Thủ tục hủy hóa đơn điện tử không sử dụng nữa như thế nào?

Hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy đều phải bảo quản, lưu trữ trong một thời hạn luật định. Sau thời hạn này, cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có thể tiến hành hủy hóa đơn. Thủ tục hủy hóa đơn sẽ thực hiện theo quy định pháp luật. Những hóa đơn không sử dụng nữa khi đã lưu trữ đủ thời hạn luật định sẽ tiến hành hủy. Vậy thủ tục hủy hóa đơn điện tử không sử dụng nữa như thế nào? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Luật sư 247 để biết thêm quy định pháp luật về vấn đề này nhé!

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
• Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Khi nào được hủy hóa đơn điện tử?

Theo quy định pháp luật, có những trường hóa đơn điện tử bị sai thì có thể sửa chữa bổ sung nhưng có những trường hợp bắt buộc phải hủy hóa đơn điện tử bị sai. Dưới đây là các trường hợp được hủy hóa đơn theo quy định pháp luật.

Hủy hóa đơn được giải thích tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, theo đó, hủy hóa đơn là việc làm cho hóa đơn không còn giá trị sử dụng. Như vậy, có thể hiểu hủy hóa đơn điện tử là việc làm cho hóa đơn điện tử không còn giá trị sử dụng.

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử viết sai, đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua theo quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

• Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót, nhưng người bán chưa gửi cho người mua, lúc này người bán sẽ thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn mới.
• Đối với hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua thì không được thực hiện hủy hóa đơn mà chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Trường hợp 2: Khi thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn mẫu cũ sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, nếu doanh nghiệp vẫn còn tồn hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ, doanh nghiệp phải tiến hành hủy hết các hóa đơn này.

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử không sử dụng nữa như thế nào?

Khi hóa đơn điện tử bị sai thuộc các trường hợp được hủy hóa đơn thì người bán cần phải thực hiện đúng trình tự, thủ tục hủy hóa đơn điện tử theo quy định. Hóa đơn không sử dụng nữa cũng được hủy. Dưới đây là quy định về thủ tục hủy hóa đơn điện tử.

Căn cứ quy định tại điểm a khoản 1 Điều 7 thì trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế thì người bán sử dụng mẫu số 04/SS-HDĐT để thông báo đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Tuy nhiên, người bán nên thực hiện việc thông báo ngay khi phát hiện hóa đơn có sai sót trong trường hợp phải hủy để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi hủy hóa đơn quá thời hạn.

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã bị viết sai, nhưng bên bán chưa gửi cho bên mua thì phải thực hiện hủy hóa đơn. Cụ thể thủ tục hủy hóa đơn được quy định như sau:

Bước 1: Thực hiện thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới

Ở bước này, kế toán thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử mới như bình thường, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. 

Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót

Sau khi đã thực hiện các bước trên, chọn hóa đơn có sai sót và chọn xóa/hủy bỏ hóa đơn này.

Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn

Để tránh rủi ro khi cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp nên lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn với phía người mua. 

Bước 5: Tra cứu

Để chắc chắn hóa đơn đã được hủy bỏ, doanh nghiệp kiểm tra xem đã nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế chưa, đồng thời truy cập trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để kiểm tra trạng thái hóa đơn đó để đảm bảo chắc chắn.

Trường hợp 2:  Hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Căn cứ theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn về việc tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế thì trình tự, thủ tục hủy hóa đơn giấy được thực hiện như sau:

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:

• Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh)
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy

Trong đó, phải ghi chi tiết các thông tin: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

• Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Thông báo kết quả hủy hóa đơn được làm theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Thủ tục tiêu hủy hóa đơn gồm các bước sau:

Bước 1:  Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn.(trừ Hộ, cá nhân kinh doanh)

Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.

Bước 2: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.

Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn.

Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

Bước 4: Làm thông báo kết quả hủy hóa đơn

• Số lượng: 2 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp
• Thời hạn gửi thông báo kết quả: chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn.

Khi doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn giấy phải tuân thủ theo quy định về thời hạn hủy hóa đơn được quy định tại khoản 1 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
• Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Vi phạm quy định về hủy hóa đơn bị xử phạt bao nhiêu?

Hủy hóa đơn điện tử cũng phải thực hiện theo quy định. Cá nhân, tổ chức sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không được tùy tiện hủy hóa đơn. Trường hợp cá nhân, tổ chức sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ tùy tiện hủy hóa đơn thì sẽ bị xử lý theo quy định. Dưới đây là các quy định về xử lý vi phạm về hủy hóa đơn.

Nhiều ngành nghề khi kinh doanh hiện nay như làm dịch vụ luật trong đó có luật đất đai phải giải quyết giấy tờ đất đai, đóng thuế làm sổ đỏ, khi có doanh thu cũng hay xảy ra tình trạng hủy hóa đơn. Vì vậy có quy định về xử lý khi hủy hóa đơn.

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định hủy, tiêu hủy hóa đơn như sau:

Điều 27. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn

1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;

b) Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;

c) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;

b) Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;

c) Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;

d) Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;

đ) Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;

e) Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.

4. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.

Theo đó, có thể bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng tùy vào hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn. Ngoài ra, chủ thể bị buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn để thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả.

Khuyến nghị

Đội ngũ luật sư, luật gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ làm hóa đơn điện tử Luật sư 247 với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.

Thông tin liên hệ

Luật sư 247 sẽ đại diện khách hàng để giải quyết các vụ việc có liên quan đến vấn đề Thủ tục hủy hóa đơn điện tử không sử dụng nữa như thế nào? hoặc cung cấp các dịch vụ khác liên quan như là dịch vụ thuế làm sổ đỏ. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào. Hãy liên lạc với số hotline 0833102102 để được trao đổi chi tiết, xúc tiến công việc diễn ra nhanh chóng, bảo mật, uy tín.

Mời bạn xem thêm

• Những trường hợp được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
• Thời gian cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu là bao lâu?
• Sang tên sổ đỏ của người đã mất có di chúc như thế nào?

Câu hỏi thường gặp