Hiện nay, các cá nhân, tổ chức đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Theo quy định pháp luật, cá nhân, tổ chức sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ đều phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, người dùng có nhiều lợi ích, trong đó có thể xem hóa đơn thông qua điện thoại, máy tính,… không bị rách, hư hỏng như hóa đơn giấy. Bên cạnh đó, cá nhân, tổ chức có thể tra cứu hóa đơn điện tử thông qua trang web của Tổng cục Thuế. Vậy không tra cứu được hóa đơn điện tử trên Tổng cục Thuế được thì tra cứu bằng cách nào? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Luật sư 247 để biết thêm quy định pháp luật về vấn đề này nhé!
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2023/NĐ-CP
Không tra cứu được hóa đơn điện tử trên Tổng cục Thuế được thì tra cứu bằng cách nào?
Việc tra cứu hóa đơn điện tử trên Tổng cục Thuế thực hiện khá đơn giản và nhanh chóng. Người có nhu cầu tra cứu chỉ cần truy cập vào trang web và nhập đầy đủ thông tin yêu cầu là có thể tra cứu được. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khác nhau, có nhiều trường hợp không tra cứu được trên Tổng cục Thuế. Dưới đây là một số cách khác khi tra cứu không được trên trang web của Tổng cục Thuế.
Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi click vào mục “tìm kiếm”.
Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.
Hóa đơn hợp lệ sẽ hiển thị trạng thái xử lý hóa đơn là Đã cấp mã hóa đơn.
Trường hợp thông báo hiển thị là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì khi đó hóa đơn của bạn không tồn tại, cần kiểm tra lại thông tin đã nhập xem đúng chưa và thực hiện thao tác tìm kiếm lại.
Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Bước 1: Truy cập vào trang web https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Đăng nhập bằng thông tin tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.
Bước 3: Chọn ô “Tra cứu” rồi click vào “Tra cứu hoá đơn”.
Bước 4: Click chọn ô “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”, click vào “Kết quả kiểm tra”, chọn “Tổng cục thuế đã nhận không mã”
Lưu ý: Thời gian tra cứu tối đa chỉ được 31 ngày.
Tra cứu hóa đơn điện tử đã hủy, điều chỉnh, thay thế
Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn (bỏ số 1, ví dụ chỉ ghi C23…), số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi click vào mục “tìm kiếm”.
Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.
- Hiển thị thông báo: “Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm
Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã cấp mã hóa đơn” ⇒ Hóa đơn chưa gửi mẫu 04/SS-HĐĐT (nếu thuộc trường hợp phải gửi).
- Thông báo hiển thị: “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” ⇒ hóa đơn không tồn tại có thể do tra cứu sai (bỏ số 1 trong ký hiệu hóa đơn).
- Thông báo hiển thị: “Hóa đơn có Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót ngày …………. Tính chất ……… Cơ quan thuế tiếp nhận.
Trạng thái hóa đơn: Hoá đơn đã bị xoá/huỷ bỏ” ⇒ Đã hủy thành công và nộp mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế.
Tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào/đầu ra
Để tra cứu hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp có thể tra cứu trên phần mềm hóa đơn đang sử dụng hoặc tra cứu trên hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập website https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Bước 2: Đăng nhập hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử bằng tên đăng nhập (mã số thuế công ty) và mật khẩu đã được cung cấp
Bước 3: Chọn mục “Tra cứu” => “Tra cứu hóa đơn”
Bước 4: Chọn tab “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào” hoặc “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra”
Bước 5: Nhập dữ vào ô “Ngày lập hóa đơn” theo khoảng thời gian muốn tra cứu (Lưu ý: thời hạn tra cứu tối đa là 31 ngày, nếu muốn tra cứu của nhiều tháng thì phải tra cứu nhiều lần)
Bước 6: Chọn: “Kết quả kiểm tra” – Tra cứu lần lượt 2 mục trong kết quả kiểm tra đó là: “Đã cấp mã hóa đơn” và “Tổng cục thuế đã nhận không mã” (để tra cứu được cả hóa đơn có mã và không mã) => Tìm kiếm
Bước 7: Hệ thống sẽ trả về các hóa đơn đầu vào có mã/không mã của doanh nghiệp trong khoảng thời gian do bạn chọn.
3.5. Tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu
Hóa đơn điện tử xăng dầu là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, do đó, có thể tra cứu như cách tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế tại mục 3.2 hoặc tra cứu tại trang hóa đơn điện tử của người bán.
Lưu ý: Tùy thuộc vào phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo theo từng hóa đơn hoặc theo Bảng tổng hợp (theo ngày/tháng) có thể sẽ không tra cứu được theo cách tra cứu hóa đơn điện tử không có mã.
Ví dụ: Tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu của Petrolimex
Cách 1: Tra cứu bằng mã tra cứu
Tiện ích: Tra cứu nhanh các hóa đơn hàng hóa, dịch vụ của Petrolimex cung cấp.
Bước 1: Nhập thông tin về “Mã tra cứu” trên Phiếu tra cứu hóa đơn điện tử hoặc Email thông báo phát hành hóa đơn
Bước 2: Nhập “Mã xác thực”
Bước 3: Tích chọn “Tìm kiếm”
Bước 4: Tích chọn “Xem” trên dòng thông tin hiển thị về hóa đơn
Bước 5: Xem hóa đơn và in “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử” (nếu cần)
Cách 2: Tra cứu theo Thông tin hóa đơn
Tiện ích: Khách hàng không phải mất công tìm kiếm lại hóa đơn trong thời gian lưu trữ mà căn cứ vào các thông tin sẵn có trên bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ đầu vào của khách hàng.
Bước 1: Khách hàng chọn chức năng tìm kiếm theo “Thông tin hóa đơn” trên thanh công cụ tại Website
Bước 2: Khách hàng nhập các thông tin liên quan đến hóa đơn, bao gồm: mã số thuế đơn vị xuất bán; mẫu số hóa đơn; ký hiệu hóa đơn; số hóa đơn
Bước 3: Khách hàng nhập “Mã xác thực” và tích chọn “Tìm kiếm”
Bước 4: Khách hàng “Xem” hóa đơn điện tử và in “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử” (nếu cần) – tương tự như Cách 1
Cách 3: Tra cứu bằng tài khoản đăng nhập
Tiện ích: Khách hàng ký hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ của Petrolimex tại mạng lưới phân phối toàn quốc sẽ được cung cấp 01 tài khoản hỗ trợ khách hàng tra cứu theo danh sách hóa đơn trong khoảng thời gian phát sinh giao dịch tùy chọn.
Bước 1: Khách hàng tích chọn cụm từ “đăng nhập” tại thanh công cụ của Website
Bước 2: Khách hàng đăng nhập theo tài khoản và mật khẩu đã được thông báo đến email của mình
Bước 3: Khách hàng nhập mã xác thực và tích chọn “Đăng nhập”
Bước 4: Khách hàng lựa chọn thư mục mới “Quản lý hóa đơn” trên thanh công cụ, chọn các thông tin thời gian phát sinh giao dịch theo tháng và năm phát hành hóa đơn.
Cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như thế nào?
Xuất hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy đều phải tuân thủ quy định pháp luật về quy trình xuất, nội dung, hình thức của hóa đơn. Tuy vậy, có nhiều trường hợp doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử bị sai sót, chẳng hạn như sai tên, địa chỉ của bên mua, số lượng hàng hóa,… Dưới đây là các cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót trong từng trường hợp cụ thể.
Trường hợp hóa đơn chưa gửi người mua có sai sót
- Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
- Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Trường hợp hóa đơn đã gửi người mua có sai sót
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ:
- Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập.
- Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123.
Trường hợp chỉ có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót:
- Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
- Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế
Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót:
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện từ đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
Hoạt động kinh doanh tại một số ngành nghề như làm dịch vụ luật đất đai, giải quyết các vụ kiện về quyết định giải quyết tranh chấp đất đai, sổ đỏ, tách thửa, có thể gây sai sót khi ghi thông tin trên hóa đơn do đặc thù, vì vậy sẽ có những cách để xử lý tình trạng này.
Hóa đơn điện tử phải lưu trữ như thế nào?
Hóa đơn điện tử cũng giống như hóa đơn giấy, việc lưu trữ, bảo quản phải tuân thủ quy định pháp luật. Lưu trữ, bảo quản hóa đơn điện tử cũng phải thực hiện trong thời hạn nhất định mới được tiêu hủy. Dưới đây là quy định pháp luật về vấn đề lưu trữ hóa đơn điện tử.
Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2023/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thủ hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ.
Tuy nhiên, cần lưu ý, hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Khuyến nghị
Với đội ngũ nhân viên là các luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý của Luật sư 247, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý toàn diện về vấn đề làm hóa đơn điện tử đảm bảo chuyên môn và kinh nghiệm thực tế. Ngoài tư vấn online 24/7, chúng tôi có tư vấn trực tiếp tại các trụ sở Hà Nội, Hồ Chí Minh, Bắc Giang.
Thông tin liên hệ
Luật sư 247 đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề Không tra cứu được hóa đơn điện tử trên Tổng cục Thuế được thì tra cứu bằng cách nào? Ngoài ra, chúng tôi có hỗ trợ dịch vụ tư vấn pháp lý về quyết định giải quyết tranh chấp đất đai. Hãy nhấc máy lên và gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833102102 để được đội ngũ Luật sư, luật gia giàu kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ, đưa ra giải đáp cho quý khách hàng.
Mời bạn xem thêm
- Những trường hợp được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Thời gian cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu là bao lâu?
- Sang tên sổ đỏ của người đã mất có di chúc như thế nào?
Câu hỏi thường gặp
Tại Điều 9 Nghị định 123 quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:
– Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia): Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
Ngoài ra, một số trường hợp cụ thể có quy định về thời điểm lập hóa đơn khác nhau.
Tiếp đó, Nghị định 123 quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế theo 2 hình thức:
– Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế: doanh nghiệp, người nộp thuế sau khi nhập liệu, xuất hóa đơn sẽ thực hiện ký số và gửi hóa đơn lên cơ quan Thuế để cấp mã, sau đó gửi hóa đơn cho người mua.
– Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế: thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan Thuế theo 2 phương thức:
+ Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123. Nộp cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng (theo Tháng hoặc Quý), áp dụng với một số doanh nghiệp loại hình kinh doanh đặc thù có số lượng hóa đơn lớn.
+ Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế (chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua).
Tại Khoản 9, Điều 10 Nghị định 123 có nêu:
Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn
Theo quy định trên, có thể hiểu rằng hóa đơn với ngày hóa đơn khác với ngày ký số hóa đơn vẫn hợp lệ.
Mặt khác, theo tìm hiểu của LuatVietnam thì hiện tại khi xuất hóa đơn theo Nghị định 123, doanh nghiệp vẫn có thể ghi Ngày hóa đơn là ngày trong quá khứ (lùi ngày) và thực hiện gửi lên cơ quan thuế để cấp mã bình thường (với hóa đơn có mã cơ quan thuế). Điều này có thể cho thấy hệ thống được thiết kế để phù hợp với quy định nêu trên.
