Hóa đơn điện tử khi xuất phải đầy đủ nội dung cũng như tuân thủ về hình thức, chẳng hạn như đầy đủ thông tin của bên mua, số hóa đơn, tên hóa đơn, ký hiệu của hóa đơn,… Hiện nay, có một số hóa đơn còn có thêm thông tin của bên bán, chẳng hạn như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ công ty,… Tuy nhiên, vì một số lý do, tên công ty thay đổi vì vậy các hóa đơn đã phát hành phải thay đổi. Vậy xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên công ty như thế nào? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Luật sư 247 để biết thêm quy định pháp luật về vấn đề này nhé!
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
- Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên công ty như thế nào?
Hóa đơn điện tử khi xuất phải có thông tin của bên mua, chẳng hạn như tên công ty, địa chỉ, mã số thuế,… Khi thay đổi tên công ty, công ty đó phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin tên công ty. Dưới đây là quy định pháp luật về xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên công ty.
Hóa đơn điện tử hiện nay được nhiều doanh nghiệp sử dụng như doanh nghiệp ngành luật thực hiện các thủ tục chuyển đất ao sang thổ cư, làm giấy tờ hành chính, nhiều khi viết thay đổi tên công ty trên hóa đơn, dù là gì thì bạn nên làm theo quy định.
Căn cứ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các công văn hướng dẫn liên quan.
Dưới đây là cách xử lý hóa đơn điện tử sai tên công ty tương ứng với từng trường hợp cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty chưa gửi cho người mua
Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua mà sai tên công ty thì người bán:
Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT => Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty, không sai các nội dung khác đã gửi cho người mua
(1) Hóa đơn điện tử có mã sai tên công ty đã gửi cho người mua
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế, các nội dung thì người bán:
Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.
(2) Hóa đơn điện tử không có mã sai tên công ty đã gửi cho người mua
– Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế:
Bước 1: Trong trường hợp này, người bán có thể hủy hóa đơn đã lập sai tên, địa chỉ của người mua, và lập hóa đơn thay thế như sau:
Bước 2: Người bán và người mua tiến hành lập Biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
Bước 3: Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập
Bước 4: Sau đó chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
Bước 5: Gửi biên bản ghi nhận sai sót và hóa đơn điện tử thay thế cho người mua và không phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT.
– Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, đã gửi dữ liệu cho cơ quan thuế:
Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty và nội dung khác đã gửi cho người mua
Hóa đơn điện tử có mã/không mã sai tên công ty và có sai: mã số thuế; số tiền ghi trên hóa đơn;thuế suất; tiền thuế/hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý sau:
Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Lưu ý: Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót (trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót – thực hiện làm theo cách 1):
Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
Trường hợp 4: Hóa đơn điện tử sai tên công ty do cơ quan thuế phát hiện
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo mẫu 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót.
Theo thời hạn ghi trong thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2, quá thời hạn thông báo lần 2 mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điều chỉnh có hủy được không?
Pháp luật quy định đối với những hóa đơn bị sai thì có những trường hợp có thể điều chỉnh, sửa đổi được. Tuy nhiên có những trường hợp phải hủy hóa đơn đã phát hành. Khi hóa đơn có sai sót, cá nhân, tổ chức phải tìm hiểu quy định pháp luật để xác định trường hợp hóa đơn bị sai có thể điều chỉnh hay phải hủy hóa đơn. Dưới đây là quy định pháp luật cụ thể về hóa đơn điều chỉnh.
Căn cứ tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về việc xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót như sau:
Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp
1. Đối với hóa đơn điện tử:
c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
Đồng thời, tại Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 Tổng cục Thuế cũng hướng dẫn như sau:
Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) và phát hiện hóa đơn F1 vẫn bị sai thì:
- Nếu lựa chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (lúc này hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).
- Nếu lựa chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (lúc này hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).
Như vậy, trường hợp đã thực hiện xuất hoá đơn điều chỉnh/thay thế hoá đơn điện tử có sai sót trước đó, nếu hoá đơn điều chỉnh/thay thế tiếp tục có sai sót thì không được huỷ hoá đơn điều chỉnh/thay thế mà phải thực hiện xuất hoá đơn điện tử điều chỉnh/thay thế cho hoá đơn điều chỉnh/thay thế có sai sót.
Tức là đã lựa chọn phương thức điều chỉnh thì phải tiếp tục điều chỉnh, đã thay thế thì phải tiếp tục thay thế đến khi nào đúng thì dừng. Không được hủy hóa đơn điều chỉnh/thay thế để lập hóa đơn mới cũng không được đang điều chỉnh chuyển sang lập hóa đơn thay thế.
Cách lập mẫu 04/SS-HĐĐT như thế nào?
Khi cá nhân, tổ chức sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ xuất hóa đơn bị sai thì phải thực hiện thủ tục, hồ sơ điều chỉnh hóa đơn bị sai. Trong hồ sơ điều chỉnh hóa đơn thì phải có mẫu đơn điều chỉnh/hủy/thay thế/giải trình hóa đơn điều chỉnh. Dưới đây là hướng dẫn điền các thông tin trong Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Thông báo hóa đơn điện tử được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP có dạng như sau:
Để lập biểu mẫu, cần lưu ý các thông tin, nội dung điền như sau:
- Kính gửi: Ghi cơ quan thuế quản lý trực tiếp của đơn vị;
- Tên người nộp thuế: Tên đơn vị theo Giấy phép đăng ký kinh doanh
- MST: Ghi MST của đơn vị;
- [2] Mã CQT cấp: Chỉ ghi mã cơ quan thuế cấp đối với hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế;
- [3] Ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn: Ghi theo quy định tại Thông tư 78;
- [4] Số hóa đơn điện tử: Ghi số hóa đơn điện tử cần điều chỉnh, bổ sung;
- [5] Ngày lập hóa đơn;
- [6] Loại áp dụng hóa đơn điện tử;
- [7] Hủy/Điều chỉnh/Thay thế/Giải trình: Ghi “Điều chỉnh”;
- [8] Lý do: Ghi lý do điều chỉnh hóa đơn điện tử.
Khuyến nghị
Luật sư 247 là đơn vị pháp lý đáng tin cậy, những năm qua luôn nhận được sự tin tưởng tuyệt đối của quý khách hàng. Với vấn đề Xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử Công ty Luật sư 247 luôn hỗ trợ mọi thắc mắc, loại bỏ các rủi ro pháp lý cho quý khách hàng.
Thông tin liên hệ
Vấn đề Xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên công ty như thế nào? đã được Luật sư 247 giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty Luật sư 247 chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc hay nhu cầu dịch vụ của quý khách hàng liên quan tới tư vấn pháp lý về chuyển đất ao sang thổ cư. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại. Chi tiết vui lòng liên hệ tới hotline: 0833102102.
Mời bạn xem thêm
- Những trường hợp được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Thời gian cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu là bao lâu?
- Sang tên sổ đỏ của người đã mất có di chúc như thế nào?
Câu hỏi thường gặp
Ký hiệu trên hóa đơn điện tử được quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC bao gồm các nội dung thể hiện chính:
+ Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên
+ Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
Nội dung thể hiện trên hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, theo đó, chữ ký số của người bán và người mua là một phần nội dung của hóa đơn điện tử, trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Do đó, đối chiếu với hai quy định trên thì hóa đơn điện tử có những ký hiệu sau sẽ không bắt buộc phải có chữ ký số:
+ Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Do đó, hóa đơn điện tử có các ký hiệu được quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC sẽ không cần chữ ký số của người mua. Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.
Ví dụ: “1C22TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. Đây là hóa đơn điện tử nên không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua
+ Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua. Do đó, hóa đơn điện tử có chữ L không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.
Vi dụ: “1C23LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh nên không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.
+ Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán. Hóa đơn điện tử bán xăng dầu có ký hiệu chung là chữ T nên hóa đơn có chữ T mà do tổ chức bán xăng dầu phát hành không cần chữ ký số của cả người mua và bán.
Ví dụ: “1C22TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. Nếu đây là hóa đơn điện tử do tổ chức bán xăng dầu phát hành thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua và bán.
+ Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã). Ký hiêu của tem, vé, thẻ là 5, chữ G áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng; chữ H áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng. và K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.
Vi dụ: “5K23GYY” – là tem, vé, thẻ giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn giá trị gia tăng do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. Trường hợp này không cần chữ ký số cả người bán.
+ Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán.
Ví dụ: “1C22TAA” nếu đây là chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán.
+ Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế không bắt buộc có chữ ký số. Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
Vi dụ: “1C23MBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền nên không bắt buộc có chữ ký số của cả người mua và bán.
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có thể hiểu:
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, bao gồm:
+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
