Thông thường, các thông tin về nhà cung cấp sẽ cần phải được cung cấp đầy đủ và chính xác đến khác hàng. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động thì nhà cung cấp có thể có những thông tin nhất định. Với những thay đổi trên, nhà cung cấp phải gửi thông báo cho khách hàng của mình. Vậy trong trường hợp nhà cung cấp thay đổi địa chỉ thì phải làm như thế nào? Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ nhà cung cấp như thế nào? Tại sao khi thay đổi địa chỉ nhà cung cấp phải gửi thông báo cho khách hàng? Hình thức gửi thông báo thay đổi địa chỉ nhà cung cấp cho khách hàng ra sao? Hãy cùng Luật sư 247 tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé! Hy vọng bài viết sẽ mang đến cho bạn những kiến thức pháp lý hữu ích nhất!
Căn cứ pháp lý
Thông báo là gì?
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau:
Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
Như vậy, thông báo là một loại văn bản hành chính, được sử dụng trong cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị khi cần thông báo về một nội dung, vấn đề tới một hoặc nhiều cá nhân, đơn vị.
Các lưu ý khi soạn và sử dụng các loại thông báo
Xây dựng bố cục thông báo
Về hình thức thì biểu mẫu thông báo thì mở đầu cần phải ghi đầy đủ quốc hiệu và tiêu ngữ theo đúng mẫu một văn bản hành chính thông thường. Tiếp theo là ngày tháng năm lập thông báo để người tiếp nhận dễ dàng nắm bắt được thời gian ban hành thông báo này. Trong nội dung tên mẫu đơn thông báo thì người soạn thảo phải ghi rõ thông báo về vấn đề gì ví dụ thông báo về lịch nghỉ tết dương lịch hay thông báo về kế hoạch tập huấn cán bộ, thông báo các hoạt động sắp diễn ra trong doanh nghiệp.
Bản thông báo cần có các yếu tố
– Quốc hiệu và tiêu ngữ.
– Địa danh và ngày tháng năm ra thông báo.
– Tên cơ quan thông báo.
– Tên văn bản (thông báo) và trích yếu nội dung.
– Nội dung thông báo
– Ký đóng dấu cơ quan.
– Nơi nhận.
Cách viết nội dung thông báo
Trong phần nội dung thì mẫu thông báo phải ghi rõ người nhận và tuân thủ thông báo này là ai là một cá nhân nào đó hay toàn thể cơ quan. Sau đó nêu ra các căn cứ để đưa ra thông báo này như căn cứ vào lịch nghỉ tết của nhà nước hay căn cứ vào quyết định của Ban giám đốc công ty, căn cứ vào nhu cầu khả năng của doanh nghiệp, hay căn cứ vào văn bản pháp luật nào đó cần ra thông báo để mọi người tiếp thu và thực hiện tránh làm trái quy định của pháp luật… Tiếp theo cần trình bày rõ nội dung của bản thông báo này như thông báo về lịch nghỉ tết sẽ kéo dài từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu để các toàn thể công nhân viên nắm được và thực hiện đồng loạt, nhất quán.
– Có thể chia các thông báo có nhiều nội dung thành các mục, các điều cho dễ nhớ.
Trong thông báo cần đề cập ngay vào nội dung cần thông tin mà không cần nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản. Loại thông báo nhằm giới thiệu các đạo luật hay chủ trương, chính sách thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó trước khi nêu những nội dung khái quát.
– Thông báo cho các thí sinh trúng tuyển biết để tập trung dự khóa học đúng thời gian, địa điểm. Ngoài ra phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao kiểu công văn hoặc xác định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy.
– Phần đại diện ký thông báo: không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan, mà các trưởng phó phòng ban có trách nhiệm về các lĩnh vực trên như: phòng giáo vụ, đào tạo ở các trường, văn phòng hay phòng tổ chức, phòng hành chính… ở các cơ quan được quyền ký và trực tiếp thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan.
Tại sao khi thay đổi địa chỉ nhà cung cấp phải gửi thông báo cho khách hàng?
Doanh nghiệp khi thay đổi địa chỉ công ty hay còn gọi là thay đổi trụ sở của doanh nghiệp thì việc bắt buộc khách hàng phải thực hiện là nộp hồ sơ thông báo sự thay đổi đến các cơ quan chức năng có thẩm quyền theo đúng quy định của luật doanh nghiệp cùng các văn bản hướng dẫn có liên quan.
Ngoài ra Doanh nghiệp còn phải gửi văn bản, thông báo đến cho khách hàng được biết.
Việc doanh nghiệp gửi thông báo cho khách hàng về việc thay đổi địa chỉ công ty là việc làm cần thiết. Bởi thông qua việc gửi thông báo, khách hàng sẽ nắm bắt được rõ ràng những thay đổi của doanh nghiệp, tránh việc khách hàng, đối tác tìm đến các địa chỉ cũ, vừa mất thời gian, công sức mà lại không đạt được hiệu quả.
Đồng thời, thông qua việc thông báo doanh nghiệp cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình, gửi văn bản thông báo vừa đỡ mất thời gian mà khi nhận được thông báo khách hàng lại cảm thấy hài lòng với dịch vụ chăm sóc của doanh nghiệp.
Hơn nữa qua thông báo, Khách hàng cũng cảm nhận được sự trân trọng, tôn trọng mà Doanh nghiệp muốn gửi đến, từ đó sẽ muốn đồng hành, gắn bó dài lâu với công ty.
Hình thức gửi thông báo thay đổi địa chỉ nhà cung cấp cho khách hàng
Thực tế, mỗi công ty sẽ có những hình thức gửi thông báo thay đổi địa chỉ khác nhau.
Có những công ty sử dụng hình thức gửi thông báo thông qua email để gửi đến đối tác, khách hàng. Một số công ty lại chọn cách gửi thông báo thông qua việc nhắn tin, gọi điện. Một số khác doanh nghiệp lại chọn hình thức gửi thông báo bằng việc cập nhật sự thay đổi trên trang chủ của công ty để thông báo cho tất cả các khách hàng.
Song dù cho bằng hình thức gửi thông báo nào thì thông tin thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp cần phải được thực hiện chi tiết, rõ ràng. Nhất là phần địa chỉ thay đổi cần đáp ứng được các thông tin của doanh nghiệp trong việc chọn trụ sở mới.
Ngoài ra khi gửi thông tin thông báo thay đổi địa chỉ khách hàng thì doanh nghiệp nên thực hiện ngay sau khi có sự thay đổi, nhất là các đơn vị thực hiện hoạt động kinh doanh mua sắm hàng hóa, hay các dịch vụ công cộng, dịch vụ của ngân hàng.
Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ nhà cung cấp
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……….., ngày … tháng … năm ….
THÔNG BÁO THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY
Kính gửi: Quý khách hàng, Quý đối tác;
Căn cứ vào Luật doanh nghiệp năm 2020;
Căn cứ vào giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do Phòng đăng ký doanh nghiệp của Sở kế hoạch đầu tư tỉnh ……………….. cấp ngày……………………………
Công ty ……………..…. xin trân trọng thông báo đến quý khách hàng, đối tác về việc thay đổi địa chỉ trụ sở giao dịch (địa chỉ công ty) ………………….. kể từ ngày … tháng … năm … như sau:
……………………………. ……………………………(TÊN GIAO DỊCH CỦA CÔNG TY)
Địa chỉ trụ sở cũ:
…………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………..
Địa chỉ trụ sở mới:
………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..Kể từ ngày ……… tháng ……… năm …….. công ty chúng tôi chuyển trụ sở công ty về địa chỉ mới. Các giao dịch kinh doanh, lịch hẹn tại công ty……………………..vui lòng liên hệ tại địa chỉ công ty mới theo số điện thoại…………………………………………
Thông báo này, được thông báo thay cho công văn và thư gửi tới các đối tác và khách hàng của chúng tôi. Mọi hoạt động khác của chúng tôi, không có sự thay đổi.
Chúng tôi hy vọng sẽ nhận được sự hỗ trợ, hợp tác tốt hơn trong thời gian sắp tới của quý khách hàng, đối tác, cổ đông
Trân trọng cảm ơn!
TỔNG GIÁM ĐỐC/GIÁM ĐỐC
(Ký tên và đóng dấu)
Tải Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ nhà cung cấp tại đây.
Loading…
Reload document 
Open in new tab Doanh nghiệp thực hiện mẫu thông báo thay đổi địa chỉ nhà cung cấp gửi khách hàng cần chú ý trong nội dung thông báo đảm bảo các nội dung về:
+ Quốc hiệu tiêu ngữ và tên của thông báo;
+ Ngày tháng năm thực hiện soạn thảo thông báo thay đổi địa chỉ doanh nghiệp;
+ Các căn cứ để đưa ra thông báo thay đổi địa chỉ;
+ Phải có phần kính gửi các đối tác, khách hàng;
+ Địa chỉ giao dịch trước đây là tại địa chỉ nào?
+ Địa chỉ giao dịch sau khi thay đổi là địa chỉ nào?
+ Thời điểm thay đổi địa chỉ áp dụng từ khi nào?
+ Sau khi địa chỉ công ty thay đổi thì các thông tin khác liên quan về ngân hàng, số điện thoại….có thay đổi không?
+ Lời cảm ơn đến Khách hàng;
+ Nơi nhận thông báo gồm những bộ phận, phòng ban, khách hàng như thế nào?
+ Chữ ký và đóng dấu của người đại diện công ty.
Hướng dẫn soạn thông báo thay đổi địa chỉ nhà cung cấp
Thông báo thay đổi địa chỉ công ty đến Khách hàng là việc làm quan trọng, nên việc doanh nghiệp bằng các hình thức khác nhau mà gửi thông báo thay đổi cho đối tác khách hàng cũng cần cẩn thận và đáp ứng được các tiêu chí về cả thể thức lẫn nội dung.
Để đảm bảo được các tiêu chí này, thì trong quá trình soạn thảo Doanh nghiệp cần lưu ý:
+ Phần hình thức phải đáp ứng đúng quy định về thể thức cơ bản trong văn bản hành chính.
+ Nội dung căn cứ cho việc thay đổi địa chỉ cần rõ ràng.
Ví dụ: Căn cứ vào Luật doanh nghiệp cùng quyết định họp của Hội đồng quản trị và dựa trên căn cứ của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau khi thay đổi mà sở kế hoạch đầu tư cấp…
+ Thông tin địa chỉ cũ của doanh nghiệp cần ghi chính xác đầy đủ theo đúng giấy chứng nhận trước đây đã được sở kế hoạch cấp.
+ Thông tin địa chỉ mới của doanh nghiệp tại địa chỉ nào thì cũng ghi đúng theo giấy chứng nhận sau khi được sở kế hoạch đầu tư cấp khi doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục tại phòng đăng ký kinh doanh.
+ Sau khi chuyển đổi trụ sở mà doanh nghiệp có những thay đổi gì khác kèm theo thì cần trình bày luôn khi soạn thảo, nhất là với các trường hợp thay đổi về tài khoản ngân hàng hay về thông tin liên quan đến con dấu, hóa đơn thuế…
+ Cuối mẫu thông báo phải thực hiện lời cảm ơn và mong được sự hợp tác giúp đỡ tiếp theo từ đối tác và khách hàng.
Khuyến nghị
Với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn”, Luật sư X sẽ cung cấp dịch vụ tư vấn luật hành chính tới quý khách hàng. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Mời bạn xem thêm bài viết
- Quy định về đăng ký phương tiện thủy nội địa
- Đăng ký hóa đơn cho công ty mới thành lập
- Phí yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai
Thông tin liên hệ
Luật sư X đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề “Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ nhà cung cấp“. Ngoài ra, chúng tôi có hỗ trợ dịch vụ pháp lý khác liên quan đến vấn đề tư vấn pháp lý về thủ tục ly hôn nhanh gọn. Hãy nhấc máy lên và gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833.102.102. để được đội ngũ Luật sư, luật gia giàu kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ, đưa ra giải đáp cho quý khách hàng.
- FaceBook: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Qua những phân tích ở trên, ta có thể thấy thông báo gần giống với việc sử dụng công văn. Để tránh nhầm lẫn, ta cần phân biệt được sự khác nhau giữa thông báo và công văn.
Sự phổ biến của thông báo thường rộng hơn so với công văn, đối tượng hướng tới của thông báo không nhằm vào một đối tượng xác định, còn công văn thì ngược lại, do đó ở đầu công văn luôn có phần kính gửi.
Về hình thức trình bày: Thông báo có tên gọi rõ ràng còn công văn thì không có, thông báo không có phần kính gửi còn công văn thì ngược lại, thông báo không ghi cụ thể là cơ quan hay cá nhận ở đầu văn bản như công văn.
Thông báo được dùng chủ yếu là làm nổi bật thông tin cần truyền đạt, không hoặc rất ít quan tâm tới việc thiết lập và duy trì mối quan hệ giữa người thông báo và người nhận thông báo, trong khi công văn rất chú ý tới mỗi quan hệ này.
Khi sử dụng thông báo cần quan tâm tới việc cung cấp cho người đọc thông tin nhất định mà chủ thể của thông báo hướng tới, thông tin do ý chí lựa chọn của hai bên. Ngược lại đối với công văn người soạn thảo mong muốn nhận được sự hợp tác của người nhận công văn.
Trong nhiều trường hợp, thông báo không nhất thiết phải có đối tượng cụ thể mà có thể được gửi tới tất cả cả đối tượng cần thiết, được niêm yết tại nơi công cộng, đăng trên tất cả các phương tiện truyền thông ai cũng có thể tiêp cận. Còn đối với công văn thì chỉ có nội bộ giữa các bên hoặc nơi các cơ quan ban hành công văn cho rằng có nhu cầu sử dụng.
– Thông báo truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định, chỉ thị của cấp trên
Đối với loại thông báo này, cần phải đạt được những nội dung chủ yếu: tóm tắt lại nội dung cơ bản của chủ trương, chính sách, chỉ thị,.. yêu cầu quán triệt, kế hoạch triển khai và tên văn bản cần truyền đạt hoặc mục đíc cách, chủ trương cần truyền đạt.
– Thông báo về kết quả các hội nghị, cuộc họp.
Với loại thông báo này cần nêu được các thông tin về thời gian, địa điểm,tóm tắt được nội dung của hội nghị, cuộc họp, tóm tắt các quyết định, nghị quyết của cuộc họp nếu có, nhấn mạnh thông tin đã thông báo.
– Thông báo về sự thay đổi trong hoạt động của bộ máy lãnh đạo, thay đổi cơ quan chủ quản, thay đổi phạm vi hoạt động, địa giới hành chính.
– Thông báo về nhiệm vụ được giao
Với loại thông báo này cần ghi ngắn gọn những nội dung cần triển khai, thực hiện, thông báo về thông tin hoạt động cần nêu rõ được nội dung hoạt động quản lý, lý do tiến hành và thời gian tiến hành hoạt động đó.
– Thông báo về tuyển dụng công chức, viên chức
Đây là văn bản đẻ gửi thông tin đến cơ quan, tổ chức, cá nhân về nhu cầu, vị trí,.. cần tuyển dụng của một cơ quan, nhà nước, đơn vị sự nghiệp.
– Thông báo về hiệu lực của điều ước quốc tế
Nội dung của văn bản này thông báo về hiệu lực của các điều ước quốc tế như Hiệp định tương trợ tư pháp, Hiệp định thương mại…
Khổ giấy hiện nay theo tiêu chuẩn quốc tế EN ISO 216 xuất phát từ DIN 476 do Viện tiêu chuẩn Đức đưa ra năm 1922, song song với tiêu chuẩn đó còn có hệ thống khác như tại Hoa Kỳ và Canada. Và ở Việt Nam đang áp dụng khổ giấy do Viện tiêu chuẩn Đức đưa ra. Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì trong văn bản hành chính sẽ lựa chọn khổ giấy A4 với kích thước là 210 mm x 297 mm.
