Tên và địa chỉ công ty là một trong những thông tin quan trọng và không thể thiếu trong hóa đơn điện tử. Trong qúa trình việc công ty thay đổi tên hay địa chỉ là một điều hết sức bình thường nhằm phù hợp hơn với hoạt động kinh doanh của công ty. Việc công ty thay đổi tên cần thực hiện khá nhiều thủ tục pháp lý trong đó có thủ tục thay đổi tên trên hóa đơn điện tử. Vậy thủ tục thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử được thực hiện như thế nào? Để biết rõ cách thức thực hiện mời quý bạn đọc cùng Luật Sư 247 tìm hiểu vấn đề trên qua bài viết sau đây.
Căn cứ pháp lý
Hóa đơn điện tử gồm những loại nào?
Căn cứ vào khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
…
2.Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Như vậy, hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Do bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ.
Hiện nay có 02 loại hóa đơn điện tử là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử như thế nào?
Địa chỉ của doanh nghiệp là một trong những thông tin bắt buộc trên hóa đơn điện tử. Địa chỉ công ty vừa để khai báo vị trí doanh nghiệp vừa là thông tin có mối quan hệ mật thiết với cơ quan thuế phụ trách tại địa phương doanh nghiệp hoạt động. Theo đó khi thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện pháp lý của một hóa đơn điện tử. Có 2 trường hợp xảy ra khi thay đổi địa chỉ doanh nghiệp trên hóa đơn điện tử đó là:
Trường hợp 1: Thay đổi tên/ địa chỉ công ty nhưng không thay đổi Cơ quan thuế quản lý
Trường hợp 2: Thay đổi tên/ địa chỉ công ty dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý
Với mỗi trường hợp trên thì trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi chỉ công ty thì doanh nghiệp phải gửi hồ sơ thông báo đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt địa chỉ trụ sở chính hoặc địa chỉ nơi doanh nghiệp chuyển đến.
3 cách xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi địa chỉ công ty
-Hủy các số hóa điện tử còn lại nếu doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng
-Làm thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn để tiếp tục sử dụng
-Hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thực hiện phát hành lại các số hóa đơn đó.
Làm thông báo hủy hóa đơn điện tử nếu không sử dụng nữa
Nếu sau khi thay đổi tên hoặc địa chỉ đăng ký kinh doanh, nếu doanh nghiệp không muốn hủy các số hóa đơn còn lại, không sử dụng nữa thì phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn theo một trình tự như sau:
Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
Chủ doanh nghiệp ra quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn bao gồm: đại diện Ban lãnh đạo công ty (Giám đốc/Tổng giám đốc) và đại diện bộ phận kế toán.
Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy phải ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số lương hóa đơn hủy (từ số….. đến số……) theo quy định.
Bảng kiểm kê hóa đơn cần phải hủy có đầy đủ chữ ký của Hội đồng hủy hóa đơn.
Bước 3: Tiến hành lập Biên bản hủy hóa đơn
Biên bản hủy hóa đơn phải ghi rõ những thông tin của hóa đơn hủy như:
-Loại hóa đơn, mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn cần hủy từ số…. đến số….
-Hình thức hủy hóa đơn (hủy trên phần mềm đối với hóa đơn điện tử)
Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp tiến hành lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC (doanh nghiệp lập mẫu trên phần mềm HTKK) nộp tới Cơ quan thuế bằng chữ ký số trong vòng 5 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
Lưu ý: Doanh nghiệp phải lưu giữ hồ sơ hủy hóa đơn tại nội bộ công ty.
Thay đổi tên, địa chỉ công ty nhưng không thay đổi cơ quan thuế quản lý
Nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục những số hóa đơn giá trị gia tăng chưa sử dụng hết, thì tùy thuộc vào yêu cầu của từng Cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:
Cách 1. Cơ quan thuế yêu cầu làm Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn
Để điều chỉnh tên công ty, địa chỉ trụ sở hoặc các thông tin khác trên mẫu hóa đơn (website, email, số điện thoại, thông tin tài khoản ngân hàng….), doanh nghiệp theo các bước sau:
Bước 1: Lập Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn theo mẫu TB04/AC trên phần mềm HTKK (hoặc Lập thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn tại Thông báo phát hành hóa đơn trên phầm mềm hóa đơn của doanh nghiệp) và online trên trang ”https://thuedientu.gdt.gov.vn/”
Bước 2: Cập nhật lại tên, địa chỉ công ty trên giấy pháp sử dụng của phần mềm và mẫu hóa đơn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện trên phần mềm hóa đơn hoặc liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ
Bước 3: Sau 2 ngày, doanh nghiệp kiểm tra xem thông báo đã được Cơ quan thuế quản lý chấp nhận hay chưa tại đường link: ”http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/” Nếu cơ quan thuế chưa chấp nhận thì doanh nghiệp cần liên hệ Cơ quan thuế để được hướng dẫn.
Bước 4: Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp vào mục Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” là có thể xuất hóa đơn điện tử. Nếu không thao tác được, doanh nghiệp có thể liên hệ nhà cung cấp hóa đơn để được hỗ trợ.
Cách 2. Cơ quan thuế yêu cầu thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử mới
Đối với trường hợp này, doanh nghiệp làm thủ tục hủy các số hóa đơn còn chưa sử dụng hết, sau đó thực hiện phát hành lại các số này. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thông báo với nhà cung cấp hóa đơn trước về trường hợp này.
Thay đổi tên, địa chỉ công ty dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý
Đối với trường hợp thay đổi tên, địa chỉ công ty trên hóa đơn đồng thời thay đổi luôn Cơ quan quản lý thuế, nếu doanh nghiệp muốn mang những số hóa đơn cũ chưa sử dụng hết sang quận/ huyện/ tỉnh/ thành phố mới để sử dụng. Doanh nghiệp phải làm như sau:
Bước 1 – Tại cơ quan thuế nơi chuyến đi: Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý hiện tại đính kèm mẫu 3.10 hoặc mẫu 3.12 (tùy quận/ huyện) (chọn kỳ báo cáo từ ngày đầu nộp)
Bước 2 – Tại cơ quan thuế nơi chuyến đến: Nộp mẫu TB04/AC – thông báo điều thông tin hóa đơn và mẫu BK01/AC – bảng kê hóa đơn chuyển đi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và trước khi xuất hóa đơn tại quận/ huyện/ tỉnh mới.
Bước 3: Cập nhật lại tên, địa chỉ công ty trên giấy phép sử dụng của phần mềm và mẫu hóa đơn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thử tự thực hiện trên phần mềm hóa đơn hoặc liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.
Bước 4: 2 ngày sau khi nộp thông báo lên cơ quan thuế nơi chuyển đến, doanh nghiệp kiểm tra tình trạng thông báo tại đường link: “http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn” xem đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa. Nếu chưa thì tiếp tục liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.
Bước 5: Sau khi nhận được sự chấp nhận của cơ quan thuế, doanh nghiệp vào Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm, chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” để sử dụng hóa đơn.
Trường hợp thay đổi địa chỉ khác quận, khác tỉnh dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế, đối với những số hóa đơn đã phát hành nhưng không có nhu cầu sử dụng nữa, doanh nghiệp phải làm thông báo hủy hóa đơn tương tự như trên và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý hiện tại (chọn kỳ báo cáo từ ngày đầu quý tới ngày nộp) cho Cơ quan thuế tại nơi chuyển đi.
Mức xử phạt vi phạm hành chính về phát hành hóa đơn
Theo quy định tại Điều 23 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp vi phạm quy định về phát hành hóa đơn sẽ bị xử phạt hành chính như sau:
1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc khi thay đổi tên quá thời hạn từ 10 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới hoặc bắt đầu sử dụng hóa đơn với tên mới.
Nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng đến co quan thuế nơi chuyển đến khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp quá thời hạn từ 10 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới.
Sử dụng hóa đơn đã được thông báo phát hành với cơ quan thuế nhưng chưa đến thời hạn sử dụng.
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
Lập thông báo phát hành hóa đơn không đầy đủ nội dung theo quy định đã được cơ quan thuế phát hiện và có văn bản thông báo cho tổ chức, cá nhân biết để điều chỉnh nhưng tổ chức, cá nhân chưa điều chỉnh mà đã lập hóa đơn giao cho khách hàng
Không niêm yết thông báo phát hành hóa đơn theo đúng quy định
Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc khi thay đổi tên quá thời hạn từ 21 ngày trở lên, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới hoặc bắt đầu sử dụng hóa đơn với tên mới
Nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng đến cơ quan thuế nơi chuyển đến khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp quá thời hạn từ 21 ngày trở lên, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới.
3. Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định.
Khuyến nghị
Luật sư X tự hào là hệ thống công ty Luật cung cấp các dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Với vấn đề trên, công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đảm bảo hiệu quả với chi phí hợp lý nhằm hỗ trợ tối đa mọi nhu cầu pháp lý của quý khách hàng, tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện.
Thông tin liên hệ
Trên đây là nội dung liên quan đến vấn đề “Thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử như thế nào?”. Nếu quý khách hàng đang có bất kỳ băn khoăn hay thắc mắc đến dịch vụ tư vấn pháp lý về chuyển đất trồng cây lâu năm lên thổ cư cần được giải đáp, các Luật sư, luật gia chuyên môn sẽ tư vấn, giúp đỡ tận tình, hãy gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833102102 để được tư vấn nhanh chóng, hiệu quả. Hoặc liên hệ qua các kênh sau:
- FB:https://www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux20
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Mời bạn xem thêm:
- Hướng dẫn phân chia thừa kế tài sản theo quy định năm 2022
- Quy định về trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi năm 2023 như thế nào?
- Đất đã có sổ đỏ có tranh chấp được không?
- Quy định tách thửa đất thổ cư như thế nào?
Câu hỏi thường gặp
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa, dịch vụ từ 01/7/2022.
Trước đó, Bộ Tài chính cũng đã có lộ trình thì điểm áp dụng hóa đơn điện tử tại các tỉnh, thành phố theo 02 giai đoạn:
– Giai đoạn 1: Áp dụng tại 06 tỉnh, thành phố từ tháng 11/2021: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Phú Thọ, Quảng Ninh, Hải Phòng, Bình Định (theo Công văn 10847/BTC-TCT của Bộ Tài chính)
– Giai đoạn 2: Áp dụng tại 57 tỉnh, thành phố còn lại từ 4/2022 (theo Quyết định số 206/QĐ-BTC của Bộ tài chính)
Có 3 cách xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên, địa chỉ công ty:
– Hủy các số hóa đơn điện tử còn lại nếu doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng.
– Làm thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn để tiếp tục sử dụng.
– Hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thực hiện phát hành lại các số hóa đơn đó.
Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế. Khi đó, tùy thuộc vào yêu cầu của cơ quan thuế doanh nghiệp có thể xử lý hóa đơn theo 3 cách sau:
• Cách 1 Làm thông báo hủy hóa đơn nếu không có nhu cầu sử dụng nữa.
• Cách 2 Làm Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn để tiếp tục sử dụng.
• Cách 3 Huy các số hóa đơn chưa sử dụng hết và phát hành lại các số này.
