Quy định pháp luật về sử dụng hóa đơn điện tử có thể thay đổi tùy theo quốc gia và khu vực. Thông thường, quy định về hóa đơn điện tử ở các quốc gia thường có những điểm tương đồng, chẳng hạn như về chữ ký số. Hóa đơn điện tử thường cần có chữ ký số để xác minh tính toàn vẹn và tính hợp pháp của hóa đơn. Quy định này nhằm đảm bảo rằng hóa đơn không bị chỉnh sửa sau khi được tạo ra. Vậy quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Luật sư 247 để biết thêm thông tin chi tiết về vấn đề này nhé!
Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử thường phải được xác thực bởi các công cụ mã hóa và phương thức trao đổi thông tin an toàn. Ngoài ra, cần tuân thủ quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử trong một khoảng thời gian nhất định để đảm bảo khả năng kiểm tra và giám sát. Dưới đây là quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hiện hành.
Ngày 09/6/2023, Tổng cục Thuế ban hành Thông báo 411/TB-TCT về phân công thực hiện nhiệm vụ, công tác thuế trọng tâm tháng 6 năm 2023.
Trong đó, đối với nhiệm vụ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, sẽ sửa đổi, bổ sung, ban hành mới một số Nghị định, Thông tư sau đây:
Nghị định sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Thông tư sửa đổi, bổ sung Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
Như vậy, Nghị định 123 và Thông tư 78 về hóa đơn điện tử sẽ được sửa đổi, bổ sung trong thời gian tới.
Bên cạnh đó, còn có Nghị định của Chính phủ quy định về trao thưởng Hóa đơn may mắn trên toàn quốc;
Nghị quyết của Quốc hội về miễn tiền chậm nộp đối với doanh nghiệp, tổ chức phát sinh lỗ trong kỳ tính thuế năm 2022;
Nghị định gia hạn thời hạn nộp thuế tiêu thụ đặc biệt đối với ô tô sản xuất hoặc lắp ráp trong nước năm 2023;
Thông tư hướng dẫn về Thuế TNDN;
Thông tư hướng dẫn về Thuế GTGT;
Thông tư hướng dẫn sử dụng số định danh cá nhân làm mã số thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều tại Thông tư 105/2020/TT-BTC;
Thông tư sửa đổi, bổ sung Thông tư 05/2020/TT-BTC ngày 20/01/2020 của Bộ Tài chính (sửa đổi, bổ sung Thông tư 44/2017/TT-BTC) quy định Khung giá tính thuế tài nguyên đối với nhóm, loại tài nguyên có tính chất lý, hoá giống nhau;
Nghị định sửa đổi bổ sung Nghị định 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 của Chính phủ, Nghị định 65/2013/NĐ-CP ngày 27/6/2013 của Chính phủ.
Quy trình phát hành hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử thường phải tuân thủ các quy định về thuế và phải cung cấp thông tin cần thiết cho các cơ quan thuế. Điều này đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh được ghi nhận và nằm trong phạm vi của quy định thuế. Quy trình phát hành hóa đơn điện tử cũng phải dựa trên các quy định pháp luật để thực hiện.
Theo quy định tại khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 24/7/2017 sửa đổi, bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính, Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính, thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
Quy trình phát hành như sau:
Bước 1: Khởi tạo hóa đơn điện tử
Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 14/3/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ).
Bước 2: Chuẩn bị thông báo phát hành
- Theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 14/3/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).
Bước 3: Gửi thông báo phát hành đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Sử dụng hóa đơn điện tử đã rất phổ biến trong các hoạt động kinh doanh, mua bán, cung cấp dịch vụ hiện nay như làm an phí tranh chấp ranh giới đất đai, bán sản phẩm, nhà đất,.. tùy vào từng ngành để phát hành hóa đơn điện tử.
Đăng ký hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử thường phải tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu và thông tin cá nhân, như quy định GDPR (Nghị định về bảo vệ dữ liệu chung). Điều này đảm bảo rằng thông tin khách hàng được bảo vệ và không bị lạm dụng hoặc tiết lộ không đáng. Khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, người có nhu cầu đăng ký phải lưu ý những trường hợp sau:
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Theo quy định tại Điều 14 NĐ 119/2018, đăng ký hóa đơn điện tử có sử dụng mã của cơ quan thuế được quy định như sau:
- Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Cơ quan thuế gửi Thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.
- Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).
- Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế.
- Cơ quan thuế tiến hành rà soát doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền và gửi thông báo nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Theo quy định tại Điều 20 NĐ 119/2018/NĐ-CP, đăng ký hóa đơn điện tử không sử dụng mã của cơ quan thuế được quy định như sau:
- Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
- Cơ quan thuế gửi Thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.
- Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).
- Trường hợp cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Cơ quan thuế tiến hành rà soát doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và thông báo nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Khuyến nghị
Luật sư 247 tự hào là hệ thống công ty Luật cung cấp các dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Với vấn đề trên, công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đảm bảo hiệu quả với chi phí hợp lý nhằm hỗ trợ tối đa mọi nhu cầu pháp lý của quý khách hàng, tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện.
Thông tin liên hệ
Vấn đề Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đã được Luật sư 247 giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty Luật sư 247 chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc hay nhu cầu dịch vụ của quý khách hàng liên quan tới tư vấn pháp lý về an phí tranh chấp ranh giới đất đai. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại. Chi tiết vui lòng liên hệ tới hotline: 0833102102
Mời bạn xem thêm
- Những trường hợp được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Thời gian cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu là bao lâu?
- Sang tên sổ đỏ của người đã mất có di chúc như thế nào?
Câu hỏi thường gặp
Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ Quy định về hóa đơn, chứng từ được ban hành ngày 19/10/2020 chính thức bãi bỏ quy định bắt buộc các doanh nghiệp phải hoàn thành chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020. Theo đó, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định về hóa đơn điện tử cụ thể như sau:
“Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Căn cứ theo quy định tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định về các loại hóa đơn điện tử cụ thể như sau:
“Điều 5. Loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.
4. Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định.”
Như vậy, hiện nay hóa đơn điện tử bao gồm: hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng và các loại hóa đơn khác, gồm: tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.
