Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được sử dụng với mục đích ghi nhận việc đã thực hiện nghĩa vụ thuế đối với cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu thuật ngữ chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì? Và nhiều thắc mắc đặt ra rằng hiện nay doanh nghiệp có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN hay không? Bạn đọc hãy cùng Luật sư 247 tìm hiểu về quy định này tại nội dung bài viết dưới đây nhé.
Căn cứ pháp lý
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại giấy tờ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
Theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN thể hiện các nội dung sau:
– Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế).
– Quốc tịch (trường hợp người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam).
– Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận.
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
– Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập (trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký là chữ ký số).
Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như thế nào?
Căn cứ tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau:
– Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
– Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
– Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN hay không?
Tại Khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, có quy định về Chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:
– Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.
– Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:
+ Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
Ví dụ 15: Ông Q ký hợp đồng dịch vụ với công ty X để chăm sóc cây cảnh tại khuôn viên của Công ty theo lịch một tháng một lần trong thời gian từ tháng 9/2013 đến tháng 4/2014. Thu nhập của ông Q được Công ty thanh toán theo từng tháng với số tiền là 03 triệu đồng. Như vậy, trường hợp này ông Q có thể yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2013 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2014.
+ Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
Ví dụ 16: Ông R ký hợp đồng lao động dài hạn (từ tháng 9/2013 đến tháng hết tháng 8/2014) với công ty Y. Trong trường hợp này, nếu ông R thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ thì Công ty sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2013 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2014.
Như vậy, theo quy định nêu trên thì tổ chức chi trả thu nhập không bắt buộc phải thực hiện viết và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho tất cả các cá nhân do tổ chức mình chi trả thu nhập. Mà chỉ viết và cung cấp cho những người bị khấu trừ thuế TNCN khi họ có yêu cầu.
Chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân sử dụng định dạng như thế nào?
Căn cứ tại khoản 2 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Định dạng chứng từ điện tử
1. Định dạng biên lai điện tử:
Các loại biên lai quy định tại điểm b khoản 1 Điều 30 Nghị định này phải thực hiện theo định dạng sau:
a) Định dạng biên lai điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);
b) Định dạng biên lai điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;
c) Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định này.
2. Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:
Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định này theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định này.
3. Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
Như vậy theo quy định trên tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Khuyến nghị
Luật sư X tự hào là hệ thống công ty Luật cung cấp các dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Với vấn đề trên, công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ quyết toán thuế đảm bảo hiệu quả với chi phí hợp lý nhằm hỗ trợ tối đa mọi nhu cầu pháp lý của quý khách hàng, tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện.
Thông tin liên hệ:
Luật sư 247 sẽ đại diện khách hàng để giải quyết các vụ việc có liên quan đến vấn đề “Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN hay không?” hoặc các dịch vụ khác liên quan như tư vấn pháp lý về ủy quyền xác nhận tình trạng hôn nhân. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào. Hãy liên lạc với số hotline 0833102102 để được trao đổi chi tiết, xúc tiến công việc diễn ra nhanh chóng, bảo mật, uy tín.
Mời bạn xem thêm bài viết:
- Tra mã số thuế cá nhân là gì? – Cách tra mã số thuế cá nhân nhanh nhất
- Làm mã số thuế cá nhân ở đâu? Đăng ký mã số cá nhân ở đâu?
- Họ hàng, anh em bán đất cho nhau có được miễn thuế không?
Câu hỏi thường gặp:
Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN do Cơ quan Thuế cấp, doanh nghiệp thực hiện báo cáo về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế theo quý chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.
Theo quy định tại Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế TNCN, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
Thuế suất thuế Thu Nhập Cá Nhân khi khấu trừ tiền thuế TNCN là 5%.
