Con dấu là thành phần để khẳng định, đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của các văn bản. Vì vậy, pháp luật quy định cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư đúng quy định. Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư như thế nào? Cần lưu ý những vấn đề gì? Hãy cùng Luật sư 247 tìm hiểu vấn đề này nhé.
Căn cứ pháp lý
Văn thư là gì?
Văn thư là bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Tại các doanh nghiệp nhân viên văn thư sẽ thực hiện những công việc trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình thuộc bộ phận hành chính văn thư tuỳ theo đặc trưng và mô hình tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Họ chính là những nhân viên thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tuỳ theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị.
Tại các doanh nghiệp nhỏ hơn, thì thường không có bộ phận văn thư, mà thường bộ phận kế toán sẽ kèm theo luôn mảng văn thư hành chính, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị.
Công tác văn thư là gì?
Hiện nay việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được quy định tại nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Hướng dẫn công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 05/03/2020.
Có thể nói công tác văn thư là một trong những hoạt động quan trọng của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là những cơ quan, đơn vị nhà nước. Các Cơ quan Đảng , nhà nước, đoàn thể nếu muốn thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình thì đều cần dùng đến các công văn, giấy tờ nhằm phổ biến các chủ trương, đường lối, chính sách nhằm phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
Đặc biết đối với văn phòng cấp ủy là cơ quan trực tiếp giúp việc cho các cấp ủy tổ chức điều hành bộ máy hoạt động, đồng thời còn là trung tâm thông tin tổng hợp nhằm phục vụ cho lãnh đạo.
Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư như thế nào?
Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó người làm công việc văn thư luôn cần tuân thủ nghiêm túc, đúng mực theo quy định quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
– Thứ nhất, căn cứ theo quy định tại khoản 2 điều 32 nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Hướng dẫn công tác văn thư thì nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau trong quản lý con dấu là:
+ Bảo quản an toàn; sử dụng con dấu; thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan; tổ chức tại trụ sở cơ quan; tổ chức.
+ Chỉ giao con dấu; thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan; tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu; thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan; tổ chức phải được lập biên bản.
+ Phải trực tiếp đóng dấu; ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
+ Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
+ Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
Trách nhiệm quản lý con dấu hiện nay được quy định ra sao?
Theo quy định tại Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP; người đứng đầu cơ quan; tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý; sử dụng con dấu của cơ quan; tổ chức theo quy định. Theo đó; Văn thư cơ quan có trách nhiệm có trách nhiệm thực hiện như sau:
- Bảo quản an toàn; sử dụng con dấu; thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan; tổ chức tại trụ sở cơ quan; tổ chức;
- Chỉ giao con dấu; thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan; tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu; thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan; tổ chức phải được lập biên bản;
- Phải trực tiếp đóng dấu; ký số vào văn bản do cơ quan; tổ chức ban hành và bản sao văn bản;
- Chỉ được đóng dấu; ký số của cơ quan; tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan; tổ chức trực tiếp thực hiện.
Việc sử dụng con dấu được quy định ra sao?
Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng quy cách như sau:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định;
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;
- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục;
- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định;
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn về “Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư như thế nào?” Mong rằng các kiến thức trên có thể giúp ích cho bạn trong cuộc sồng hằng ngày. Hãy theo dõi chúng tôi để biết thêm nhiều kiến thức bổ ích. Và nếu quý khách có nhu cầu soạn thảo hồ sơ ngừng kinh doanh; hoặc muốn sử dụng dịch vụ tạm ngừng kinh doanh của chúng tôi; mời quý khách hàng liên hệ đến hotline để được tiếp nhận.
Liên hệ hotline: 0833102102. Hoặc bạn có thể tham khảo thêm các kênh sau:
- FB: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Mời bạn xem thêm
- Xác định lại giới tính và đăng ký hộ tịch sau khi đã xác định lại giới tính
- Đặt tên con theo tên vua chúa ngày xưa có được không?
- Có được thay đổi họ tên và dân tộc sau khi nhận con nuôi không?
- Dân tộc trên giấy khai sinh có được thay đổi không?
Câu hỏi thường gặp
1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).
4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 thì trước khi sử dụng; doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan ĐKKD; để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Tuy nhiên, hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2020 đã bỏ quy định này tại Luật Doanh nghiệp 2014.
Đồng nghĩa, từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.
1. Tiếp nhận văn bản đến.
2. Đăng ký văn bản đến.
3. Trình, chuyển giao văn bản đến.
4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
