Văn bản nào phải đóng dấu giáp lai?

“Thưa luật sư, gần đây tôi mới đi làm một số thủ tục giấy tờ có nghe đến khái niệm dấu giáp lai; và dấu treo. Tuy nhiên tôi chỉ hiểu khái niệm này mang máng; mong luật sư tư vấn hỗ trợ để tôi hiểu hơn cách dùng của những loại dấu này với ạ.”

Hiện nay, để tránh trường hợp các văn bản pháp lý bị sao chép; hoặc chỉnh sửa trái với quy định của pháp luật, làm ảnh hưởng đến quyền; và lợi ích của các bên liên quan. Pháp luật nước ta đã ban hành các quy định về con dấu cụ thể là cách đóng dấu để hạn chế. Tìm hiểu về dấu giáp lai tại Luật sư 247:

Khái niệm về dấu giáp lai

Dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề trái; hoặc phải của tài liệu gồm hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản; và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.

Việc đóng và sử dụng con dấu góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nhất là khi phát sinh tranh chấp trước tòa án.

Hiện nay, chưa có quy định cụ thể nào liệt kê các loại văn bản phải đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, các văn bản đóng dấu giáp lai thường nhằm mục đích:

– Tránh được việc thay đổi tài liệu được trình; hoặc được nộp khi có nhu cầu giao kết hợp đồng; hoặc có nhu cầu làm hồ sơ để nộp cho các cơ quan nhà nước.

– Bảo đảm tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế; hoặc bị làm sai lệch kết quả đã được xác nhận trước đó.

Văn bản nào phải đóng dấu giáp lai

Theo quy định tại Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Quy định việc đóng dấu treo, dấu giáp lai vào văn bản như sau:

• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
• Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính; hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu; trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề  phụ lục.
• Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy; do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
• Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản; hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Quản lý con dấu và thiết bị lưu khoá bí mật cơ quan, tổ chức.

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý; sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.

2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm

• Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan; tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
• Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác; khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan; tổ chức phải được lập  biên bản.
• Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; và bản sao văn bản.
• Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan,; tổ chức trực tiếp thực hiện.

3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

Kết luận: Pháp luật không có quy định bắt buộc phải đóng dấu giáp lai. Nhưng thường những văn bản có nhiều tờ thì sẽ được đóng dấu giáp lai. Việc đóng dấu giáp lai phải được đóng vào khoảng mép phải của văn bản; trùm lên một phần của văn bản, mỗi dấu không được đóng quá 5 tờ.

Trường hợp nào đóng dấu treo trong văn bản?

Dấu treo được sử dụng trong các phụ lục đính kèm theo văn bản hành chính của Tổng cục Hải quan; hoặc các đơn vị có dấu riêng phát hành. Đó thường là các loại văn bản hành chính, văn bản lưu nội bộ cơ quan, tổ chức; hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của các loại văn bản; hợp đồng này hoặc các loại hóa đơn, giấy tờ, chứng từ kế toán.

Có thể chia thành hai trường hợp chính khi sử dụng dấu treo đó là:

Thứ nhất, khi không có sự ủy quyền

• Dùng trong trường hợp người chịu trách nhiệm được ký dưới không có thẩm quyền để được đóng dấu lên chữ ký của mình trên văn bản đó.
• Đối với trường hợp đầu tiên này, hình thức này mọi người có thể bắt gặp tại các phòng công tác sinh viên; hay những phòng đào tạo cảu các trường đại học; việc dùng dấu treo phổ biến được dùng trong quá trình xin giấy của sinh viên, hoặc cũng có thể bắt gặp trong các hóa đơn.

Việc đóng dấu treo trường hợp này sẽ giúp cho người xin dấu thấy được đây là những sự đồng ý xuất phát từ tổ chức; nhằm ngăn ngừa việc giả mạo các tài liệu liên quan đến thông tin. Lúc này, dấu treo được sử dụng giống như “công chứng, chứng thực”; tạo ra độ tin tưởng của văn bản, tạo người sử dụng văn bản cảm thấy có lòng tin; và tính đúng đắn cần thiết nhất trong khi xin một tài liệu nhất định.

Thứ hai, ban hành các văn bản

• Được dùng trong những trường hợp đóng dấu lên các văn bản pháp luật; được đóng lên các phụ lục theo như quy định của pháp luật.
• Trường hợp này chúng ta bắt gặp chủ yếu áp dụng ở các văn bản có hiệu lực. Thông thường đây là những cơ quan nhà nước. Còn nếu dấu treo được sử dụng trong hệ thống dân sự, thì sẽ được dùng trong trường hợp ký kết hợp đồng; người đại diện sẽ ký và có thể thay thế bằng hình thức đóng dấu giáp lai…

Mời bạn xem thêm

• Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư như thế nào?
• Cấp sổ đỏ có cần gia đình hàng xóm ký giáp ranh không ?
• Thủ tục làm lại hộ chiếu phổ thông bị mất như thế nào?

Thông tin liên hệ

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về “Văn bản nào phải đóng dấu giáp lai“. Hy vọng bài viết hữu ích với độc giả!

Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến giải thể cty, giải thể công ty tnhh 1 thành viên, thành lập công ty ở Việt Nam; tạm dừng công ty, mẫu đơn xin giải thể công ty, xác nhận tình trạng độc thân; giấy phép bay flycam; đăng ký nhãn hiệu, mẫu trích lục hộ khẩu; mẫu hợp pháp hóa lãnh sự …. của luật sư, hãy liên hệ: 0833102102. Hoặc qua các kênh sau:

• Facebook: www.facebook.com/luatsux
• Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
• Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux

Câu hỏi thường gặp