Pháp luật về thuế, hóa đơn quy định những cá nhân, tổ chức sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ phải xuất hóa đơn từng lần, theo hợp đồng,… Việc xuất hóa đơn theo quy định pháp luật liên quan đến việc đảm bảo nội dung hóa đơn phải phù hợp với hợp đồng được giao kết. Khi xuất hóa đơn theo hợp đồng, người xuất hóa đơn phải lưu ý những thông tin trên hóa đơn phải phù hợp với hợp đồng. Vậy cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng như thế nào? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Luật sư 247 để biết thêm quy định pháp luật về vấn đề này nhé!
Hóa đơn theo hợp đồng là gì?
Xuất hóa đơn theo hợp đồng là cá nhân, tổ chức sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ xuất hóa đơn căn cứ trên hợp đồng mua bán/cung cấp hàng hóa/dịch vụ đã giao kết. Hóa đơn hợp đồng ghi nhận những thông tin về việc mua bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật.
Tuy nhiên, không giống với những loại hóa đơn khác, hóa đơn hợp đồng (hay còn gọi là hóa đơn GTGT) chỉ áp dụng với các đơn vị kinh doanh, tổ chức, cá nhân thực hiện kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động như: Hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; hoạt động xuất vào khu phi thuế quan; hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài,…
Cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng như thế nào?
Hóa đơn xuất theo hợp đồng là hóa đơn giá trị gia tăng hay còn được gọi với cái tên khác là hóa đơn đỏ. Khi xuất hóa đơn theo hợp đồng, cá nhân, tổ chức sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ phải hoàn tất đầy đủ và chính xác các thông tin cần có theo quy định pháp luật. Dưới đây là cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng.
Tiêu thức ngày/tháng/năm trên hóa đơn theo hợp đồng
Để đảm bảo tính chính xác, hợp pháp, tiêu thức ngày/tháng/năm trên hóa đơn theo hợp đồng phải tuân thủ đúng quy định thời điểm lập hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính.
Thông tin bên bán trên hóa theo hợp đồng
Vì thông tin bên bán đã được thể hiện sẵn trên hóa đơn rồi do đó người viết không phải điền vào tiêu thức này.
Thông tin bên mua hàng hóa, dịch vụ
Đối với thông tin người mua hàng, người viết hóa đơn cần điền đầy đủ thông tin vào các tiêu thức sau:
- Họ tên người mua hàng: Phải là họ tên của người trực tiếp đến mua và thực hiện giao dịch này.
- Tên đơn vị: Là tên công ty của bên mua. Tên này phải trùng khớp với tên trên giấy phép đăng ký kinh doanh của bên mua.
- Địa chỉ: Là địa chỉ của công ty bên mua. Địa chỉ này cũng phải trùng khớp với thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
- Mã số thuế.
- Hình thức thanh toán: Người viết hóa đơn dùng ký hiệu TM, CK hoặc TM/CK tùy trường hợp. Trong đó:
- TM: Là hình thức thanh toán bằng tiền mặt
- CK: Là hình thức thanh toán bằng chuyển khoản
- TM/CM: Là hình thức thanh toán chưa xác định
Lưu ý rằng: những trường hợp hóa đơn có giá trị trên 20.000.000 đồng thì bắt buộc bên mua phải lựa chọn hình thức thanh toán CK thì mới được áp dụng khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
Bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ bán ra
Tại phần bảng kê chi tiết, người viết hóa đơn phải hoàn tất thông tin vào các cột sau: Số thứ tự; Tên hàng hóa, dịch vụ; Đơn vị tính; Số lượng; Đơn giá; và Thành tiền.
Đồng thời, khi viết bảng kê chi tiết, người viết hóa đơn cần lưu ý như sau:
- Nếu hàng hóa, dịch vụ được quy định mã thì bắt buộc phải ghi cả mã số vào.
- Các hàng hóa, dịch vụ cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì người viết cần phải ghi các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng dùng khi đăng lý pháp luật vào hóa đơn theo hợp đồng.
- Trường hợp là hóa đơn điều chỉnh thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót gì, tăng hay giảm, ký hiệu, ngày/tháng/năm.
Sau khi đã hoàn tất, nếu bảng kê vẫn còn thừa dòng thì gạch chéo toàn bộ phần còn trống đó, bắt đầu từ trái qua phải.
Phần tổng cộng
Để đảm bảo tính chính xác cho tính đơn theo hợp đồng, người viết cần phải hết sức lưu ý, đảm bảo tính chuẩn xác cho phần tổng cộng tại các tiêu thức:
- Cộng tiền hàng.
- Thuế suất GTGT.
- Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của hai tiêu thức “Cộng tiền hàng” và “thuế suất GTGT”.
- Số tiền viết bằng chữ: Viết lại số liệu tại dòng “Tổng cộng tiền thanh toán” bằng chữ.
Ký tên trên hóa theo hợp đồng
Việc ký tên tại hóa đơn theo hợp đồng là bắt buộc. Do đó, cả hai bên bán và mua sẽ phải hoàn tất các tiêu thức sau:
- Người mua hàng: Ai trực tiếp thực hiện giao dịch thì người đó sẽ ký. Nếu trường hợp khách hàng không tới mua trực tiếp thì bên bán phải ghi rõ bán hàng qua điện thoại, qua mạng hay qua fax.
- Người bán hàng: Người lập hóa đơn đỏ sẽ là người trực tiếp ký.
- Thủ trưởng đơn vị: Giám đốc của đơn vị phải trực tiếp ký sống, đóng dấu, ghi đầy đủ họ tên. Trường hợp ủy quyền cho người khác ký thì cũng phải thực hiện đầy đủ yêu cầu trên.
Những điều cần lưu ý trước khi xuất hóa đơn theo hợp đồng
Khi xuất hóa đơn theo hợp đồng mua bán/cung ứng hàng hóa/dịch vụ, cá nhân, tổ chức cần phải tìm hiểu quy định pháp luật. Song song đó còn phải lưu ý về thời điểm xuất hóa đơn cũng như nguyên tắc lập hóa đơn mà pháp luật đã quy định. Vì hiện nay, việc xuất hóa đơn sai thời điểm và nguyên tắc sẽ bị xử phạt.
Khi kinh doanh những ngành dịch vụ như về luật đất đai cần làm sổ đỏ nhà đất, sang tên nhà đất, báo cáo thuế nhà đất, khi khi xuất hóa đơn có những trường hợp đặc biệt cần lưu ý.
Thời điểm lập hóa đơn
- Với trường hợp bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn GTGT sẽ là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Với trường hợp cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn GTGT là thời điểm hoàn tất việc cung cấp dịch vụ, đã lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Lưu ý rằng, những trường hợp phải giao hàng nhiều lần hay bàn giao từng hạng mục, công đoạn của dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hay bàn giao đều phải lập hóa đơn riêng.
Nguyên tắc lập hóa đơn
Để có thể viết chuẩn xác hóa đơn GTGT thì người viết cũng cần tuân thủ đúng nguyên tắc khi lập hóa đơn như sau:
- Người lập hóa đơn phải là người bán.
- Nội dung hóa đơn GTGT theo hợp đồng cần phải đáp ứng đầy đủ tiêu thức theo quy định pháp luật. Đồng thời, hóa đơn GTGT phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với hóa đơn hợp đồng bản giấy phải đảm bảo không tẩy xóa, sửa chữa, đồng nhất 01 loại mực không phai, tuyệt đối không dùng mực đỏ.
- Hóa đơn hợp đồng phải được lập theo đúng số thứ tự, xuyên suốt từ nhỏ đến lớn.
Khuyến nghị
Đội ngũ luật sư, luật gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử Luật sư 247 với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.
Thông tin liên hệ
Luật sư 247 sẽ đại diện khách hàng để giải quyết các vụ việc có liên quan đến vấn đề Cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng hoặc nhu cầu sử dụng các dịch vụ khác liên quan như là dịch vụ làm sổ đỏ nhà đất. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào. Hãy liên lạc với số hotline 0833102102 để được trao đổi chi tiết, xúc tiến công việc diễn ra nhanh chóng, bảo mật, uy tín.
Mời bạn xem thêm
- Những trường hợp được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Thời gian cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu là bao lâu?
- Sang tên sổ đỏ của người đã mất có di chúc như thế nào?
Câu hỏi thường gặp
Căn cứ theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử như sau:
Thời điểm lập hóa đơn
2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
4. Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau:
g) Đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính (trụ sở chính trực tiếp ký hợp đồng mua, bán hàng hóa, dịch vụ; hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ từng cửa hàng xuất cho khách hàng xuất qua hệ thống máy tính tiền của từng cửa hàng đứng tên trụ sở chính), hệ thống máy tính tiền kết nối với máy tính chưa đáp ứng điều kiện kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, từng giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống có in Phiếu tính tiền cho khách hàng, dữ liệu Phiếu tính tiền có lưu trên hệ thống và khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử thì cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.“
Đồng thời, theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 8 Thông tư 219/2013/TT-BTC, quy định như sau:
Thời điểm xác định thuế GTGT
1. Đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
2. Đối với cung ứng dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.“
Theo đó, Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn như sau:
Căn cứ các quy định trên và theo trình bày của Công ty, thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Hóa đơn điện tử được lập phải có đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu thời điểm lập hóa đơn khác thời điểm ký số thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn, phù hợp với quy định tại Điều 8 Thông tư 219/2013/TT-BTC.
Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (khoản 4 Điều này được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP), quy định như sau:
Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ
1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ;
b) Lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (dùng quyển có số thứ tự lớn hơn và chưa dùng quyển có số thứ tự nhỏ hơn) và tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy các quyển hóa đơn có số thứ tự nhỏ hơn;
c) Lập sai loại hóa đơn theo quy định đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, bên bán và bên mua phát hiện việc lập sai loại hóa đơn và lập lại loại hóa đơn đúng theo quy định trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế và không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế.
…
3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.
4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều này;
b) Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm b khoản 1 Điều này;
c) Lập hóa đơn ghi ngày trên hóa đơn trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế;
d) Lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm c khoản 1 Điều này;
đ) Lập hóa đơn điện tử khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc trước ngày cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế;
e) Lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ trong thời gian tạm ngừng hoạt động kinh doanh, trừ trường hợp lập hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng kinh doanh;
g) Lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
h) Lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo quy định.
…
6. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc lập hóa đơn theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm d khoản 4, khoản 5 Điều này khi người mua có yêu cầu.
Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh kết luận như sau:
Trường hợp Công ty lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Như vậy, trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt với mức phạt cao nhất lên đến 08 triệu đồng. Đồng thời, áp dụng biện pháp khác phục hậu quả khi thuộc trường hợp theo quy định nêu trên.
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
Như vậy, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn theo quy định nêu trên.
