Với sự hội nhập và phát triển của công nghệ 4.0, ngày nay, con người đều áp dụng công nghệ vào đời sống hằng ngày. Điều này cũng giúp cho các hoạt động được đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí cho con người. Sự ra đời của hóa đơn điện tử là bước tiến lớn trong lĩnh vực kinh doanh nói chung. Vậy, Hóa đơn điện tử là gì? Vì sao cơ sở kinh doanh nên áp dụng hóa đơn điện tử? Mời bạn tham khảo qua bài viết chi tiết sau đây của Luật sư 247.
Hi vọng bài viết hữu ích cho bạn đọc!
Căn cứ pháp lý
- Thông tư số 39/2014/TT-BTC
- Thông tư số 32/2011/TT-BTC
Nội dung tư vấn
Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật (theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC).
Nội dung của hóa đơn
Khi lập hóa đơn phải có các nội dung sau:
– Tên loại hóa đơn;
– Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;
– Tên liên hóa đơn;
– Số thứ tự hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;
– Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn;
– Tên tổ chức nhận in hóa đơn.
Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ pháp lý tại Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT-BTC định nghĩa về hóa đơn điện tử như sau:
“Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.“
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại:
- Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Điều kiện để áp dụng hóa đơn điện tử
– Tổ chức doanh nghiệp có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử khi tiến hành kê khai thuế với cơ quan thuế hoặc tiến hành sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;
– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát sử lý và sử dụng, bảo quản cũng như việc lưu trữ hóa đơn điện tử.
– Có quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố để bảo đảm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, có khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử. Nghĩa là có bộ phận, người kế toán có khả năng thực hiện việc khởi tạo, lập cũng như sử dụng hóa đơn điện tử.
– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ, đó là: Hệ thống lưu trữ phải đáp ứng được hoặc chứng minh là có sự tương thức với các chuẩn mực về hệ thông lưu trữ dữ liệu.
– Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
– Có phần mềm bán hàng, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán bảo đảm dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tự đồng chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
Vì sao cơ sở kinh doanh nên áp dụng hóa đơn điện tử
Tiết kiệm chi phí
Theo tính toán sơ bộ, Tổng cục Thuế đã chỉ ra khi cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn giấy sẽ phải bỏ ra mức chi phí trên 1.000 đồng cho mỗi hóa đơn.
Ngược lại, chi phí khi sử dụng hóa đơn điện tử chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn tự in, đặt in. Nghĩa là việc sử dụng hóa đơn điện tử là giải pháp tiết kiệm tới 90% chi phí hóa đơn cho doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh khác.
Rút ngắn quy trình phát hành hóa đơn
Để hóa đơn giấy đến được tay khách hàng, kế toán thường phải thực hiện các bước cơ bản như:
Bước 1: Nhập/viết tay thông tin hóa đơn.
Bước 2: Trình ký.
Bước 3: Đóng dấu.
Bước 3: Gửi hóa đơn cho khách hàng.
Trong một số trường hợp không thực hiện được luôn nếu người có thẩm quyền ký hóa đơn không có mặt trực tiếp, thời gian kéo dài.
Ngược lại, hóa đơn điện tử được khởi tạo nhanh chóng theo danh mục khách hàng và sản phẩm, dịch vụ có sẵn; một số hạn chế khác cũng được khắc phục như người có thẩm quyền ký vắng mặt (sử dụng chữ ký số điện tử). Thời gian khởi tạo và chuyển hóa đơn tới khách hàng chỉ mất từ 03-05 phút.
Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp; và cơ sở kinh doanh khác khi sử dụng hóa đơn giấy phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý hoặc theo tháng.
Tuy nhiên, khi sử dụng hóa đơn điện tử thì kế toán sẽ bớt được đầu việc này theo định kỳ tháng; hoặc quý vì không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định, cụ thể:
– Nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Sau khi lập hóa đơn điện tử; người bán hàng phải gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi hóa đơn điện tử cho người mua. Thông qua đó, cơ quan thuế quản lý được việc sử dụng hóa đơn điện tử.
– Nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã: Sau khi lập hóa đơn; người bán hàng phải gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế; đồng thời với việc gửi hóa đơn cho người mua. Do đó, cơ quan thuế quản lý được việc sử dụng hóa đơn điện tử.
Không lo bị thất lạc hóa đơn
Hóa đơn điện tử được lập trên máy tính hoặc thiết bị điện tử khác và được chuyển cho khách hàng qua internet, trong khi hóa đơn giấy được gửi cho khách hàng thông qua phương thức truyền thống như bưu điện hoặc các đơn vị vận chuyển khác. Việc gửi hóa đơn giấy có thể bị thất lạc, mất hóa đơn.
Có độ an toàn, chính xác cao
Hóa đơn điện tử gồm hóa đơn có mã; và hóa đơn không có mã của cơ quan thuế nên khó bị làm giả và kiểm tra được.
Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử có độ chính xác cao; và việc xử lý trong trường hợp sai sót dễ thực hiện hơn;trong khi hóa đơn giấy thường bị sai thông tin tại các tiêu thức như thông tin khách hàng, đơn giá, địa chỉ,… và việc xử lý sai sót thường sẽ phức tạp và kéo dài hơn.
Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử làm giảm các tranh chấp liên quan đến hóa đơn.
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Luật sư 247 về nội dung “Mức phạt đối với xe ô tô không đăng ký kinh doanh“
Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Nếu có thắc mắc và cần nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ của luật sư ; hãy liên hệ qua hotline 0833.102.102
Mời bạn đọc tham khảo:
Trích lục khai tử và giấy chứng tử khác nhau thế nào?
Xác nhận tình trạng hôn nhân, xác nhận tình trạng độc thân
Câu hỏi liên quan
– Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT
– Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT
– Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Hóa đơn điện tử có mã xác thực là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
– Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
– Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
