Con dấu của doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, được doanh nghiệp sử dụng trên các giấy tờ, chứng từ giao dịch; để thực hiện các hoạt động quản lý, kinh doanh. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp trong tiến trình hoạt động của mình lại có những thay đổi về định hướng; chính sách dẫn tới việc phải thay đổi đăng ký kinh doanh. Vậy những trường hợp bắt buộc phải thay đổi con dấu? Thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp như thế nào? Và những lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu ra sao? Bài viết sau đây, Luật sư X sẽ cung cấp những thông tin hữu ích cho quý độc giả về vấn đề này.
Căn cứ pháp lý
Dấu công ty là gì?
Chắc hẳn đối với mọi người con dấu không quá xa lạ. Bởi trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta sẽ phải tiếp xúc tương đối nhiều với con dấu.
Trong mục Giải thích từ ngữ của Nghị định 99/2016/NĐ-CP nêu rõ: “Con dấu là một phương tiện đặc biệt được sử dụng để đóng trên các giấy tờ, văn bản, tài liệu của tổ chức, cơ quan… Con dấu có giá trị xác nhận, xác minh một vấn đề, điều khoản, quyền, nghĩa vụ giữa một tổ chức này với cá nhân hay tổ chức khác”
Những trường hợp cần phải thay đổi con dấu công ty khi thay đổi đăng ký kinh doanh:
Thay đổi tên doanh nghiệp
Theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014; thì nội dung con dấu phải thể hiện được thông tin về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Do vậy, khi doanh nghiệp quyết định đổi tên thì đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải thay đổi con dấu. Trước khi đổi tên, doanh nghiệp cần phải kiểm tra xem mình đặt tên doanh nghiệp đúng theo quy định chưa? Tên doanh nghiệp có bị trùng hay không? Sau khi nhận giấy phép thay đổi tên doanh nghiệp và thay đổi con dấu, để sử dụng con dấu doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định.
Thay đổi trụ sở doanh nghiệp khác quận,huyện/tỉnh,thành phố
Căn cứ vào quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”. Con dấu doanh nghiệp thường hiển thị nội dung thông tin địa chỉ trụ sở chính. Vì vậy, khi thay đổi địa chỉ khác quận, huyện, tỉnh thành doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ; và thông báo với cơ quan đăng kí kinh doanh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính. Đồng thời, doanh nghiệp phải tiến hành khắc con dấu khác; để phù hợp với việc thay đổi địa chỉ kinh doanh mới của doanh nghiệp. Trong trường hợp con dấu doanh nghiệp không hiển thị thông tin quân/huyện, doanh nghiệp không phải khắc lại con dấu.
Thay đổi loại hình doanh nghiệp
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc quyết định tổ chức lại cơ cấu doanh nghiệp; những lý do thường gặp là: doanh nghiệp không còn đủ số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật; nên để tiếp tục kinh doanh, doanh nghiệp bắt buộc phải thay đổi loại hình hoạt động của mình; hoặc mô hình hoạt động hiện tại chưa phù hợp với điều kiện kinh tế tài chính nên doanh nghiệp quyết định thay đổi loại hình khác;… Trên thực tế, loại hình doanh nghiệp thường đi kèm với tên doanh nghiệp; và được thể hiện trên con dấu. Vì vậy khi doanh nghiệp tiến hành thay đổi mô hình hoạt động, doanh nghiệp phải thực hiện khắc con dấu mới; để các chủ thể khác nhận biết được loại hình hiện tại của doanh nghiệp.
Những trường hợp khác
Trong trường hợp mất con dấu, con dấu mờ, hỏng con dấu,… mà không thể tiếp tục sử dụng được; thì doanh nghiệp phải tiến hành thay đổi con dấu doanh nghiệp. Đối với những trường hợp con dấu bị mờ mà trên giấy tờ không nhìn rõ tên doanh nghiệp; thì cơ quan nhà nước có quyền yêu cầu doanh nghiệp thay đổi con dấu doanh nghiệp.
Với những trường hợp chưa hợp nhất đăng ký kinh doanh với đăng ký thuế làm một thì thay đổi nào cũng phải làm thay đổi con dấu.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Tùy thuộc vào việc doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi mẫu con dấu vì lý do gì (mất, hỏng, đổi tên…); mà hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau. Nếu sử dụng dịch vụ (tức uỷ quyền cho một đơn vị, tổ chức chuyên nghiệp thay mình thực hiện mọi công việc liên quan đến thay đổi mẫu con dấu); mọi người có thể bỏ qua mục này. Còn trường hợp doanh nghiệp tự thực hiện, cần nghiên cứu kỹ lưỡng thông tin. Cụ thể hồ sơ thay đổi con dấu bao gồm:
– Thông báo thay đổi dấu công ty theo mẫu quy định. Nội dung thông báo kê khai đầy đủ, rõ ràng, chi tiết thông tin: Tên doanh nghiệp; Mã số doanh nghiệp; Địa chỉ trụ sở chính; Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Nếu không có mã số doanh nghiệp); Thông tin về chi nhánh/văn phòng đại diện (Nếu doanh nghiệp thay đổi mẫu dấu cho chi nhánh/văn phòng đại diện); Mẫu con dấu, số lượng con dấu, thời điểm có hiệu lực mẫu con dấu
– Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho một cá nhân, tổ chức thực hiện đăng ký lại mẫu con dấu)
– 01 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Bản sao)
Thủ tục thay đổi con dấu được tiến hành như thế nào?
Thủ tục thay đổi dấu công ty sẽ được thực hiện lần lượt qua các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Soạn thảo công văn hủy dấu công ty cũ;
Với các công ty được thành lập trong giai đoạn dấu vẫn do cơ quan công an quản lý và cấp dấu + giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; khi tiến hành thay dấu mới cần phải trả lại dấu cũ cho cơ quan công an để hủy dấu cũ.
Bước 2: Tiến hành khắc lại dấu công ty mới
Doanh nghiệp liên hệ với các công ty khắc dấu để đặt khắc, in dấu mới (lưu ý: Ngành nghề kinh doanh khắc, in dấu mới là ngành nghề kinh doanh có điều kiện). Do đó, doanh nghiệp cần chú ý lựa chọn những doanh nghiệp có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật để khắc dấu.
Bước 3: Soạn thảo thông báo việc sử dấu mới công ty
Sau khi có dấu mới, doanh nghiệp sẽ soạn thảo thông báo về việc sử dụng dấu mới; để cập nhật mẫu dấu lên cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp.
Bước 4: Nộp thông báo về việc sử dụng dấu mới công tới cơ quan đăng ký.
Doanh nghiệp nộp thông báo sử dụng mấu dấu tới Sở kế hoạch đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính;
Bước 5: Sở kế hoạch đầu tư tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, xác thực thông tin thay đổi dấu công ty
Sở kế hoạch đầu tư sau khi tiếp nhận hồ sơ; sẽ xem xét tính pháp lý hồ sơ công bố mẫu dấu trước khi tiến hành thủ tục cập nhật mẫu dấu.
Bước 6: Sở kế hoạch đầu tư sẽ tiến hành công bố thông tin thay đổi dấu công ty
Sau khi kiểm tra hồ sơ công bố mẫu dấu và thấy hồ sơ đầy đủ và hợp lệ sẽ tiến hành công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp
Lưu ý: Các doanh nghiệp khi thay đổi dấu có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu mới với cơ quan đăng ký kinh doanh thông qua các thủ tục thông báo sử dụng mẫu dấu; đây là điều mà không phải doanh nghiệp nào cũng biết. Hậu quả là bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử phạt hành chính từ 2.000.000 đến 3.000.000 VNĐ.
Các lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu của doanh nghiệp
Thủ tục thay đổi con dấu công ty nêu trên hiện nay đã có nhiều thay đổi mới. Cụ thể như sau:
– Với các công ty được thành lập trước thời điểm 1/7/2015; dấu Công ty sẽ do cơ quan công an cấp. Do đó, khi có sự thay đổi dấu sẽ chỉ cần thực hiện Bước 1 và Bước 2 trong thủ tục nêu trên.
– Với các công ty được thành lập sau ngày 1/7/2015 đến nay; khi cần thay đổi dấu công ty, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện bước 2 theo thủ tục nêu trên; và KHÔNG cần công bố mẫu dấu công ty trước khi sử dụng.
Mời bạn tham khảo:
- Xây nhà trọ có phải đăng ký kinh doanh?
- Con dấu doanh nghiệp theo quy định của pháp luật
- Doanh nghiệp nên tạm ngừng kinh doanh hay giải thể
Thông tin liên hệ
Trên đây là bài viết của Luật sư X về vấn đề “Thay đổi đăng ký kinh doanh có phải thay đổi con dấu hay không?”. Nếu quý khách có nhu cầu soạn thảo hồ sơ ngừng kinh doanh; hoặc muốn sử dụng dịch vụ tạm ngừng kinh doanh; mời quý khách hàng liên hệ đến hotline: 0833 102 102. Hoặc thông qua các kênh sau:
- Facebook: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
– Làm lại biển đặt tại trụ sở công ty
– Thay đổi thông tin về chữ ký số
– Thay đổi thông tin về tài khoản ngân hàng
– Thông báo cho đối tác, bạn hàng về việc thay đổi tên công ty
– Thay đổi thông tin trên các Giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận
Trường hợp doanh nghiệp có các giấy phép kinh doanh đủ điều kiện kinh doanh như: Giấy phép kinh doanh lữ hành; Giấy phép xuất khẩu lao động; Giấy phép kinh doanh tư vấn du học; GCN đủ điều kiện ATTP; GCN quyền sử dụng đất; …. doanh nghiệp cần làm thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp trên các giấy phép/giấy chứng nhận này.
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 thì trước khi sử dụng; doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan ĐKKD; để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Tuy nhiên, hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2020 đã bỏ quy định này tại Luật Doanh nghiệp 2014.
Đồng nghĩa, từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.
