Con dấu của công ty được coi là một hình thức xác lập giá trị pháp lý trong các giao dịch của công ty; xác lập quyền và nghĩa cụ pháp lý được pháp luật công nhận; là đại diện pháp lý của một doanh nghiệp. Con dấu mang tính riêng, phân biệt được với các doanh nghiệp khác. Con dấu có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp, vì vậy khi tạo con dấu hết sức cẩn trọng tránh xảy ra lỗi, hỏng, mất…. Vậy thủ tục để đăng ký dấu cho công ty như thế nào? Hãy cùng Luật sư 247 tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây:
Căn cứ pháp lý
Nội dung tư vấn
Con dấu công ty là gì?
Con dấu là vật được khắc chìm hoặc nổi theo yêu cầu, mục đích tạo hình cố định trên văn bản; thể hiện tính pháp lý, tư cách pháp nhân của chủ sở hữu con dấu. Khi đóng con dấu lên văn bản là xác lập giá trị pháp lý đối với văn bản đó.
Các loại dấu công ty
Dấu công ty bao gồm:
- Dấu tròn (Dấu hình tròn): thể hiện giá trị pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của doanh nghiệp; do doanh nghiệp phát hành. Con dấu tròn là con dấu pháp nhân và phải được đăng ký tại cơ quan công an; doanh nghiệp chỉ được sử dụng khi đã được cấp Giấy chứng nhận.
- Dấu vuông (Dấu hình vuông) gồm các loại: Dấu chức danh, dấu mã số thuế, dấu logo công ty đều có giá trị pháp lý khi đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải thông tin lên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Có thể ban hành để sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp mà không phải chịu sự quản lý của Cơ quan Nhà nước.
Đặc điểm con dấu công ty
Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp đảm bảo:
- Tên doanh nghiệp
- Mã số doanh nghiệp
Điều kiện để khắc dấu công ty
Doanh nghiệp được đăng ký khắc dấu khi đã đăng ký thành lập công ty, hay nói cách khác là có giấy phép kinh doanh.
Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh; để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Thủ tục đăng tải mẫu dấu công ty qua mạng điện tử
Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký danh nghiệp
Tạo tài khoản trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia tại trang dangkyquamang.dkkd.gov.vn; gửi yêu cầu tài khoản đăng ký kinh doanh; file scan bản công chứng chứng minh thư của người chủ tài khoản tới phòng đăng ký kinh doanh. Sau 01 ngày làm việc, Sở kể hoạch đầu tư sẽ gửi thông báo cho phép chủ tài khoản sử dụng tài khoản để nộp hồ sơ và ký hồ sơ.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thông báo mẫu dấu công ty
Thành phần hồ sơ:
-Thông báo sử dụng mẫu con dấu, hoặc thông báo thay đổi mẫu con dấu.
-Giấy ủy quyền cho cá nhân nộp thông báo mẫu dấu (Người được ủy quyền) hoặc hợp đồng dịch vụ và giấy giới thiệu nếu ủy quyền cho tổ chức dịch vụ thông báo mẫu dấu
– Chứng minh thư của người nộp hồ sơ bản sao công chứng.
Bước 3: Nhập thông tin và ký nộp hồ sơ.
Doanh nghiệp nhập thông tin và scan hồ sơ lưu ở định dạng PDF; tải file mềm hồ sơ đã scan vào mục tương ứng
Doanh nghiệp ký hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng chữ ký số điện tử (Chữ ký số dùng để nộp thuế qua mạng của công ty)
Sau 3-5 ngày làm việc Sở kế hoạch đầu tư sẽ đăng tải thông tin mẫu con dấu của doanh nghiệp lên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và gửi thông báo đăng tải mẫu con dấu của doanh nghiệp lên cổng thông tin tới email của người liên hệ.
Thủ tục tiến hành đăng ký dấu công ty trực tiếp tại cơ quan nhà nước
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp.
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp
Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp (trong trường hợp doanh nghiệp đăng ký mẫu con dấu mới).
Biên bản về việc Thông báo về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp đối với công ty TNHH hai thành viên và công ty cổ phần;
Quyết định về việc Thông báo về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp
Trước khi sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp; doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở; để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Bước 3: Nhận kết quả
Khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp; Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp; thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu mới của doanh nghiệp thì thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp của các lần trước đó không còn hiệu lực.
Mời bạn xem thêm bài viết:
- Hướng dẫn soạn thảo điều lệ công ty mới nhất năm 2021
- Các bước giải thể doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp năm 2020.
Trên đây là bài viết của chúng tôi. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ đăng ký dấu công ty, vui lòng liên hệ chúng tôi: 0833102102
Câu hỏi thường gặp
Chủ sở hữu doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của công ty sẽ là người có quyền sử dụng con dấu, thể hiện mẫu dấu trong các hợp đồng, giao dịch, hệ thống công việc kinh doanh của công ty.
Tuy nhiên có thể quy định văn thư, kế toán trưởng là người lưu giữ con dấu thực hiện tại trụ sở công ty; khi mang ra ngoài phải được người đại diện chấp thuận.
Trường hợp khi đã được cấp con dấu mà làm mất thì doanh nghiệp tiến hành thủ tục làm lại con dấu.
-Tờ khai lý do mất con dấu và có xác nhận từ phía công an.
-Giấy tờ đăng ký khắc dấu tròn của doanh nghiệp.
-Thông báo mẫu khắc dấu tròn doanh nghiệp mới cho Sở kế hoạch và đầu tư.
Chuẩn bị hồ sơ tiến hành thủ tục đăng ký như khi đăng ký mới.
– Không thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về việc mất hoặc hư hỏng giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;
– Không đăng ký lại mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
– Không xuất trình con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.
Như vậy trong những trường hợp trên có thể bị xử phạt hành chính lên đến 3 triệu đồng.
