Ngày nay với sự phát triển của khoa học và công nghệ, hóa đơn điện tử đã ra đời thay thế cho hóa đơn truyền thống. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử mà được in ra giấy thì có còn được hợp lý không? Đó là thắc mắc của rất nhiều người. Sau đây, hãy cùng Luật sư 247 tìm hiểu về vấn đề “Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không?” qua bài viết sau đây nhé!
Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không?
Theo quy định tại Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ nếu đáp ứng đủ các quy định này:
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
- Có ký hiệu riêng để xác nhận đã được chuyển đối từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
- Có họ tên, chữ ký và dấu mộc đỏ của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Chỉ một bản chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý. Đối với các bản sao khác thì chỉ phục vụ cho việc đọc hoặc lưu trữ chứng từ và không có giá trị pháp lý trong thanh toán hay giao dịch.
Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử
Tùy vào mục đích sử dụng của doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 cách in sau đây:
In bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử
Theo Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định hóa đơn điện tử in ra giấy để lấy bản chuyển đổi chỉ được xuất một lần duy nhất nên doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi đặt lệnh in. Hầu hết phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đều hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện công tác chuyển đổi này.
Sau khi hóa đơn điện tử được ký số đầy đủ của bên bán, kế toán có thể đặt lệnh in chuyển đổi.
Trước khi in, kế toán nên xem bản xem trước bản thể hiện của hóa đơn sẽ được in. Sau khi kiểm tra kỹ tất cả các thông tin thì mới nhấn ô “IN HÓA ĐƠN”. Khi nhấn vào đây sẽ có 2 lựa chọn là in chuyển đổi lưu trữ và in chuyển đổi vận chuyển.
Nếu hóa đơn hợp lệ, điền đầy đủ thông tin theo quy định thì nút in chuyển đổi vận chuyển trên phần mềm mới hoạt động được. Trên chứng từ sẽ ghi rõ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”. Sự lựa chọn này chỉ thực hiện được duy nhất một lần, các lần in sau sẽ là in hóa đơn điện tử bản thể hiện. Thời gian chuyển đổi sẽ được ghi rõ ở phần cuối hóa đơn, tùy vào từng mẫu hóa đơn doanh nghiệp sử dụng, vị trí thời gian có thể có sự thay đổi.
Ở phần cuối cùng của bản in hóa đơn điện tử có 3 phần chữ ký, bao gồm: Người mua, người chuyển đổi và người bán. Theo điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC, người đại diện pháp luật của bên bán phải ký vào chứng từ và đóng dấu mộc đỏ thì bản in hóa đơn điện tử mới được coi là hợp lệ.
In hóa đơn điện tử bản thể hiện (bản sao)
Trong một vài trường hợp đặc biệt, bên bán có nhu cầu in bản thể hiện của hóa đơn điện tử có thể vào phần quản lý hóa đơn, tìm đúng mã hóa đơn cần in. Sau đó, bạn nhấn vào phần chỉnh sửa, giao diện kê khai hóa đơn sẽ hiện ra như ban đầu. Kế toán có thể in bản thể hiện khi nhấn vào ô “IN HÓA ĐƠN” bên trái, cuối cùng.
Với trường hợp bên mua muốn nhận hóa đơn điện tử in ra giấy, tải hóa đơn dưới dạng pdf rồi đặt lệnh in trên máy tính của doanh nghiệp. Bản in này không có giá trị thanh toán, có giá trị lưu trữ nên bên mua có thể in số lượng tùy ý, không giới hạn.
Giá trị pháp lý của bản in hóa đơn điện tử
Đối với chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có duy nhất 1 bản có giá trị pháp lý. Bản này phải đáp ứng các điều kiện theo điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Bản in hóa đơn điện tử chuyển đổi dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong khi lưu thông, không có giá trị thanh toán hay giao dịch. Trong trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế thì bản in sẽ có giá trị thanh toán.
Đối với bản sao của hóa đơn điện tử, nhiệm vụ chính của chúng là phục vụ cho việc đọc hoặc lưu trữ chứng từ kế toán. Bản sao này không có giá trị pháp lý trong thanh toán hay giao dịch.
Cách xử lý khi làm mất bản in hóa đơn điện tử
Vì chứng từ chuyển đổi của hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất nên nếu doanh nghiệp làm mất sẽ không có bản thay thế. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải cung cấp mã tra cứu hóa đơn điện tử trên cổng thông tin của Tổng cục thuế.
Nếu cơ quan chức năng kiểm tra hàng hóa trong khi lưu thông yêu cầu xem hóa đơn gốc, doanh nghiệp có thể cung cấp đường link bản thể hiện trực tuyến của hóa đơn gốc. Đây là một trong những lợi ích tiêu biểu của hóa đơn điện tử, các bên liên quan đều có thể xem được hóa đơn gốc trên bản thể hiện trực tuyến.
Hóa đơn điện tử hợp lệ
Theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã nêu rõ: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
– Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
– Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Cũng giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ phải có các chỉ tiêu cơ bản sau:
- Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
- Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
- Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
Nội dung hàng hoá dịch vụ:
- STT, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
- Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
- Tiền hàng bằng chữ
- Người mua hàng, người bán hàng
- Ký và đóng dấu của người bán hàng
So với hóa đơn giấy, các tiêu chí của Hóa đơn điện tử có nhiều sự khác biệt. Căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì để có tính chất hợp lệ, hợp pháp thì hóa đơn điện tử ngoài nhưng thông tin cơ bản như hoá đơn giấy, cần có thêm các chỉ tiêu sau:
- Bản thể hiện hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử không có liên
- Ký hiệu số Serial
- Chữ ký điện tử
- Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
- Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.
Một số lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ:
– Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
– Tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.
Mời bạn xem thêm bài viết
- Chi phí làm visa có hóa đơn không?
- Mẫu mua hóa đơn của chi cục thuế
- Thủ tục mua hóa đơn lẻ tại chi cục thuế
- Quy định về bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử
- Cách xuất hóa đơn giảm thuế GTGT
Thông tin liên hệ
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về vấn đề “Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không?″. Mọi thắc mắc về thủ tục pháp lý có liên quan như đăng ký bảo hộ logo công ty, đơn xin đổi tên trong giấy khai sinh, điều kiện cấp phép bay flycam, thủ tục tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp, đổi tên đệm trong giấy khai sinh gốc, dịch vụ luật sư thành lập công ty trọn gói giá rẻ… Quý khách vui lòng liên hệ Luật Sư X để được hỗ trợ, giải đáp.
Liên hệ hotline: 0833.102.102.
- FaceBook: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
– Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, pháp luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác và nội dung quy định bên trên.
– Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
– Không bắt buộc có chữ ký số;
– Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ – – Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
– Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn điện tử khi không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
– Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử là việc lập khống hóa đơn điện tử; dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.
