Bảo hiểm xã hội không chỉ là quyền mà còn là nghĩa vụ của mỗi người. Để các thủ tục hành chính trong vấn đề này được diễn ra nhanh chóng nhà nước đã áp dụng các phần mềm điện tử để hỗ trợ người dân tiếp cận với bảo hiểm xã hội một cách thuận lợi hơn. Để có thể kê khai bảo hiểm xã hội thì cá nhân và các doanh nghiệp không phai trực tiếp đến với các cơ quan bảo hiểm xã hội mà có thể thực hiện ngay tại nhà. Điều này sẽ khuyến khích mọi người chủ động tham gia bảo hiểm xã hội nhiều hơn. Dù phổ biến nhưng không phải ai cũng nắm được cách thức kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng. Vì vậy hôm nay Luật sư X sẽ gửi đến bạn đọc bài viết “Hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng“.
Căn cứ pháp lý
Kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng là gì?
Khai bảo hiểm xã hội qua mạng là việc các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kê khai và nộp hồ sơ BHXH qua Internet. Việc khai bảo hiểm xã hội qua hệ thống mạng được triển khai từ năm 2015. Các hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử sẽ được cơ quan bảo hiểm chấp nhận như hồ sơ giấy của người tham gia nộp tại cơ quan bảo hiểm.
So với hình thức kê khai bảo hiểm xã hội truyền thống thì việc khai BHXH qua mạng sẽ mang tới nhiều lợi ích hơn cho các đơn vị sử dụng lao động, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao vấn đề bảo mật hồ sơ người lao động.
Hướng dẫn hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng lần đầu
Theo quy định tại điều 99 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, trong vòng 30 ngày kể từ thời điểm giao kết hợp đồng lao động, đơn vị sử dụng lao động sẽ phải nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm.
Sau khi được cấp mã đơn vị, doanh nghiệp có thể kê khai BHXH trực tuyến trên cổng dịch vụ công BHXH theo các bước sau:
Bước 1: Kê khai danh sách
Tại góc bên trái màn hình bạn bấm chọn “Danh sách thủ tục”. Nhấp chọn vào biểu tượng ở cột kê khai ở bên phải giao diện để chuyển sang màn hình “Chọn kỳ kê khai”.
Bước 2: Đăng ký thời gian kê khai
Bạn thay đổi kỳ kê khai và số lần kê khai trước khi xác nhận trên hệ thống, nhỏ hơn hoặc bằng lần kê khai gần nhất.
Bấm “Xác nhận” để chuyển sang bước tiếp theo hoặc “Đóng” để bỏ các thao tác bạn vừa điều chỉnh.
Bước 3: Chọn danh sách lao động
Trên màn hình kê khai, bạn bấm “Chọn lao động” để hiển thị danh sách lao động. Người dùng nhập các thông tin đầy đủ vào ô Mã nhân viên; Họ và tên; Phòng ban,… Bấm vào ô vuông phía trước tên người lao động để tùy chọn danh sách theo ý muốn.
Tiếp theo, bạn bấm chọn “Xác nhận” để xóa người lao động khỏi danh sách đang kê khai hoặc nếu bạn muốn hủy bỏ lệnh thì bấm chọn “Đóng” để thoát về màn hình kê khai.
Bước 4: Thiết lập hồ sơ
Bạn nhập các thông tin vào ô bắt buộc trên màn hình lập hồ sơ. Để lưu hồ sơ, nhấp vào nút “Lưu” trên màn hình kê khai.
Sau đó bạn nhấp chọn ô “Kê khai” để lưu và kiểm tra dữ liệu, lịch sử, trạng thái danh sách lao động. Sau khi đã lưu dữ liệu, người dùng có thể chuyển đến hồ sơ BHXH Việt Nam. Hệ thống cũng sẽ báo cho người dùng biết nếu thiếu danh sách hoặc sai dữ liệu.
Bước 5: Nộp hồ sơ
Hệ thống BHXH Việt Nam chỉ tiếp nhận các hồ sơ đã hoàn thành đầy đủ các thông tin ở trạng thái “Lưu”.
Bạn cần nhập đủ và đúng yêu cầu của hệ thống kê khai, sau đó bấm chọn “Kê khai”. Tiếp theo chọn “ Xác nhận hồ sơ” để giữ nguyên các dữ liệu từ đợt kê khai trước đó rồi chuyển sang “Ký sổ”.
Ở bước “Ký sổ”, người dùng chọn chữ ký thích hợp rồi bấm chọn “OK” để di chuyển sang bước nhập mật khẩu xác nhận. Để hủy bỏ thao tác chữ ký đã chọn, bạn bấm “Cancel”.
Bên góc trái của thanh menu, bạn vào ô “Lịch sử kê khai” để xem trạng thái lịch sử, xem hoặc chỉnh sửa. Tại cột trạng thái ghi chú “Đã lưu”, người dùng có thể tiến hành “Nộp” ở ô kế bên. Sau khi hoàn thành bước “Nộp” thì có thể thực hiện bước “Ký sổ” như trên.
Để chắc chắn đã “ Nộp” hồ sơ hay chưa, bạn kiểm tra lại thanh trạng thái để hệ thống Bảo hiểm Xã hội tiếp nhận hồ sơ của bạn.
Bước 6: Xuất mẫu về dạng PDF
Bạn thực hiện các bước sau đây để xuất mẫu sang dạng PDF để tải về thiết bị.
Xuất mẫu: Trên màn hình lập hồ sơ, bạn nhấp vào “Xuất mẫu” sau đó chọn “Xem” ở khung Danh sách tờ khai.
Tải file PDF về máy: Trên màn hình xem mẫu, bạn chọn “Tải xuống” để lưu file hồ sơ dạng PDF về thiết bị.
Hoàn thành 6 bước trên đây là doanh nghiệp đã thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng đúng theo yêu cầu.
Lưu ý: khi có thông báo của cơ quan BHXH, doanh nghiệp cần sửa đổi tờ khai trong thời hạn quy định.
Các lưu ý khi kê khai BHXH
Để việc kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng lần đầu tiên được diễn ra một cách thuận lợi và nhanh chóng, người dùng cần phải đảm bảo những yếu tố sau:
Đường truyền mạng Internet ổn định: Đường truyền Internet ổn định sẽ giúp doanh nghiệp thao tác kê khai nhanh và dễ dàng hơn. Việc nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH cũng trở nên suôn sẻ hơn so với tình trạng mạng tắc nghẽn, đường truyền yếu.
Chữ ký điện tử: Chữ ký điện tử hay còn được gọi là chữ ký số. Đây là một phần quan trọng, không thể thiếu trong việc nộp tờ khai BHXH điện tử. Doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số trước khi thực hiện các nghiệp vụ trực tuyến.
Phần mềm kê khai: Đây là một công cụ không thể thiếu trong quá trình giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội. Các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nên lựa chọn phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử dễ sử dụng, đơn giản, trực quan để dễ dàng thao tác.
Trên đây là hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng lần đầu đối với các đơn vị sử dụng lao động. Kê khai BHXH trên cổng dịch vụ công là nghiệp vụ bắt buộc với các doanh nghiệp. Hy vọng với hướng dẫn trên đây, đơn vị đã biết cách thực hiện kê khai, tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh phải sửa tờ khai nhiều lần.
Mời bạn xem thêm
- Mất sổ bảo hiểm xã hội làm lại ở đâu?
- Năm 2022, người lao động có được tự chốt sổ bảo hiểm xã hội?
- Giám đốc có được đóng bảo hiểm xã hội hay không?
Thông tin liên hệ
Trên đây là bài viết Luật sư X tư vấn về ” Hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng“. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả. Đội ngũ luật sư của Công ty Luật sư X luôn sẵn sàng lắng nghe và giải đáp mọi vướng mắc liên quan đến dịch vụ thám tử; Văn phòng thám tử tận tâm; văn phòng dịch vụ thám tử của bạn. Nếu có những vấn đề nào chưa rõ cần được tư vấn thêm quý độc giả hãy liên hệ ngay tới hotline 0833 102 102 để được các chuyên gia pháp lý của Luật sư X tư vấn trực tiếp.
Câu hỏi thường gặp
Chữ ký điện tử hay còn được gọi là chữ ký số. Đây là một phần quan trọng, không thể thiếu trong việc nộp tờ khai BHXH điện tử. Doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số trước khi thực hiện các nghiệp vụ trực tuyến.
Hệ thống BHXH Việt Nam chỉ tiếp nhận các hồ sơ đã hoàn thành đầy đủ các thông tin ở trạng thái “Lưu”.
Bạn cần nhập đủ và đúng yêu cầu của hệ thống kê khai, sau đó bấm chọn “Kê khai”. Tiếp theo chọn “ Xác nhận hồ sơ” để giữ nguyên các dữ liệu từ đợt kê khai trước đó rồi chuyển sang “Ký sổ”.
Có thể thực hiện báo tăng, báo giảm lao động trên cổng thông tin điện tử của bảo hiểm xã hội.
Trên màn hình kê khai, bạn bấm “Chọn lao động” để hiển thị danh sách lao động. Người dùng nhập các thông tin đầy đủ vào ô Mã nhân viên; Họ và tên; Phòng ban,… Bấm vào ô vuông phía trước tên người lao động để tùy chọn danh sách theo ý muốn.
