Quy định đóng dấu giáp lai hợp đồng như thế nào?

Chào Luật sư! Tôi đang soạn quy trình cho công ty, văn bản hơn 10 trang nên khi tôi đóng dấu, thì tôi đóng dấu giáp lai toàn bộ văn bản nhưng cấp trên của tôi yêu cầu cứ 5 trang thì đóng 1 dấu giáp lai theo như quy định của nghị định 110/2004/NĐ-CP. Mong Luật sư giải thích cho tôi quy định đóng dấu giáp lai hợp đồng được không ạ? Xin cảm ơn Luật sư!

Cảm ơn bạn đọc đã gửi câu hỏi về cho Luật sư. Sau đây, hãy cùng Luật sư 247 tìm hiểu về vấn đề “Quy định đóng dấu giáp lai hợp đồng” qua bài viết sau đây nhé!

Quy định đóng dấu giáp lai hợp đồng

Dấu giáp lai là một trong các loại dấu quan trọng. Hiểu đơn giản thì nó là cách đóng dấu lên lề phải hoặc lề trái của văn bản. Người đóng dấu phải đảm bảo hình tròn của giáp lai được in lên bề mặt của những tờ giấy xếp trồng lên nhau.

Khoản 2 Điều 13 Thông tư số 01/2011/TT-BNV nêu rõ […] dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

Theo đó, đóng dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản.

Khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu.

Theo đó, dấu giáp lai được đóng để trên tất cả các tờ của văn bản đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản.

Đóng giáp lai nhằm mục đích:

• Tránh việc thay đổi tài liệu được trình hoặc nộp đơn khi có yêu cầu giao kết hợp đồng hay làm hồ sơ để nộp lên các cơ quan Nhà nước.
• Đóng dấu giáp lai còn đảm bảo tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế. Hoặc người nào đó cố tình làm sai lệnh thông tin kết quả mà các công ty/doanh nghiệp đăng ký trước đó.

Nhìn chung thì việc đóng dấu giáp lai đảm bảo sự khách quan và chuẩn xác cho các văn bản. Vì vậy, các nội dung trong văn bản và giấy tờ cũng hạn chế tối đa tình trạng bị thay đổi.

Việc đóng dấu giáp lai mới nhất cần phải tuân theo đúng quy định tại Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư. Cụ thể như sau:

“Điều 26. Đóng dấu

• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều & dùng đúng mực dấu quy định.
• Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
• Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.”

Về giá trị pháp lý của dấu giáp lai

Thường thì con dấu giáp lai sẽ được đóng ở bên lề trái hoặc lề phải của văn bản. Chúng được xếp chồng lên các mặt của đường xếp trồng trang giấy. Con dấu hợp lệ sẽ được đóng ở cạnh phải hay vị trí giữa của phụ lục tại một loại văn bản cụ thể nào đó. Theo các quy định của Pháp Luật, dấu giáp lai sử dụng để chứng thực độ chính xác và khách quan của văn bản. Qua đó tránh tình trạng làm giả hoặc thay thế các thông tin không chuẩn xác. Dấu giáp lai sẽ được đóng toàn bộ các tờ của văn bản.

Về các văn bản, giấy tờ cần đóng dấu giáp lai

Theo Điều 20, Khoản 3, Điểm b của Nghị định 23/2015/NĐ-CP có nêu rõ văn bản cần đóng dấu giáp lai như sau:

“b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.”

Bên cạnh đó, văn bản cần được đóng dấu giáp lai cũng được quy định một cách chi tiết ở Điều 49 của Luật Công Chứng năm 2014 như sau:

“Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.”
Ngoài ra tại Khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV cũng có ghi rõ:

“2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.”

Qua những thông tin trên có thể hiểu dấu giáp lai được sử dụng để đóng cho những loại hợp đồng, giấy từ, văn bản có 2 mặt trở lên với loại bản in 1 mặt. Còn loại văn bản in 2 mặt phải đảm bảo có từ 3 trang trở lên.

Mời bạn xem thêm bài viết

• Những trường hợp không được cấp lý lịch tư pháp?
• Tờ khai thay đổi thông tin bảo hiểm xã hội
• Thủ tục thanh toán bảo hiểm tai nạn giao thông
• Kiếm tiền trên Telegram có lừa đảo không?
• Mẫu giấy mua bán đất rừng

Thông tin liên hệ

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về vấn đề “Quy định đóng dấu giáp lai hợp đồng”. Mọi thắc mắc về thủ tục pháp lý có liên quan như quản lý xin xác nhận độc thân, mã số thuế cá nhân, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân mới nhất, trích lục khai tử, mẫu trích lục hồ sơ địa chính, cấp bản sao trích lục hộ tịch, giấy phép flycam, thủ tục đăng ký bảo hộ thương hiệu độc quyền, đơn xin tạm ngừng kinh doanh, hợp pháp hóa lãnh sự ở hà nội, dịch vụ luật sư thành lập công ty trọn gói giá rẻ… Quý khách vui lòng liên hệ Luật Sư 247 để được hỗ trợ, giải đáp. 

Liên hệ hotline: 0833.102.102.

• FaceBook: www.facebook.com/luatsux
• Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
• Youtube: https://www.youtube.

Câu hỏi thường gặp