Chào luật sư, hiện tôi đang cần viết một thông báo ngắn gửi đến các nhân viên bán hàng trong Doanh nghiệp tư nhân của tôi nhưng tôi không biết cách để trình bày. Luật sư có thể tư vấn cho tôi cách viết thông báo ngắn như thế nào được không?
Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi về cho chúng tôi. Để hiểu rõ hơn về cách viết thông báo ngắn. Mời bạn tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi nhé.
Căn cứ pháp lý:
Cách viết thông báo ngắn
Thông báo ngắn là một hình thức truyền đạt thông tin một cách ngắn gọn, nhanh chóng, dễ hiểu, được sử dụng trong các cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị hoặc tổ chức dùng để thông báo về một vấn đề, một nội dung, một sự việc nào đó một cách cô động, súc tích nhất gửi tới các cá nhân, tổ chức trong đơn vị. Tuy nhiên để viết một thông báo ngắn vừa đúng quy định của một văn bản hành chính, vừa trình bày rõ ràng, mạch lạc, bố cục lại hợp lý thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp của đơn vị thì không phải ai cũng biết. Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu về cách viết thông báo ngắn.
Cách viết một thông báo ngắn
Khi bắt đầu soạn một mẫu thông báo ngắn, cần chú ý hai vấn đề quan trọng sau đây:
Về hình thức:
1. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản: Trình bày theo mẫu văn bản hành chính trên khổ giấy A4, phông chữ Times New Roman, trình bày theo chiều dài của trang giấy A4, lề trên và lề dưới cách đều mép trên và mép dưới 20-25 mm, lề trái cách mép trái từ 30-35 mm, lề phải cách mép phải 15-20 mm.
2. Quốc hiệu, tiêu ngữ: Quốc hiệu được trình bày dưới dạng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng đậm. Tiêu ngữ được trình bày dưới dạng chữ in thường, cỡ chữ 13-14 kiểu chữ đứng đậm. Lưu ý tiêu ngữ theo quy định phải luôn lớn hơn quốc ngữ 1 cỡ chữ và phía dưới tiêu ngữ phải kèm theo dòng kẻ bên dưới.
3. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Được trình bày gồm hai phần, một phần là tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp và phần còn lại là tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày dưới dạng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng. Còn đối với tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản sẽ được trình bày dưới dạng loại chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng đậm. Lưu ý phải kèm theo dòng kẻ bên dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Ví dụ:
CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN AB
PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
4. Số ký hiệu của văn bản: Được trình bày dưới dạng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Lưu ý đối với các số nhỏ hơn 10 phía trước phải ghi kèm thêm số 0 và tên đơn vị phải viết tắt.
Ví dụ:
Số: 02/TB-ĐHLHN
5. Địa danh và thời gian ban hành văn bản: Được trình bày dưới dạng loại chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ nghiêng. Đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước. Lưu ý khi viết phần “Địa danh và thời gian ban hành văn bản” phải ngang hàng với phần “Số ký hiệu của văn bản”.
Ví dụ:
Hà Nội, ngày 08 tháng 10 năm 2021
6. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản: Tên mẫu thông báo ngắn được trình bày dưới dạng loại chữ in hoa, cỡ chữ 13-14 kiểu chữ đứng đậm. Trích yếu nội dung được trình bày có loại chữ in thường, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng. Lưu ý phía dưới phần trích yếu có dòng kẻ bên dưới.
Ví dụ:
THÔNG BÁO
V/v nghỉ tết dương lịch năm 2022
7. Nơi nhận và tên cá nhân, tổ chức nhận văn bản: Được trình bày dưới dạng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng đậm. Tên cá nhân, tổ chức nhận văn bản được trình bày dưới dạng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng. Lưu ý khi soạn thảo văn bản nhớ gửi đến nơi lưu trữ văn bản đó, thường là “Lưu VT”.
Ví dụ:
Nơi nhận:
– Như trên;
– Lưu VT.
8. Đơn vi soạn thảo: Phần trình bày chức vụ, họ và tên của người có thẩm quyền ban hành, được trình bày dưới dạng chữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm. Phần đại diện ký thông báo ngắn không bắt buộc phải là thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan, ban hành mà có thể là một chức danh khác có trách nhiệm về lĩnh vực trên được uỷ quyền ký thay. Lưu ý khi ký tên phải kèm theo con dấu tại cơ quan ban hành, con dấu đóng kèm theo phải nằm bên trái chữ ký, trùm lên chữ ký khoảng 1/3 chữ ký.
Về nội dung:
Trong phần nội dung có thể có phần kính gửi đến các cá nhân, tổ chức mà người soạn thảo muốn gửi đến hoặc có thể đi thẳng trực tiếp vào vấn đề muốn truyền tải. Khi viết mẫu thông báo ngắn cần trình bày ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc nguyên nhân dẫn đến có sự việc thông báo và thông điệp muốn gửi đến các cá nhân, tổ chức. Tránh viết sai chính tả, lạc đề, dài dòng, không đúng trọng tâm, làm người đọc không nắm được nội dung thông báo.
Thông tin liên hệ với Luật sư X
Trên đây là tư vấn của Luật sư X về vấn đề “Cách viết thông báo ngắn”. Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên; để sử dụng trong công việc và cuộc sống.
Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến dịch vụ hợp thức hóa lãnh sự, hồ sơ thành lập công ty của luật sư X, hãy liên hệ 0833102102.
Mời bạn xem thêm bài viết:
- Cách viết công văn đề nghị mới nhất hiện nay
- Mẫu công văn giải trình nộp chậm tờ khai thuế mới nhất năm 2022
- Thủ tục đổi biển số vàng xe công ty đơn giản
Câu hỏi thường gặp:
Trình bày theo mẫu văn bản hành chính trên khổ giấy A4, phông chữ Times New Roman, trình bày theo chiều dài của trang giấy A4, lề trên và lề dưới cách đều mép trên và mép dưới 20-25 mm, lề trái cách mép trái từ 30-35 mm, lề phải cách mép phải 15-20 mm.
Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc nguyên nhân dẫn đến có thông báo và thông điệp thông báo muốn gửi đến các cá nhân, tổ chức. Tránh viết sai chính tả, lạc đề, dài dòng, không đúng trọng tâm, làm người đọc không nắm được nội dung thông báo.
