Bảo hiểm xã hội là một trong những giấy tờ quan trọng đối với người lao động và người sử dụng lao động. Theo quy định pháp luật, người lao động và người sử dụng lao động phải đóng bảo hiểm xã hội theo tỷ lệ mà pháp luật về bảo hiểm xã hội quy định. Nếu một trong các bên có hành vi trốn tránh không đóng bảo hiểm xã hội sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật. Vậy quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên bao gồm những bước nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Luật sư 247 để biết thêm thông tin chi tiết nhé!
Căn cứ pháp lý
- Luật Bảo hiểm xã hội 2014;
- Nghị định 12/2022/NĐ-CP;
- Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2019.
Sổ Bảo hiểm xã hội là gì?
Khoản 1 Điều 96 Luật BHXH năm 2014 đã nêu rõ sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.
Theo đó, sổ BHXH là loại sổ dùng để ghi chép quá trình đóng, hưởng các chế độ BHXH. Đây cũng là căn cứ quan trọng để cơ quan BHXH giải quyết chế độ cho người tham gia. Những thông tin trong sổ gồm thời gian làm việc, quá trình đóng và hưởng BHXH.
Mỗi người lao động tham gia được cấp mấy sổ BHXH?
Căn cứ khoản 2 Điều 18 Luật BHXH năm 2014, người lao động tham gia BHXH bắt buộc sẽ được cấp và tự quản lý sổ BHXH. Mẫu sổ BHXH hiện nay đang được thực hiện theo quy định tại Quyết định 1035/QĐ-BHXH. Theo Quyết định này, một trong các nội dung được in ngay trên trang 04 của sổ BHXH đó là:
“3. Người tham gia được cấp và bảo quản một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý sổ bảo hiểm xã hội khi người tham gia hưởng chế độ hưu trí, tử tuất.“
Theo đó, mỗi người lao động khi tham gia BHXH bắt buộc chỉ được cấp 01 sổ BHXH duy nhất. Đồng thời mỗi người cũng chỉ được cấp 01 mã số BHXH là số định danh cá nhân duy nhất do cơ quan BHXH cấp và được ghi trên sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế (theo điểm 2.13 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH).
Sổ BHXH do ai giữ và bảo quản?
Nhiều người sử dụng lao động có hành vi giữ lại bảo hiểm xã hội của người lao động khi người lao động có nghỉ việc. Hiện nay, theo quy định của Luật BHXH năm 2014, người lao động có trách nhiệm giữ và bảo quản sổ BHXH mình. Nội dung này được ghi nhận cụ thể tại khoản 2 Điều 18 và khoản 3 Điều 19 Luật BHXH năm 2014 như sau:
“Điều 18. Quyền của người lao động
2. Được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội.
Điều 19. Trách nhiệm của người lao động
3. Bảo quản sổ bảo hiểm xã hội.“
Mặc dù người lao động được trực tiếp cầm sổ BHXH nhưng trên thực tế, do lo ngại về việc thất lạc trong quá trình tự mình bảo quản nên hiện nay hầu như sổ BHXH đều do người sử dụng lao động giữ.
Điều này vừa giúp người lao động tránh được việc làm mất, hỏng sổ; đồng thời giúp đơn vị sử dụng lao động thuận lợi trong việc thực hiện các thủ tục hưởng chế độ cho người lao động.
Hồ sơ đăng ký đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới
Căn cứ khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, nếu ký hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên thì người sử dụng lao động sẽ phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động. Căn cứ Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2019 và hướng dẫn tại Quyết định 222/QĐ-BHXH, hồ sơ đăng ký đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới bao gồm các loại giấy tờ sau:
Các loại giấy tờ do người lao động chuẩn bị:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì nộp bổ sung Giấy tờ chứng minh để được ghi nhận mức hưởng cao hơn.
Các loại giấy tờ do người sử dụng lao động chuẩn bị:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)
Doanh nghiệp và người lao động chỉ cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp có trách nhiệm hướng dẫn người lao động kê khai thông tin và hoàn thiện các hồ sơ, giấy tờ.
Quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên
Căn cứ Chương IV Quyết định 595/QĐ-BHXH và hướng dẫn tại Quyết định 222/QĐ-BHXH, thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới được thực hiện như sau:
Bước 1: Người lao động và doanh nghiệp phối hợp với nhau để hoàn thiện hồ sơ.
Bước 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
Hình thức nộp hồ sơ:
- Qua bưu điện.
- Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công.
- Nộp online qua Cổng Thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN.
Bước 3: Doanh nghiệp đóng tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
Bước 4: Cơ quan bảo hiểm xã hội cấp sổ bảo hiểm và thẻ bảo hiểm y tế.
Thời hạn giải quyết: Tối đa 05 ngày.
Lệ phí: Không mất phí đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội.
Hình thức cấp sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế: Theo hình thức đăng ký mà doanh nghiệp đăng ký.
Thời hạn làm thủ tục đóng bảo hiểm cho nhân viên mới
Căn cứ khoản 1 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người sử dụng lao động có trách nhiệm nộp hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng.
Như vậy, thời hạn làm thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới là 30 ngày. Thời gian này tính theo ngày bình thường, tức bao gồm cả ngày nghỉ lễ, nghỉ Tết và ngày nghỉ hằng tuần.
Trường hợp không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng người lao động vào làm, người sử dụng lao động sẽ bị phạt vi phạm hành chính theo điểm a khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP như sau:
- Người sử dụng lao động là cá nhân: Bị phạt tiền từ 02 đến 04 triệu đồng/người lao động bị vi phạm nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng.
- Người sử dụng lao động là tổ chức: Bị phạt tiền từ 04 đến 08 triệu đồng/người lao động bị vi phạm nhưng tối đa không quá 150 triệu đồng (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
Khuyến nghị
Với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn”, Luật sư X sẽ cung cấp dịch vụ tư vấn luật lao động tới quý khách hàng. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Thông tin liên hệ
Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề Quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, Luật sư 247 với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý như nhận làm sổ đỏ. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833102102.
Mời bạn xem thêm bài viết:
- Mức đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện thấp nhất là bao nhiêu?
- Sổ bảo hiểm xã hội được cấp mấy lần?
- Rút bảo hiểm xã hội cần giấy tờ gì?
Câu hỏi thường gặp
Khoản 2 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 đã quy định cụ thể các trường hợp cấp lại sổ BHXH, bao gồm:
2. Cấp lại sổ BHXH
2.1. Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) các trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng.
2.2. Cấp lại bìa sổ BHXH các trường hợp: sai giới tính, quốc tịch.
2.3. Cấp lại tờ rời sổ BHXH các trường hợp: mất, hỏng.
Theo đó, người lao động khi bị mất, hỏng sổ BHXH, hay thay đổi các thông tin về số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng; giới tính, quốc tịch thì sẽ được cấp lại sổ BHXH.
Còn với những thay đổi khác, người lao động chỉ cần làm thủ tục điều chỉnh thông tin sổ BHXH tại cơ quan BHXH.
Căn cứ Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, sửa đổi bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 và Quyết định 222/QĐ-BHXH năm 2021, việc cấp lại sổ BHXH được thực hiện như sau:
– Hồ sơ cần chuẩn bị:
Người lao động cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:
+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).
+ Hồ sơ liên quan kèm theo tương ứng: Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan có thẩm quyền về hộ tịch cấp theo quy định và thẻ CCCD/CMND/hộ chiếu.
– Nơi nộp:
+ Người lao động đang làm việc: Nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH trực tiếp thu.
Đơn vị sử dụng lao động phải chuẩn bị thêm các giấy tờ sau:
+ Xác nhận Tờ khai (TK1-TS) khi NLĐ điều chỉnh thông tin nhân thân trên sổ BHXH: thông tin điều chỉnh là đúng với hồ sơ quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận, ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên. Đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH thì không phải xác nhận;
+ Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS).
Sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH tỉnh/huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp.
– Thủ tục thực hiện:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.
Bước 2: Nộp hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH
+ Người lao động: Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH, Trung tâm Phục vụ HCC các cấp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc giao dịch điện tử với cơ quan BHXH.
+ Người sử dụng lao động: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc giao dịch điện tử.
Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định.
Thời hạn giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Bước 4: Nhận sổ BHXH.
– Lệ phí: Không mất phí.
Theo quy định tại Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, báo tăng BHXH được hiểu là khi doanh nghiệp có sự thay đổi thông tin tham gia đóng BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) thì cần thông báo bằng văn bản với cơ quan BHXH.
Cụ thể một số trường hợp báo tăng BHXH như sau:
– Doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động.
– Người lao động đi làm sau khi nghỉ thai sản, nghỉ ốm đi làm lại.
– Người lao động xin nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên đi làm lại…
Thời hạn doanh nghiệp phải thực hiện báo tăng BHXH căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội là:
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
