Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty, có trụ sở chính. Văn phòng đại diện có ý nghĩa quan trọng trong việc mở rộng thị trường kinh doanh của doanh nghiệp mà còn khẳng định vị trí của doanh nghiệp trong nền kinh tế. Hoạt động của văn phòng đại diện nhằm bảo vệ quyền lợi và được công ty ủy quyền. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết dưới đây của Luật sư 247 về hướng dẫn thủ tục thành lập văn phòng đại diện năm 2022.
Đăng ký thành lập văn phòng đại diện năm 2022
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó, Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài để thực hiện chức năng và đáp ứng nhu cầu công việc của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện có những chức năng sau đây:
- Văn phòng đại diện có vai trò là nơi đại diện cho doanh nghiệp trong việc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ tới khách hàng và không có chức năng kinh doanh, không được ký kết hợp đồng, thu tiền từ khách hàng.
- Văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
- Văn phòng đại diện có chức năng thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập VPĐD.
- Văn phòng đại diện có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện
- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, do đó VPĐD chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập.
- Tên văn phòng đại diện: Bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” ….
- Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch.
- Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Và chỉ được ký các hợp đồng phục vụ hoạt động của văn phòng.
- Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
- Cần lưu ý, dù VPĐD không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế, nhưng khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận/huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận, doanh nghiệp nên lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập VPĐD.
Quy trình thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Để thành lập VPĐD, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ bao gồm những tài liệu sau:
- Thông báo thành lập VPĐD;
- Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng cổ đông về việc thành lập VPĐD;
- Quyết định của chủ sở hữu công ty/quyết định của chủ tịch hội đồng thành viên/chủ tịch hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng;
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty
- Bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ
- Hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền cá nhân/tổ chức đại diện thực hiện thành lập VPĐD;
Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài:
- Doanh nghiệp thành lập VPĐD tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
- Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.
- Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Nơi công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Bước 1: Nộp hồ sơ
Có 02 cách thức để nộp hồ sơ, cụ thể:
Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.
Cách 2: Đăng ký qua mạng tại Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số công cộng hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh (đối với Thành phố Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh phải đăng ký qua mạng).
Bước 2: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Bước 3: Nhận kết quả
- Thời hạn giải quyết: 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
- Lệ phí giải quyết: 50.000 đồng/lần (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC).
Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Tải xuống mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện
Hiện nay chưa có mẫu quy định cụ thể về vấn đề này, nhưng khi soạn thảo mẫu quyết định thành lập VPĐD cần có các nội dung:
- Quốc hiệu tiêu ngữ: Đây là phần không thể thiếu trong quyết định;
- Ngày, tháng, năm ban hành quyết định;
- Tên quyết định và nội dung của quyết định
- Nội dung quyết định gồm các thông tin: Tên văn phòng đại diện; địa chỉ văn phòng đại diện; ngành, nghề đăng ký hoạt động; họ tên người đứng đầu văn phòng đại diện;…
- Người ra quyết định ký tên.
Chi phí thành lập văn phòng đại diện
Hiện nay, việc thành lập VPĐD cho công ty được quy định lệ phí do quy định của pháp luật. Pháp luật quy định quyền lệ phí; thực hiện thành lập VPĐD cho công ty bằng những mức phí thích hợp. Tuy nhiên, tổng quát lại những chi phí khi bạn thành lập những văn phòng đại diện cho công ty bao gồm: chi phí thành lập doanh nghiệp; chi phí về xây dựng văn phòng đại diện tại địa chỉ nhất định; chi phí thuê nhân viên, và các chi phí khác tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền và gọi là lệ phí thành lập VPĐD cho công ty.
Lệ phí VPĐD là toàn bộ các khoản phí; lệ phí mà công ty phải bỏ ra trong toàn bộ quá trình thành lập VPĐD.
Lệ phí thành lập VPĐD được quy định cụ thể; trong Biểu phí ban hành kèm theo Thông tư 47/2019/TT – BTC. Theo đó, lệ phí thành lập VPĐD bao gồm:
- Lệ phí thành lập VPĐD công ty (lệ phí cấp mới Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của công ty) là 50.000 đồng.
- Lệ phí cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; của công ty là 50.000 đồng/ lần cấp.
- Lệ phí thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; của công ty là 50.000 đồng/ lần thay đổi.
- Phí cung cấp thông tin Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; của công ty là 20.000 đồng/ bản cung cấp.
Lệ phí thành lập VPĐD công ty quy định phía trên; được gọi là lệ phí nhà nước. Ngoài ra, công ty cần bỏ ra thêm các khoản khác như phí khắc con dấu, phí dịch vụ.
Phí khắc con dấu là phí trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ khắc con dấu. Phí khắc con dấu sẽ phụ thuộc vào số lượng mẫu con dấu; kích thước con dấu, loại con dấu và đơn vị cung cấp dịch vụ khắc con dấu.
Phí dịch vụ là phí trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ; thành lập VPĐD cho công ty. Phí dịch vụ sẽ phụ thuộc và đơn vị đó quy định; có thể bao gồm hoặc không bao gồm lệ phí nhà nước và phí khắc con dấu.
Sau khi thành lập văn phòng đại diện cần thực hiện những việc gì?
Thứ nhất: Khắc dấu
Đây là một trong những thủ tục sau khi thành lập VPĐD. Theo pháp luật doanh nghiệp hiện hành, doanh nghiệp không phải thông báo mẫu dấu của mình như thời gian trước đây. Và theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp thì:
- Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
- Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Thứ hai: Treo biển
Văn phòng đại diện tiến hành thực hiện việc treo biển hiệu tại văn phòng. Biển hiệu cần đáp ứng một số yêu cầu như:
- Biển hiệu của văn phòng đại diện phải đảm bảo được các quy định của pháp luật về địa điểm đặt biển, kích thước của biển
- Tên của biển hiệu văn phòng đại diện phải được viết bằng tiếng Việt, nếu có tên viết tắt hoặc tên nước ngoài thì phải viết nhỏ hơn tên Tiếng Việt.
Thứ ba: Mở tài khoản ngân hàng
Sau khi thành lập VPĐD, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục mở tài khoản cho văn phòng của mình. Văn phòng đại diện được mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện. Việc mở tài khoản ngân hàng cho văn phòng đại diện và thực hiện thông báo cho cơ quan có thẩm quyền cần tuân thủ theo quy định của pháp luật.
Người đại diện mở tài khoản ngân hàng đem hồ sơ và con dấu của văn phòng đại diện đến ngân hàng và làm theo hướng dẫn của nhân viên ngân hàng.
Hồ sơ cần chuẩn bị tùy ngân hàng có thể có sự khác biệt về thành phần. Thông thường, hồ sơ gồm:
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Tờ khai đề nghị mở tài khoản theo mẫu ngân hàng văn phòng đại diện chọn mở.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện
- Bản sao có chứng thực chứng minh nhân dân, căn cước công dân của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Bản sao có chứng thực chứng minh nhân dân, căn cước công dân của người giao dịch với ngân hàng (nếu có).
Mời bạn xem thêm:
- Thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp quảng cáo nước ngoài
- Thủ tục thành lập Văn phòng Thừa phát lại
- Thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh năm 2022
Thông tin liên hệ
Trên đây là nội dung Luật sư 247 tư vấn về vấn đề “Hướng dẫn thủ tục thành lập văn phòng đại diện năm 2022“. Mong rằng mang lại thông tin hữu ích cho bạn đọc. Nếu quý khách hàng có thắc mắc về các vấn đề pháp lý liên quan như: Đăng ký bảo hộ thương hiệu, bảo hộ nhãn hiệu, Thành lập công ty, giấy cam đoan đăng ký lại khai sinh… Mời các bạn tham khảo thêm bài viết tiếng anh của Luật sư 247 tại trang web: Lsxlawfirm. Xin vui lòng liên hệ qua hotline: 0833102102 để nhận được sự tư vấn nhanh chóng. Hoặc liên hệ qua:
Facebook: www.facebook.com/luatsux
Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Căn cứ Điều 23 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định trình tự, thủ tục gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh như sau:
Trường hợp việc gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gia hạn hoặc không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không gia hạn phải có văn bản nêu rõ lý do.
Căn cứ Điều 192 Nghị định 155/2020/NĐ-CP quy định về điều kiện như sau:
– Văn phòng đại diện là đơn vị thuộc công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ đầu tư chứng khoán. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ đầu tư chứng khoán:
Đáp ứng điều kiện quy định tại các điểm a, b, c khoản 2 Điều 190 Nghị định này;
Có trụ sở cho hoạt động của văn phòng đại diện.
– Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh, không được thực hiện các hoạt động liên quan đến giao dịch chứng khoán, quản lý tài sản cho khách hàng ủy thác, tư vấn đầu tư, không được trực tiếp hoặc gián tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế. Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện bao gồm một, một số hoặc toàn bộ nội dung sau đây:
Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc và nghiên cứu thị trường;
Xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác trong lĩnh vực chứng khoán và thị trường chứng khoán tại địa điểm đặt văn phòng đại diện;
Thúc đẩy, giám sát thực hiện các dự án, hợp đồng thỏa thuận đã ký kết liên quan đến lĩnh vực công ty đang hoạt động.
Theo quy định tại Điều 12 Thông tư 40/2011/TT-NHNN:
– Các điều kiện quy định tại khoản 4 Điều 20 Luật các tổ chức tín dụng, cụ thể là:
+ Tổ chức tín dụng nước ngoài, tổ chức nước ngoài khác có hoạt động ngân hàng là pháp nhân được phép hoạt động ngân hàng ở nước ngoài;
+ Quy định của pháp luật của nước nơi tổ chức tín dụng nước ngoài, tổ chức nước ngoài khác có hoạt động ngân hàng đặt trụ sở chính cho phép tổ chức tín dụng nước ngoài, tổ chức nước ngoài khác có hoạt động ngân hàng được phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
– Trưởng văn phòng đại diện có đủ năng lực trách nhiệm dân sự theo quy định của pháp luật Việt Nam, không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp, không đồng thời là Tổng Giám đốc (Giám đốc) của chi nhánh ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam.
