Những thủ tục như xác nhận tình trạng hôn nhân; trích lục khai sinh; công chứng hợp đồng, giao dịch… luôn được rất nhiều cá nhân quan tâm. Pháp luật quy định rất chặt chẽ về việc thực hiện hoạt động công chứng. Một trong những điều kiện để thực hiện hoạt động công chứng là thực hiện tại văn phòng công chứng. Vậy thủ tục thành lập văn phòng công chứng như thế nào? Luật Sư 247 có nhận được câu hỏi như sau.
Chào Luật sư 247, tôi có thắc mắc như sau. Tôi mới đạt được chứng chỉ công chứng viên 02 tháng gần đây. Hiện tại tôi muốn thành lập văn phòng công chứng để hoạt động riêng. Nhưng tôi không nắm rõ thủ tục thành lập văn phòng. Mong Luật Sư có thể giải đáp nhanh chóng giúp tôi. Xin cảm ơn Luật Sư.
Luật sư 247 xin tư vấn như sau:
Văn phòng công chứng là gì?
Theo quy định của Luật công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan. Như vậy, văn phòng công chứng là một hình thức hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng; là nơi mà các công chứng viên thực hiện hoạt động công chứng.
Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.
Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.
Có thể thấy, văn phòng công chứng được hoạt động dựa trên việc thành lập công ty hợp danh. Theo đó, thành viên hợp danh của văn phòng công chứng phải chịu trách nhiệm vô hạn về tài sản. Bên cạnh đó, văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn. Điều này nhằm làm tăng tính trách nhiệm đối với công chứng viên khi hoạt động tại Văn phòng công chứng. Họ sẽ phải cẩn trọng hơn khi tiến hành các hoạt động pháp lý khi mang danh nghĩa của văn phòng.
Bên cạnh đó, Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn được hưởng chính sách ưu đãi theo quy định của Chính phủ.
Điều kiện thành lập Văn phòng công chứng
Văn phòng công chứng được thành lập khi đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 22 của Luật Công chứng, cụ thể:
- Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn;
- Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên;
- Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc;
- Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
Như vậy, để được thành lập văn phòng công chứng, cần phải đáp ứng các điều kiện về nhân viên; trưởng văn phòng; tên văn phòng; và trụ sở văn phòng. Khi nộp hồ sơ, cần chuẩn bị các văn bản, tài liệu minh chứng việc văn phòng đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên.
Trình tự, thủ tục thực hiện
Bước 1: Nộp hồ sơ
Các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh. Hồ sơ bao gồm:
- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng;
- Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo Mẫu TP-CC-08 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP;
- Đề án thành lập Văn phòng công chứng.
Hồ sơ bao gồm những giấy tờ như quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập văn phòng công chứng; đơn đề nghị thành lập văn phòng; đề án thành lập văn phòng. Trong đề án phải đề cập đến các nội dung như chức danh trưởng phòng công chứng viên; trụ sở văn phòng công chứng; tên gọi của văn phòng. Bên cạnh đó, các điều kiện về công chứng viên giữ chức vụ trưởng văn phòng và tên gọi văn phòng cũng phải được đảm bảo.
Bước 2: Nhận kết quả:
Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Về thời hạn giải quyết hồ sơ, trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Mời bạn đọc xem thêm:
- Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch ngoài trụ sở
- Công chứng nhầm sổ đỏ giả, công chứng viên chịu trách nhiệm gì?
Bước 3: Đăng ký hoạt động
Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.
Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có).
Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng gồm đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập và hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
Câu hỏi thường gặp
Cách thức thực hiện thủ tục thành lập văn phòng công chứng bao gồm:
• Trực tiếp nộp hồ sơ và làm thủ tục tại UBND cấp tỉnh
• Dịch vụ bưu chính: Gửi hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính đến UBND cấp tỉnh. Sau khi hoàn tất thủ tục, UBND cấp tỉnh sẽ gửi kết quả trở lại.
Hiện tại chưa hỗ trợ thực hiện thủ tục trên mạng internet.
Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn được hưởng chính sách ưu đãi sau đây:
• Được hưởng các ưu đãi về thuế theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp;
• Được thuê trụ sở với giá ưu đãi, được cho mượn trụ sở, hỗ trợ về trang thiết bị, phương tiện làm việc trong 03 (ba) năm đầu hoạt động.
Câu trả lời là có. Lưu ý đối với điều kiện về trụ sở, Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng khi thực hiện đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.
Thông tin liên hệ Luật Sư
Trên đây là tư vấn của Luật sư 247 về Thủ tục thành lập văn phòng công chứng. Chúng tôi hi vọng bạn có thể vận dụng trong công việc và cuộc sống.
Để biết thêm thông tin chi tiết; và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ của luật sư 247 hãy liên hệ 0833102102.
