Hóa đơn điện tử giúp cho nhiều doanh nghiệp dễ kiểm soát hóa đơn, trường hợp nếu làm mất giấy tờ thì cũng có thể tra cứu lại trên phần mềm hóa đơn điện tử. Như vậy, việc hóa đơn điện tử rất quan trọng với một doanh nghiệp. Vậy thủ tục, quy trình đăng kí hóa đơn cho công ty mới thành lập như thế nào?
Bài viết sau Luật sư 247 sẽ cung cấp thêm thông tin cho bạn đọc về vấn đề này
Căn cứ pháp lý
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011.
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Nguyên tắc sử dụng
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là HĐĐT. HĐĐT có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT.
Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT.
Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết
Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung nào?
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
Quy định bắt buộc sử dụng
Từ ngày 19/10/2020 chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 59 Nghị định này nêu rõ:
“1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”
Theo đó, thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử trên toàn quốc là ngày 01/07/2022.
Đồng thời, Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 thì được tiếp tục sử dụng đến hết 30/6/2022.
Doanh nghiệp muốn đăng ký hóa đơn cần đáp ứng điều kiện gì?
Hóa đơn điện tử là thủ tục pháp lý không thể thiếu đối với các doanh nghiệp kinh doanh. Thế nhưng, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đăng ký hóa đơn điện tử.
Một doanh nghiệp hay một công ty muốn đăng ký hóa đơn điện tử thì phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
Doanh nghiệp đó phải có đủ điều kiện và có thực hiện giao dịch điện tử như nộp thuế điện tử hoặc kê khai thuế online… với cơ quan thuế hoặc thực hiện giao dịch điện tử như chuyển khoản bằng Internet banking… với ngân hàng.
Đơn vị đó phải đăng ký chữ ký điện tử (chữ ký số) và sử dụng chữ ký điện tử có giá trị pháp lý đúng với quy định. Điều kiện để có thể sử dụng chữ ký điện tử khi phát hành hóa đơn điện tử đó là chữ ký điện tử phải còn hiệu lực.
Doanh nghiệp đó phải đảm bảo các yêu cầu về cơ sở hạ tầng đáp ứng đủ điều kiện để có thể khởi tạo, lập, sử dụng, kiểm soát và lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định đã ban hành. Một số yêu cầu về cơ sở hạ tầng cần có để thiết lập và đăng ký hóa đơn điện tử đó là: mạng Internet, máy tính và các thiết bị điện tử cần thiết khác…
Bên cạnh việc đáp ứng đầy đủ điều kiện về cơ sở hạ tầng thì đơn vị đó phải đảm bảo đủ điều kiện về yếu tố nhân lực, phải có đủ trình độ và khả năng, đáp ứng được yêu cầu trong việc khởi tạo và sử dụng hóa đơn. Có thể xử lý được các tình huống có thể phát sinh trong quá trình kinh doanh cũng như quá trình sử dụng dịch vụ.
Một doanh nghiệp sẽ không thể thiếu phần mềm bán hàng. Vì thế, đây cũng chính là điều kiện để đảm bảo doanh nghiệp đó có được sử dụng hóa đơn điện tử hay không. Một phần mềm bán hàng phải kết nối với phần mềm kế toán để giúp dữ liệu có thể tự động chuyển và sao lưu vào cơ sở dữ liệu của kế toán tại thời điểm phát sinh hóa đơn.
Đáp ứng đầy đủ quy trình sao lưu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu. Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng được các chuẩn mực của hệ thống lưu trữ. Bên cạnh đó, phải đảm bảo quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu chuẩn khi có sự cố xảy ra.
Điều kiện trên được dựa theo khoản 2 Điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC được Bộ Tài chính quy định và ban hành.
Hồ sơ đăng ký hóa đơn cho công ty mới thành lập
Sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký hóa đơn cho công ty mới thành lập như sau:
Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
1. Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.
2. Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử.
3. Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).
Lưu ý:
Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử và Hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
Đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.
Tất cả các điều kiện trên đây đều là yêu cầu cơ bản để doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả ngay từ đầu. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp thực hiện lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu và gửi hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp.
Hướng dẫn đăng ký và nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn cho công ty mới thành lập
Đăng ký bằng văn bản giấy
Bước 1: Lập hóa đơn điện tử
Để lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử theo mẫu để tạo hóa đơn.
Có một số chi cục thuế sẽ yêu cầu cung cấp hóa đơn điện tử bằng bản giấy. Vì thế, hãy chuẩn bị thật kỹ. Khi in hóa đơn điện tử ra giấy thì doanh nghiệp nhớ nhấn ký điện tử lên hóa đơn trước khi in ra giấy.
Bước 2: Lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp có thể dựa theo Mẫu số 1 Phụ lục thông tư 32/2011/TT-BTC được ban hành bởi bộ tài chính. Bạn hoàn tất thông tin và in quyết định ra giấy, sau đó đóng dấu.
Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Để lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp có thể làm theo mẫu 02 phụ lục đi kèm thông tư 32/2011/TT-BTC. Điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu và in giấy, ký và đóng dấu.
Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký
Mọi giấy tờ và thủ tục đã xong, bước cuối cùng doanh nghiệp sẽ in hết giấy tờ ra giấy và nộp cho chi cục Thuế.
Đăng ký bằng văn bản điện tử
So với cách đăng ký bằng văn bản giấy thì thì cách đăng ký bằng văn bản điện tử cũng không khác mấy, bao gồm các bước:
Bước 1: Lập hóa đơn điện tử
Để lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử theo mẫu để tạo hóa đơn.
Sau khi đã tạo xong hóa đơn thì doanh nghiệp sẽ ký số lên hóa đơn sau đó xuất file word và vào máy tính.
Bước 2: Tiến hành lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp có thể dựa theo Mẫu số 1 Phụ lục thông tư 32/2011/TT-BTC được ban hành bởi bộ tài chính.
Sau khi điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp scan màu ra file ảnh và chèn vào file word mới, sau đó lưu vào máy tính.
Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử và tiến hành nộp hồ sơ
Khi đã hoàn tất 2 bước trên thì doanh nghiệp sẽ lập thông báo phát hành hóa đơn và nộp hồ sơ theo 2 cách:
Nộp trực tuyến trên trang của Tổng cục thuế
Nộp trên hệ thống phần mềm hỗ trợ kê khai
Sau khi bạn đã đăng ký hóa đơn điện tử xong, cơ quan thuế sẽ gửi mail về cho doanh nghiệp trong vòng 1 ngày. Mọi thông tin về việc chấp nhận hay không được chấp nhận yêu cầu hóa đơn điện tử sẽ được gửi về email của doanh nghiệp.
Nếu đăng ký thành công thì doanh nghiệp có thể tiến hành hủy hóa đơn giấy.
Còn nếu đăng ký không được chấp nhận thì cần phải đăng ký hóa đơn điện tử có mã.
Khuyến nghị
Với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn”, Luật sư X sẽ cung cấp dịch vụ thành lập công ty tới quý khách hàng. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Mời bạn xem thêm bài viết
- Các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn là gì?
- Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài không có mã số thuế như thế nào?
- Kê khai thuế theo ngày ký hay theo ngày lập hóa đơn điện tử?
Thông tin liên hệ
Luật sư X sẽ đại diện khách hàng để giải quyết các vụ việc có liên quan đến vấn đề “Đăng ký hóa đơn cho công ty mới thành lập” hoặc các dịch vụ khác liên quan như là tư vấn pháp lý về tạm ngưng công ty…. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào. Hãy liên lạc với số hotline 0833102102 để được trao đổi chi tiết, xúc tiến công việc diễn ra nhanh chóng, bảo mật, uy tín.
Câu hỏi thường gặp
Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử có bắt buộc phải giống nhau không?
Quy định về ngày lập hóa đơn điện tử như sau:
Ngày lập hóa đơn là ngày người bán và người mua làm thủ tục ghi nhận hàng hóa, dịch vụ đã được chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng. Các trường hợp pháp luật quy định chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký thì ngày lập hóa đơn là ngày bàn giao hàng hóa.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Hóa đơn điện tử được lập xong sau khi người bán và người mua đã ký xác nhận giao dịch đã được thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Ngày ký trên hóa đơn là ngày xác định giao dịch, hợp đồng mua bán hàng hóa giữa hai bên bắt đầu có hiệu lực. Như vậy, ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn thông thường sẽ là một. Nhưng nếu trường hợp ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử là khác nhau, thì phải Kê khai thuế theo ngày ký hay theo ngày lập hóa đơn điện tử? Chúng tôi sẽ giải đáp ở nội dung tiếp theo đây.
Theo quy định, hộ gia đình của anh/chị khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế thì sẽ ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Do đó, hộ kinh doanh của anh/chị không thể sử dụng hóa đơn điện tử để ghi cho khách hàng được.
