Một trong những sai sót thường gặp hiện nay khi thực hiện lập và phát hành hoá đơn điện tử đó chính là sai sót thông tin địa chỉ người bán hoặc người mua. Trong giai đoạn chuyển đổi hoá đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78 có rất nhiều thắc mắc trong trường hợp sai sót thông tin như vậy thì sẽ xử lý như thế nào? Bài viết dưới đây, Luật sư 247 sẽ chia sẻ đến bạn đọc cách xử lý khi hóa đơn sai địa chỉ người bán, mời bạn đọc tham khảo.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Thông tư 78/2021/TT-BTC
Thế nào là hóa đơn hợp pháp?
Theo khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trong đó, các nội dung của hóa đơn được quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đơn cử như:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
– Số hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
– Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua;
– Thời điểm lập hóa đơn;
– Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;
– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; …
Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ
Hoá đơn điện tử bị sai địa chỉ được chia ra thành các trường hợp và hướng giải quyết khác nhau.
Chưa gửi cho khách hàng: Những hóa đơn điện tử có lỗi sai địa chỉ mà chưa kịp gửi khách hàng thì có thể giải quyết đơn giản.
Doanh nghiệp có thể huỷ bản hoá đơn điện tử lỗi này và ghi rõ lý do huỷ trên phần mềm hoá đơn điện tử mà công ty/doanh nghiệp đang sử dụng. Sau khi đã huỷ, doanh nghiệp tiến hành lập lại một hoá đơn mới mà không cần phải thông báo cho khách hàng.
Đã gửi cho khách hàng: Với những hóa đơn đã gửi cho khách hàng lại chia ra thành 2 trường hợp:
- Chưa kê khai thuế: Doanh nghiệp ngay lập tức lập biên bản huỷ hoá đơn và thông báo cho bên mua. Sau khi khách hàng đã nắm rõ thì lập hoá đơn điện tử mới và gửi cho khách hàng.
- Đã kê khai thuế: Hoá đơn đã kê khai thuế thì giải quyết sẽ phức tạp hơn một chút. Doanh nghiệp cần tiến hành lập biên bản điều chỉnh và sau đó xuất hoá đơn điều chỉnh. Biên bản điều chỉnh phải có đầy đủ chữ ký của hai bên. Ngày tháng, nội dung điều chỉnh phải rõ ràng và chi tiết.
Cách xử lý khi hóa đơn sai địa chỉ người bán
Căn cứ tại điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về xử lý hóa đơn có sai sót, có 3 trường hợp xảy ra khi có những sai sót trong hóa đơn điện tử (bao gồm hóa đơn sai địa chỉ). Cụ thể như sau:
Trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót
Khi hóa đơn sai địa chỉ, tên của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót, người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
Các bước điều chỉnh hóa đơn sai địa chỉ cụ thể như sau:
- Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn sai sót
- Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT
- Bước 3: Không phải lập lại hóa đơn điện tử
- Bước 4: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho cơ quan thuế về sai sót
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót
Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.
Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.
Khuyến nghị
Luật sư X là đơn vị pháp lý đáng tin cậy, những năm qua luôn nhận được sự tin tưởng tuyệt đối của quý khách hàng. Với vấn đề hóa đơn sai địa chỉ người bán chúng tôi cung cấp dịch vụ làm hóa đơn điện tử Công ty Luật sư X luôn hỗ trợ mọi thắc mắc, loại bỏ các rủi ro pháp lý cho quý khách hàng.
Thông tin liên hệ:
Vấn đề “Cách xử lý khi hóa đơn sai địa chỉ người bán” đã được chúng tôi cung cấp qua thông tin bài viết trên. Luật sư 247 luôn có sự hỗ trợ nhiệt tình từ các chuyên viên tư vấn pháp lý, quý khách hàng có vướng mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý liên quan như là tư vấn pháp lý về luật thừa kế đất đai mới nhất, vui lòng liên hệ đến hotline 0833102102 Chúng tôi sẽ giải quyết các khúc mắc của khách hàng, làm các dịch vụ một cách nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện.
Mời bạn xem thêm:
- Cách xuất hóa đơn giảm thuế GTGT
- Mất hóa đơn đầu vào trong thời gian lưu trữ
- Các chỉ tiêu không bắt buộc trên hóa đơn
Câu hỏi thường gặp:
Mã số thuế: theo giấy phép đăng ký kinh doanh
Tên đơn vị: theo giấy phép đăng ký kinh doanh
Địa chỉ đơn vị: theo giấy phép đăng ký kinh doanh
Số điện thoại: Tùy mẫu hóa đơn
Fax: Tùy mẫu hóa đơn
Email: Tùy mẫu hóa đơn
Số tài khoản: Tùy mẫu hóa đơn
Tên ngân hàng: Tùy mẫu hóa đơn
Cung cấp số số serial
Lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử bao gồm các nội dung: Loại hóa đơn (GTGT, KPTQ, HDBH…); Mẫu số; Ký hiệu và bao gồm cả Logo.
Trách nhiệm của các bên sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 53 Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm:
Sử dụng thông tin hóa đơn điện tử đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin, đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Trang bị đầy đủ phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật để bảo đảm thực hiện việc tra cứu, kết nối, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.
Thực hiện đăng ký để được cấp quyền truy cập, khai thác, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.
Quản lý, bảo mật thông tin tài khoản truy cập Cổng thông tin điện tử, số điện thoại nhận tin nhắn tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử do Tổng cục Thuế cấp.
-Đảm bảo việc xây dựng, triển khai, vận hành hệ thống tiếp nhận thông tin hóa đơn điện tử.
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn hàng hóa là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Các loại hóa đơn khác
Các loại hóa đơn khác bao gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.
Lưu ý: Các loại hóa đơn điện tử này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định.
