Một số thủ tục hành chính như xác nhận tình trạng hôn nhân; trích lục khai sinh… được rất nhiều cá nhân quan tâm. Trong đó không thể không kể đến thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch. Thông thường, các cá nhân muốn công chứng thì phải đến tận trụ sở của công chứng viên để làm thủ tục. Tuy nhiên, không phải lúc nào thủ tục công chứng cũng được thực hiện tại Phòng công chứng; hay văn phòng công chứng. Vậy Thủ tục công chứng hợp đồng giao dịch ngoài trụ sở như thế nào? Luật Sư 247 có nhận được câu hỏi như sau.
Chào Luật sư 247, tôi có thắc mắc như sau. Bố tôi năm nay đã 80 tuổi. Nhân lúc còn minh mẫn, ông đã thực hiện việc chia di sản cho các con. Tôi được biết là để di chúc của ông có hiệu lực thì phải công chứng. Nhưng sức khỏe của bố tôi rất yếu; không thể đi đến Phòng công chứng ở địa phương. Cho tôi hỏi là có được công chứng tại nhà không? Muốn được công chứng tại nhà thì phải làm như thế nào? Mong Luật Sư có thể giải đáp nhanh chóng giúp tôi. Xin cảm ơn Luật Sư.
Luật sư 247 xin tư vấn như sau:
Địa điểm tiến hành công chứng
Theo quy định trên, công chứng do công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.
Có 2 hình thức tổ chức hành nghề công chứng là: Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.
- Phòng công chứng do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, trực thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.
Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng – công chứng viên, do Chủ tịch UBND cấp tỉnh bổ nhiệm.
- Văn phòng công chứng phải có từ 2 công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.
Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng phòng – là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
Như vậy, theo quy định, tất cả hoạt động công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của công chứng viên. Cụ thể là Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng. Điều này nhằm đảm bảo công chứng viên có đủ các điều kiện để kiểm tra, đánh giá, rà soát hồ sơ. Tránh việc công chứng vào những hợp đồng, giao dịch trái pháp luật, thiếu rõ ràng, thiếu minh bạch.
Nhưng không phải là không có trường hợp ngoại lệ. Việc công chứng vẫn có thể tiến hành bên ngoài trụ sở của công chứng viên; trong những trường hợp đặc biệt.
Vì sao phải công chứng?
Pháp luật có những quy định về một số loại hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải thực hiện công chứng. Nếu các bên không thực hiện, hợp đồng đó được coi là vô hiệu và không có giá trị pháp lý. Khi đó, quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng sẽ không được bảo đảm. Những giao dịch này thường là những giao dịch cần phải có sự giám sát của nhà nước. Trong đó điển hình là các giao dịch liên quan đến bất động sản.
Mời bạn đọc xem thêm:
- Thời hạn công chứng mua bán nhà đất là bao lâu theo quy định pháp luật
- Hợp đồng ủy quyền mua, bán nhà có phải công chứng không?
Việc công chứng không chỉ có ý nghĩa về mặt pháp lý mà trên phương diện kinh tế, còn giúp các bên hạn chế được những rủi ro từ những hợp đồng, giao dịch dân sự, thương mại không được công chứng.
Trình tự công chứng ngoài trụ sở
Bước 1: Nộp hồ sơ
Trong những trường hợp đặc biệt, thủ tục công chứng có thể không được thực hiện tại Phòng công chứng; hoặc Văn phòng công chứng mà có thể thực hiện tại những địa điểm khác. Để yêu cầu công chứng viên thực hiện công chứng ở ngoài trụ sở của họ, cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:
- Phiếu yêu cầu công chứng ngoài trụ sở nêu rõ lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở.
- Văn bản dự thảo về nội dung giao dịch (di chúc, hợp đồng…)
- Các giấy tờ liên quan đến giao dịch.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
Công chứng viên trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ xin công chứng ngoài trụ sở.
- Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Công chứng viên giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu khách đề nghị từ chối bằng văn bản Công chứng viên báo cáo Trưởng Phòng xin ý kiến và ký văn bản trả lời. Thời hạn trả lời: 03 ngày làm việc kể từ ngày có yêu cầu.
- Trường hợp hồ sơ thiếu: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ).
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ : Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ, báo cáo Trưởng phòng; Tuỳ thuộc tình hình công tác của Phòng, Trưởng Phòng chấp thuận hoặc phân công Công chứng viên khác thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở. Công chứng viên được phân công hướng dẫn khách đến Bộ phận thu phí để nộp tiền tạm ứng theo quy định, cấp phiếu hẹn cho khách (trong phiếu hẹn ghi rõ ngày nhận hồ sơ, ngày hẹn công chứng ngoài trụ sở và các lưu ý khác) và chuyển hồ sơ cho cán bộ nghiệp vụ.
Sau khi tiếp nhận và xem xét hồ sơ, Công chứng viên trực tiếp thực hiện; hoặc chuyển chuyên viên nghiệp vụ thực hiện những việc cụ thể do Công chứng viên phân công để chuẩn bị hồ sơ công chứng.
Bước 3: Công chứng viên tiến hành công chứng
Theo phiếu hẹn, Công chứng viên đến nơi công chứng ngoài trụ sở.
Công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu qủa pháp lý của việc công chứng, cho họ đọc dự thảo văn bản công chứng, nếu nội dung văn bản thể hiện đúng ý chí của họ thì hướng dẫn họ ký, điểm chỉ vào văn bản.
Trường hợp người yêu cầu công chứng yêu cầu sửa đổi, bổ sung văn bản và có điều kiện để thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay tại chỗ thì Công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung; nếu không thì hẹn lại
Bước 4: CCV ký chứng nhận văn bản công chứng.
Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng và chuyển bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng.
Bước 5: Nhận kết quả
Văn bản công chứng được đóng dấu và nộp phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định tại Bộ phận thu phí của Phòng Công chứng. Văn bản công chứng ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian và địa điểm thực hiện việc công chứng.
Câu hỏi thường gặp
Trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của cơ quan công chứng, thì có thể thực hiện thủ tục công chứng ở ngoài Phòng công chứng/Văn phòng công chứng.
Những địa điểm được phép thực hiện việc công chứng ngoài Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng là tại chỗ ở hoặc nơi có mặt của người yêu cầu công chứng.
Thời hạn giải quyết thủ tục công chứng hợp đồng giao dịch ngoài trụ sở cũng giống như thủ tục công chứng các loại hợp đồng, giao dịch thông thường, là từ hai đến mười ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
Thông tin liên hệ Luật Sư
Trên đây là tư vấn của Luật sư 247 về Thủ tục công chứng hợp đồng giao dịch ngoài trụ sở. Chúng tôi hi vọng bạn có thể vận dụng trong công việc và cuộc sống.
Để biết thêm thông tin chi tiết; và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ của luật sư 247 hãy liên hệ 0833102102.
