tờ tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự:
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên; hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự:
- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký; con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
Bước 2. Nộp hồ sơ
Người đề nghị có thể lựa chọn địa điểm nộp hồ sơ thuận tiện nhất với mình, theo đó:
a.Tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao). Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
b.Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Bộ Ngoại giao). Địa chỉ: 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
c. Trụ sở của các cơ quan Ngoại vụ địa phương
Bước 3. Chờ giải quyết hồ sơ
Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc. Thời hạn giải quyết quy định về thời hạn này được tính trên cơ sở số lượng giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự; không kể giấy tờ, tài liệu đó có một hay nhiều trang.
Bước 4. Nhận kết quả
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị.
Nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan theo giấy biên nhận hồ sơ; hoặc hồ sơ được gửi trả qua đường bưu điện cho đương sự.
Thông tin Liên hệ Luật sư 247
Trên đây là tư vấn của Luật sư 247 về “Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định hiện hành“. Hy vọng bài viết hữu ích với quý bạn đọc.
Quý khách có nhu cầu thực hiện Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự hãy liên hệ ngay với Luật sư 247 để được phục vụ tốt nhất: 0833 102 102
Tham khảo các bài viết khác của chúng tôi:
- Hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bình Định
- Hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Đà Nẵng
Câu hỏi thường gặp
Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự được quy định tại Điều 8 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Thông tư 157/2016/TT-BTC. Theo đó, người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự phải nộp các chi phí sau:
1. Người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phải nộp lệ phí.
2. Mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
3. Trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện, người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phải trả cước phí bưu điện hai chiều.
Ngôn ngữ sử dụng để chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là tiếng Việt và tiếng chính thức của nước nơi giấy tờ đó được sử dụng hoặc tiếng Anh, tiếng Pháp.
“Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
