Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn sử dụng dữ liệu kỹ thuật số. Hóa đơn điện tử bao gồm những thông tin về người mua, người bán; loại hàng hóa/dịch vụ; giá tiền,… Có thể thấy, hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy cũng bao gồm những thông tin cơ bản tương tự nhau tuy nhiên sẽ có những khác biệt. Hóa đơn điện tử hay những loại hóa đơn khác có thời gian lưu trữ và bảo quản theo quy định pháp luật. Vậy hóa đơn điện tử có thời hạn sử dụng không? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Luật sư 247 để biết thêm quy định pháp luật về vấn đề này nhé!
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
Hóa đơn điện tử có thời hạn sử dụng không?
Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được hình thành dựa trên kỹ thuật số. Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ tuân thủ theo quy định pháp luật. Hiện nay, pháp luật quy định đối với những tài liệu kế toán phải lưu trữ tư 5-10 năm. Dưới đây là quy định pháp luật về thời hạn lưu trữ của hóa đơn điện tử mà bạn nên biết.
Căn cứ theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
“2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.“
Cụ thể chị có thể tham khảo quy định tại Điều 12, 13, Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP để rõ về thời gian lưu trữ của từng loại chứng từ kế toán cụ thể như sau:
“Điều 12. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm
1. Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
2. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
3. Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
Điều 13. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm
1. Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
2. Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
3. Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.
4. Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.
5. Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.
6. Các tài liệu khác không được quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định này.
7. Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
Điều 14. Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn
1. Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
2. Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.
3. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.”
Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Do đó, thời hạn lưu trữ của nó là 10 năm.
Hóa đơn điện tử có bao nhiêu loại?
Hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành có nhiều loại, trong đó có hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem, vé điện tử,… Mỗi loại hóa đơn điện tử đều được pháp luật quy định cụ thể về nội dung và hình thức. Do đó, khi xuất hóa đơn điện tử ở những loại này, cá nhân, tổ chức phải tuân theo quy định pháp luật.
Tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
“Điều 5. Loại hóa đơn
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.
4. Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định.”
Mỗi ngành nghề kinh doanh như sản phẩm, dịch vụ lên thổ cư đất trồng cây lâu năm, điều có những thông tin nội dung hóa đơn khác nhau.
Hóa đơn điện tử được định dạng như thế nào?
Về nội dung và hình thức của hóa đơn điện tử, Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã có những quy định cụ thể về vấn đề này. Đối với định dạng hóa đơn điện tử, Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định cụ thể như sau:
“Điều 12. Định dạng hóa đơn điện tử
1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
2. Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
3. Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này.
4. Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:
a) Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.
b) Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
c) Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
5. Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.”
Khuyến nghị
Với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn”, Luật sư 247 sẽ cung cấp dịch vụ làm hóa đơn điện tử tới quý khách hàng. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Thông tin liên hệ
Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề Hóa đơn điện tử có thời hạn sử dụng không? Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, Luật sư 247 với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý như lên thổ cư đất trồng cây lâu năm. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833102102
Mời bạn xem thêm
- Những trường hợp được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Thời gian cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu là bao lâu?
- Sang tên sổ đỏ của người đã mất có di chúc như thế nào?
Câu hỏi thường gặp
Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định về hóa đơn điện tử cụ thể như sau:
“Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
…
2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Căn cứ theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa, dịch vụ từ ngày 01/7/2022.
Theo đó, tại Công văn 10847/BTC-TCT năm 2021 về phối hợp triển khai hóa đơn điện tử theo quy định tại Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP do Bộ Tài chính ban hành có quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử rằng để thực hiện có hiệu quả hóa đơn điện tử theo quy định mới tại các văn bản nêu trên, Bộ Tài chính đã lập kế hoạch triển khai theo hai giai đoạn: giai đoạn 1 từ tháng 11/2021 và giai đoạn 2 từ tháng 4/2022; đồng thời Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định triển khai hóa đơn điện tử giai đoạn 1 tại sáu tỉnh, thành phố: Hà Nội, Tp.Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định. Từ nay đến tháng 11/2021 chỉ còn hai tháng, trong khi các công việc triển khai còn rất nhiều và phức tạp, Bộ Tài chính kính đề nghị đồng chí Chủ tịch Ủy ban nhân dân quan tâm, phối hợp chỉ đạo một số công việc trọng tâm tại địa phương khi triển khai hóa đơn điện tử theo quy định
Giai đoạn 2 Từ 04/2022, triển khai áp dụng cho 57 tỉnh thành còn lại theo quy định tại Quyết định 206/QĐ-BTC năm 2022 triển khai áp dụng hóa đơn điện tử tại 57 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.
Theo đó, kể từ ngày 01/07/2022, các doanh nghiệp sẽ phải bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
Nội dung triển khai hóa đơn điện tử bao gồm:
– Hệ thống phân tích dữ liệu hóa đơn điện tử;
– Phân tích, đối chiếu dữ liệu HĐĐT, chuyển các Cục Thuế có liên quan sử dụng phục vụ công tác quản lý thuế trên địa bàn;
Tiếp tục phối hợp với Cục CNTT, Cục Thuế các tỉnh, thành phố để rà soát kỹ, phân tích, đối chiếu dữ liệu hóa đơn và tờ khai để phát hiện rủi ro gian lận hóa đơn;
– Trình Tổng cục phê duyệt phương án triển khai áp dụng hệ số K phục vụ giám sát việc sử dụng hóa đơn điện tử của NNT;
– Thiết lập hệ thống CNTT đáp ứng phương án triển khai áp dụng hệ số K phục vụ giám sát việc sử dụng hóa đơn điện tử của NNT đã được Tổng cục phê duyệt.
Đối với nội dung nhiệm vụ triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền:
– Khẩn trương rà soát, đánh giá thực trạng tình hình triển khai thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền; phân tích, đánh giá bất cập, tồn tại, khó khăn để tham mưu Tổng cục chỉ đạo kịp thời;
– Chỉ đạo Cục Thuế tổng hợp kết quả triển khai HĐ ĐT khởi tạo từ MTT;
Đánh giá tác động tăng thu NSNN so với trước khi triển khai; phân tích thuận lợi, khó khăn vướng mắc trong quá trình triển khai Đề xuất các giải pháp triển khai trong thời gian tới, đặc biệt là 4 địa phương lựa chọn làm điểm.
– Báo cáo Tổng cục phương án triển khai, áp dụng Hóa đơn điện tử khởi tạo từ trụ bơm xăng, dầu tại các cây xăng thuộc các đại lý của Tập đoàn Xăng dầu.
