Xin cấp trích lục là một thủ tục hành chính được xem là rất cần thiết. Nếu khi không may vì một lý do cá nhân làm mất giấy tờ bản chính thì có thể xin cấp trích lục để xử dụng bản trích lục thay cho giấy tờ gốc đó. Tuy nhiên thủ tục để xin cấp bản sao trích lục hộ tịch được thực hiện thế nào tại cơ quan đại diện thì nhiều người còn chưa nắm rõ. Hãy cùng với chúng tôi đi tìm hiểu các vấn đề này.
Cơ sở pháp lý
Nội dung tư vấn
Trích lục hộ tịch là gì? Giá trị pháp lý của bản sao trích lục?
Trích lục hộ tịch là gì?
Theo khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014; Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch; và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.
Giá trị pháp lý của bản sao trích lục?
Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; và chứng thực hợp đồng, giao dịch bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực có giá trị pháp lý như sau:
1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Như vậy; bản sao trích lục hộ tịch có giá trị tương đương như bản chính; và được sử dụng thay thế bản chính trong việc thực hiện các giao dịch.
Đối tượng yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch tại cơ quan đại diện
Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 quy định về việc cấp bản sao trích lục hộ tịch, theo đó:
“Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.”
Điều 63 Luật Hộ tịch 2014
Như vậy; mọi cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú đều có quyền yêu cầu trích lục bản sao giấy khai sinh tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Ngoài ra; điều 3 Luật Hộ tịch 2014; đối tượng yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch tại cơ quan đại diện sẽ là công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài. Công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài là người đang có quốc tịch Việt Nam thường trú; hoặc tạm trú ở nước ngoài:
- Công dân Việt Nam thường trú ở nước ngoài là người đang có quốc tịch Việt Nam; được nước sở tại cho hưởng quy chế thường trú.
- Công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài là người đang có quốc tịch Việt Nam công tác, học tập, lao động ở nước ngoài; và được nước sở tại cấp giấy tờ cho phép cư trú có thời hạn.
Thủ tục xin cấp bản sao trích lục hộ tịch tại cơ quan đại diện
Thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch tại cơ quan đại diện
Theo khoản 1 điều 18 Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP quy định về cấp bản sao trích lục hộ tịch; Cơ quan đại diện đang lưu trữ Sổ hộ tịch thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Trường hợp cá nhân đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện nay về cư trú tại Việt Nam; thì Bộ Ngoại giao thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch.
Hồ sơ để cấp bản sao trích lục gồm:
Xuất trình như Hộ chiếu; hoặc chứng minh nhân dân; hoặc thẻ căn cước công dân; hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp; còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.
Nộp tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu
Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch. Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.
Trong trường hợp người có yêu cầu trích lục hộ tịch gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh nhân dân
Trình tự thực hiện
Căn cứ điều 64 Luật Hộ tịch năm 2014; trình tự thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Người có yêu cầu chuẩn bị hồ sơ với các giấy tờ cần thiết; và gửi hồ sơ này đến cơ quan có thẩm quyền.
Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra
Cán bộ lãnh sự có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.
Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung theo quy định; trường hợp không thể bổ sung hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn; trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, ký, ghi rõ họtên của người tiếp nhận.
Hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối; người tiếp nhận ký, ghi rõ họ tên.
Bước 3: Giải quyết yêu cầu
Ngay sau khi nhận được yêu cầu cấp bản sao trích lục từ Sổ hộ tịch; Thủ trưởng Cơ quan đại diện cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.
Mời bạn đọc xem thêm
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Luật sư 247 về nội dung vấn đề Thủ tục xin cấp bản sao trích lục hộ tịch tại cơ quan đại diện. Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc; cuộc sống. Nếu có thắc mắc và cần nhận thêm sự tư vấn; giúp đỡ của luật sư X hãy liên hệ 0833.102.102
Câu hỏi thường gặp
Tòa án nhân dân các cấp cho phép người ly hôn sử dụng bản trích lục đăng ký kết hôn thay cho bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn. Do đó nếu khi ly hôn mà bạn bị vợ/chồng giữ giấy tờ; hoặc GCN đăng ký kết hôn bị mất thì bạn nên thực hiện ngay thủ tục xin trích lục đăng ký kết hôn để có thể khắc phục vướng mắc này.
Căn cứ khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP; quy định về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính; chữ ký được chứng thực và hợp đồng; giao dịch được chứng thực như sau:
Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Như vậy; bản sao trích lục giấy khai sinh có giá trị tương tự như bản chính.
Để xin trích lục kết hôn hồ sơ gồm có:
– Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch
– Giấy tờ chứng thực cá nhân: CMTND/ CCCD/ Hộ chiếu.
– Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;
– Giấy tờ ủy quyền, trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục: Đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà; cha, mẹ, con, vợ, chồng; anh, chị, em ruột thì phải có Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực. Đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà; cha, mẹ, con, vợ, chồng; anh, chị, em ruột thì phải có Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.
