Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nhằm cung cấp thông tin về tình hình sử dụng hóa đơn trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo bao gồm các chỉ số, xu hướng và phân tích về việc sử dụng hóa đơn trong tổ chức hoặc doanh nghiệp. Việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức kinh doanh. Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn phải đúng thời hạn pháp luật quy định. Vậy hóa đơn bị sai có phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bị sai không? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Luật sư 247 để biết thêm thông tin chi tiết nhé!
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bị sai
Hiện nay, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử sẽ không phải lập và gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế trừ trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố chưa khắc phục được, cơ quan thuế phải bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng.
Cụ thể, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi thuộc một trong các trường hợp sau:
Trường hợp 1: Sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế do hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố và chưa khắc phục được
Khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
“2. Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên. Tổng cục Thuế lựa chọn một số tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã hóa đơn điện tử trong trường hợp hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố.
Trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.”
Trường hợp 2: Khi chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể…
Khoản 2 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định một số trường hợp khác phải nộp báo cáo theo sự kiện phát sinh.
Cụ thể, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế khi:
- Chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể hay chuyển đổi sở hữu.
- Giao, khoán, bán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước.
Trước ngày 01/7/2022, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế cũng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.
Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2022, tất cả doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đều phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nên sẽ không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa và chỉ phải nộp nếu thuộc 01 trong 02 trường hợp nêu trên.
Lưu ý:
Khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê với cơ quan thuế nơi chuyển đi.
Như vậy, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, trừ một số trường hợp nêu trên.
Mức phạt chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bao nhiêu?
Theo quy định pháp luật, doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức kinh doanh phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn phải đúng mẫu và nộp cho cơ quan có thẩm quyền đúng thời hạn mà pháp luật quy định. Trường hợp chậm nộp hoặc không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thì sẽ bị xử phạt.
Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có thể là 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế về việc tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc cùng với thời hạn quyết toán thuế.
Theo Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, tùy mức độ vi phạm, mức phạt đối với hành vi chậm/không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như sau:
- Hình phạt chính:
| Hành vi | Mức phạt |
| Chậm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn | |
| Từ 01 ngày – 05 ngày (có tình tiết giảm nhẹ) | Phạt cảnh cáo |
| Từ 01 ngày – 10 ngày (không có tình tiết giảm nhẹ) | Phạt tiền từ 01 – 03 triệu đồng |
| Từ 11 ngày – 20 ngày | Phạt tiền từ 02 – 04 triệu đồng |
| Từ 21 ngày – 90 ngày | Phạt tiền từ 04 – 08 triệu đồng |
| Từ 91 ngày trở lên | Phạt tiền từ 05 – 15 triệu đồng |
| Không nộp Báo cáo | – 15 triệu đồng- Buộc phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn |
Như vậy, mức phạt tiền đối với hành vi không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là 05 – 15 triệu đồng đối với tổ chức và 2,5 – 7,5 triệu đồng đối với cá nhân.
Có bắt buộc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót?
Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là yêu cầu bắt buộc đối với cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thắc mắc pháp luật có bắt buộc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót hay không. Dưới đây là quy định pháp luật cụ thể trả lời cho câu hỏi này.
Không bắt buộc lập biên bản điều chỉnh/thay thế hóa đơn điện tử có sai sót trừ khi 02 bên có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế thì lập biên bản ghi rõ sai sót, sau đó lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:
“b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).”
Như vậy, chỉ trong trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập biên bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế thì mới cần lập biện bản ghi rõ sai sót của hóa đơn đã lập sau đó lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn có sai sót đó.
Tuy nhiên, thực tế, kế toán thường sẽ lập biên bản điều chỉnh/thay thế nếu phát hiện sai sót sau khi người bán và người mua đã kê khai thuế.
Việc lập hóa đơn mà có sai sốt sẽ ảnh hưởng tới doanh nghiệp, cá nhân khi kê khai thuế, những hoạt động như làm dịch vụ đất đai phát sinh lệ phí làm sổ đỏ, tách thửa đất, xuất nhập khẩu hàng hóa. Hiện nay có nhiều cách để chỉnh lại nội dung hóa đơn bị sai.
Khuyến nghị
Với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn”, Luật sư 247 sẽ cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tới quý khách hàng. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Thông tin liên hệ
Vấn đề Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bị sai đã được Luật sư 247 giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty Luật sư 247 chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc hay nhu cầu dịch vụ của quý khách hàng liên quan tới tư vấn pháp lý về lệ phí làm sổ đỏ. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại. Chi tiết vui lòng liên hệ tới hotline: 0833102102.
Mời bạn xem thêm
- Những trường hợp được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Thời gian cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu là bao lâu?
- Sang tên sổ đỏ của người đã mất có di chúc như thế nào?
Câu hỏi thường gặp
Khi hủy hóa đơn điện tử không cần lập biên bản hủy hóa đơn nhưng thực tế, dù không bắt buộc kế toán vẫn nên lập biên bản hủy hóa đơn.
Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có thể được hủy trong các trường hợp dưới đây:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót nhưng chưa gửi người mua
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán gửi mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót, sau đó hủy hóa đơn và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Trường hợp 2: Phát sinh việc hủy/chấm dứt cung cấp dịch vụ khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
Theo đó, khi hủy hóa đơn điện tử không cần lập biên bản hủy hóa đơn. Tuy nhiên, thực tế, dù không bắt buộc nhưng kế toán vẫn nên lập biên bản hủy hóa đơn để đảm bảo sự thống nhất giữa các bên.
Đối với trường hợp sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Để thuận tiện cho cả 02 bên, khi phát sinh hóa đơn có các sai sót kể trên, bên bán và bên mua nên thỏa thuận với nhau về cách xử lý.
Tuy nhiên, trường hợp sai sót về số tiền, thuế suất, tiền thuế trong hóa đơn cùng kỳ kê khai và 02 bên chưa kê khai thuế thì nên ưu tiên lập hóa đơn thay thế.
Theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định xử lý hóa đơn có sai sót như sau:
“b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dựng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).“
Thêm vào đó, điểm c, điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021 quy định:
c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Theo đó, với các sai sót về số tiền, thuế suất, tiền thuế thì khi xuất hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp phải điều chỉnh tăng hoặc giảm (+/-) đúng với thực tế, việc này dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót.
Đồng thời, nếu hóa đơn điều chỉnh hóa đơn gốc có sai sót thì lại tiếp tục phải lập hóa đơn điều chỉnh và để hạn chế sai sót tiếp theo xảy ra, kế toán nên lập hóa đơn thay thế với các hóa đơn cùng kỳ 02 bên chưa kê khai.
Do đó, tránh mất thời gian, hạn chế sai sót phải lập hóa đơn điều chỉnh nhiều lần, kế toán thường xử lý theo cách: Chưa khai thuế thì xuất thay thế, đã khai thuế thì xuất điều chỉnh.
Điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh/thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Đồng thời, tại Công văn số 1647/TCT-CS 2023 Tổng cục Thuế cũng hướng dẫn như sau:
Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) và phát hiện hóa đơn F1 vẫn bị sai thì:
Nếu lựa chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (lúc này hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).
Nếu lựa chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (lúc này hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).
Như vậy, trường hợp đã thực hiện xuất hoá đơn điều chỉnh/thay thế hoá đơn điện tử có sai sót trước đó, nếu hoá đơn điều chỉnh/thay thế tiếp tục có sai sót thì không được huỷ hoá đơn điều chỉnh/thay thế mà phải thực hiện xuất hoá đơn điện tử điều chỉnh/thay thế cho hoá đơn điều chỉnh/thay thế có sai sót.
Tức là đã lựa chọn phương thức điều chỉnh thì phải tiếp tục điều chỉnh, đã thay thế thì phải tiếp tục thay thế đến khi nào đúng thì dừng. Không được hủy hóa đơn điều chỉnh/thay thế để lập hóa đơn mới cũng không được đang điều chỉnh chuyển sang lập hóa đơn thay thế.
