Dịch bệnh khiến việc thực hiện các thủ tục hành chính như xác nhận tình trạng hôn nhân; trích lục khai sinh… trở nên khó khăn. Việc thực hiện các hợp đồng, giao dịch vào thời điểm này cũng có những bất tiện. Điều này có thể khắc phục bằng cách sử dụng bản sao các văn bản đã được công chứng. Những văn bản này cũng có giá trị pháp lý nhất định trong những trường hợp cụ thể. Vậy Thủ tục xin cấp bản sao văn bản công chứng như thế nào? Luật Sư 247 có nhận được câu hỏi như sau.
Chào Luật sư 247, tôi có thắc mắc như sau. Tôi có thực hiện một hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất từ tháng 8/2020. Tôi đã thực hiện việc công chứng hợp đồng tại Phòng công chứng quận Thanh Xuân. Hiện tại tôi có nhu cầu được cấp bản sao hợp đồng đã được công chứng. Nhưng tôi không nắm rõ thủ tục này thực hiện như thế nào? Mong Luật Sư có thể giải đáp nhanh chóng giúp tôi. Xin cảm ơn Luật Sư.
Luật sư 247 xin tư vấn như sau:
Bản sao là gì?
Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc (khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
Theo đó, có thể có nhiều bản sao được hình thành từ một bản chính bằng cách: Chụp ảnh, photo, scan, đánh máy…
Tuy nhiên, không phải lúc nào bản sao cũng có giá trị giống như bản chính. Chỉ có bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao chứng thực từ bản chính là có giá trị sử dụng thay cho bản chính. Cụ thể,
- Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Các trường hợp được cấp bản sao
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 65 Luật công chứng năm 2014 có quy định thì việc cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện trong các trường hợp sau:
- Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền trong các trường hợp Nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.
- Theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.
Như vậy, theo quy định của pháp luật, khi tham gia các loại hợp đồng, giao dịch liên quan đến hợp đồng giao dịch đã được công chứng thì sẽ được cấp bản sao văn bản công chứng khi có yêu cầu. Ngoài ra, các cơ quan quản lý Nhà nước cũng có thể yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng khi thực hiện các công tác kiểm tra, thanh tra, giám sát…
Trình tự, thủ tục thực hiện
Bước 1: Nộp hồ sơ
Để yêu cầu việc xin cấp bản sao văn bản công chứng, bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ như sau:
- Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng.
Ngoài ra, khi làm thủ tục, cần phải xuất trình các loại giấy tờ cá nhân như: Chứng minh nhân dân; căn cước công dân; hoặc hộ chiếu đang có hiệu lực pháp luật. Đối với tổ chức, người làm thủ tục phải xuất trình các giấy tờ chứng minh là người đại diện hợp pháp của tổ chức đó, như Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép thành lập hoặc đăng ký hoạt động; Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của người đại diện pháp nhân/tổ chức; Văn bản ủy quyền của người đại diện theo pháp luật cho người khác kèm theo chứng minh của người trực tiếp yêu cầu cung cấp bản sao văn bản công chứng.
Lưu ý nộp hồ sơ đến Phòng Công chứng/ Văn phòng công chứng có lưu trữ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng để làm thủ tục.
Bộ phận được phân công tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng. Kèm theo Phiếu yêu cầu phải có bản photocopy giấy chứng minh nhân dân; hoặc giấy tờ tuỳ thân khác của người yêu cầu đã được cán bộ tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu bản chính.
Bước 2: Xử lý hồ sơ
Lãnh đạo Phòng Công chứng xem xét, trường hợp xét thấy không có cơ sở để cấp bản sao văn bản công chứng thì Trưởng Phòng ghi rõ lý do không cấp.
Trường hợp đồng ý cấp bản sao thì Trưởng phòng chuyển phiếu yêu cầu sao lục cho Bộ phận lưu trữ thực hiện.
Cán bộ lưu trữ photocopy văn bản công chứng từ hồ sơ lưu trữ; trình Trưởng Phòng ký chứng nhận bản sao; và chuyển Bộ phận thu phí.
Bước 3: Nhận kết quả
Khách nộp phí công chứng, thù lao công chứng theo quy định; và nhận bản sao văn bản công chứng tại Bộ phận thu phí.
Mời bạn đọc xem thêm:
- Hợp đồng ủy quyền mua, bán nhà có phải công chứng không?
- Có hủy được hợp đồng chuyển nhượng đất đã công chứng không?
Câu hỏi thường gặp
Mức lệ phí cấp bản sao văn bản công chứng được quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC, cụ thể:
Mức thu phí cấp bản sao văn bản công chứng: 05 nghìn đồng/trang, từ trang thứ ba (3) trở lên thì mỗi trang thu 03 nghìn đồng nhưng tối đa không quá 100 nghìn đồng/bản.
Người có quyền yêu cầu cung cấp bản sao là:
• Người tham gia hợp đồng, giao dịch;
• Người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng;
• Các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng.
Theo quy định, thời hạn được nhận kết quả thủ tục xin cấp bản sao văn bản công chứng (bản sao hợp đồng, giao dịch đã được công chứng) là ngay trong ngày Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.
Thông tin liên hệ Luật Sư
Trên đây là tư vấn của Luật sư 247 về Thủ tục xin cấp bản sao văn bản công chứng. Chúng tôi hi vọng bạn có thể vận dụng trong công việc và cuộc sống.
Để biết thêm thông tin chi tiết; và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ của luật sư 247 hãy liên hệ 0833102102.
