Theo quy định pháp luật, hóa đơn điện tử phải đầy đủ thông tin của người mua hàng, số lượng/loại hàng hóa, dịch vụ cung cấp, đơn giá, thành tiền, thuế (nếu có),… Có thể thấy, hóa đơn điện tử cũng như hóa đơn giấy trước đó cũng phải đảm bảo những thông tin cơ bản luật định. Xuất hóa đơn điện tử hiện nay khá nhanh chóng. Tuy nhiên việc sai sót là không thể tránh khỏi, trong đó có sai sót tên của người mua hàng. Vậy tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử có được viết tắt? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Luật sư 247 để biết thêm quy định pháp luật về vấn đề này nhé!
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
- Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Hiện nay, các cá nhân, tổ chức sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ đều phải chuyển sang hóa đơn điện tử. Dưới đây là quy định pháp luật về hóa đơn điện tử, các loại hóa đơn điện tử,…
Căn cứ theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định:
“2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”
Tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử có được viết tắt?
Theo quy định pháp luật, trên hóa đơn điện tử phải thể hiện đầy đủ và chính xác thông tin của người mua. Thông tin của người mua bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế,… Hiện nay, có nhiều người cho rằng tên người mua có thể viết tắt để tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, viết tắt tên phải đúng theo quy định. Dưới đây là quy định về viết tắt tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử.
Đối với trường hợp các đơn vị hiện nay đã áp dụng chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC thì sẽ tuân thủ quy định về hóa đơn chứng từ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Căn cứ theo khoản 5, khoản 13 Điều 10 Nghị định 123/2020NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn như sau:
“5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
b) Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.
…
13. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
a) Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.
b) Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.
c) Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.
– Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ. Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.
– Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 13.800,25 USD – Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi nhăm xu, ví dụ: 5.000,50 EUR- Năm nghìn ơ-rô và năm mươi xu).
– Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.”
Như vậy dựa theo quy định nêu trên thì để hóa đơn hợp lệ thì phải tuân thủ các tiêu thức quy định tại Điều 10 của Nghị định này.
Trong đó đối với tên người bán phải được ghi đúng theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã tùy từng loại hình.
Được viết tắt một số danh từ thông dụng như “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH” và trường hợp sử dụng chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.
Theo đó trên hóa đơn ghi tên người mua “Cong ty TNHH giai phap moi truong Tan An” mà không làm sai lệch về nội dung của tên công ty thì hóa đơn vẫn được xem là hợp lệ.
Trường hợp gây nhầm lẫn với các công ty khác cùng lĩnh vực như “Tân An”, “Tấn An”, “Tân Ân”… thì tùy trường hợp cụ thể có thể xem xét là không hợp lệ và được quy là hóa đơn có sai sót về tên người mua và phải thực hiện xử lý theo quy định.
Hóa đơn điện tử sai sót được xử lý như thế nào?
Khi xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức không tránh khỏi việc xuất hóa đơn bị sai. Có nhiều trường hợp hóa đơn bị sai, chẳng hạn như sai thông tin người mua, số lượng hàng hóa, dịch vụ, giá tiền, tổng tiền thanh toán,… Tuy nhiên, tùy trường hợp hóa đơn bị sai có thể sửa chữa được nhưng cũng có trường hợp phải hủy hóa đơn bị sai thay bằng hóa đơn mới.
Căn cứ theo điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xử lý hóa đơn có sai sót như sau:
“2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.”
Cách xử lý là người bán phải thông báo sai sót đến người mua, không phải lập hóa đơn và thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
Kinh doanh một số ngành nghề đặc thù như dịch vụ luật, phải thực hiện các vụ kiện về giải quyết tranh chấp đất đai, xin tách thửa đất, phát sinh doanh thu và báo cáo hóa đơn nhưng thông tin trên hóa đơn điện tử có thể sai sót vì vậy cần có cách xử lý hiệu quả.
Khuyến nghị
Luật sư 247 tự hào là hệ thống công ty Luật cung cấp các dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Với vấn đề trên, công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đảm bảo hiệu quả với chi phí hợp lý nhằm hỗ trợ tối đa mọi nhu cầu pháp lý của quý khách hàng, tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện.
Thông tin liên hệ
Vấn đề Tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử có được viết tắt? đã được chúng tôi cung cấp qua thông tin bài viết trên. Luật sư 247 luôn có sự hỗ trợ nhiệt tình từ các chuyên viên tư vấn pháp lý, quý khách hàng có vướng mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ như là tư vấn pháp lý về xin tách thửa đất vui lòng liên hệ đến hotline 0833102102. Chúng tôi sẽ giải quyết các khúc mắc của khách hàng, làm các dịch vụ một cách nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện.
Mời bạn xem thêm
- Những trường hợp được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Thời gian cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu là bao lâu?
- Sang tên sổ đỏ của người đã mất có di chúc như thế nào?
Câu hỏi thường gặp
Trong một số trường hợp, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải ghi tên người mua.
Khoản 5 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định việc ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua như sau:
– Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua ghi trên hóa đơn phải đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Thông báo mã số thuế, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
– Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như:
“Phường” thành “P”;
“Quận” thành “Q”;
“Thành phố” thành “TP;
“Việt Nam” thành “VN”;
“Cổ phần” là “CP”;
“Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”;
“khu công nghiệp” thành “KCN”;
“sản xuất” thành “SX”;
“Chi nhánh” thành “CN”…
Nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
– Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải ghi mã số thuế người mua. Đặc biệt, một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua.
– Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.
Đối chiếu với khoản 14 Điều này các trường hợp sau không nhất thiết phải có tên người mua hàng trên hóa đơn:
– Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
– Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
– Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
Bên cạnh đó, đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có mã số thuế, địa chỉ người mua…
Tùy từng trường hợp, hóa đơn sai tên người mua hàng được xử lý như sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn sai tên người mua hàng đã được cấp mã chưa gửi người mua
Theo khoản 1 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua bị sai tên người mua thì:
Bước 1: Người bán gửi thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Trường hợp 2: Hóa đơn sai tên, địa chỉ người mua hàng nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót
Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn
Bước 2: Người bán gửi thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế)
Trường hợp 3: Hóa đơn sai tên người mua và có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn 01 trong 02 cách sau:
– Lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Lập hóa đơn thay thế: Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dựng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Cụ thể, nội dung triển khai hóa đơn điện tử bao gồm:
– Hệ thống phân tích dữ liệu hóa đơn điện tử;
– Phân tích, đối chiếu dữ liệu HĐĐT, chuyển các Cục Thuế có liên quan sử dụng phục vụ công tác quản lý thuế trên địa bàn;
Tiếp tục phối hợp với Cục CNTT, Cục Thuế các tỉnh, thành phố để rà soát kỹ, phân tích, đối chiếu dữ liệu hóa đơn và tờ khai để phát hiện rủi ro gian lận hóa đơn;
– Trình Tổng cục phê duyệt phương án triển khai áp dụng hệ số K phục vụ giám sát việc sử dụng hóa đơn điện tử của NNT;
– Thiết lập hệ thống CNTT đáp ứng phương án triển khai áp dụng hệ số K phục vụ giám sát việc sử dụng hóa đơn điện tử của NNT đã được Tổng cục phê duyệt.
Đối với nội dung nhiệm vụ triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền:
– Khẩn trương rà soát, đánh giá thực trạng tình hình triển khai thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền; phân tích, đánh giá bất cập, tồn tại, khó khăn để tham mưu Tổng cục chỉ đạo kịp thời;
– Chỉ đạo Cục Thuế tổng hợp kết quả triển khai HĐ ĐT khởi tạo từ MTT;
Đánh giá tác động tăng thu NSNN so với trước khi triển khai; phân tích thuận lợi, khó khăn vướng mắc trong quá trình triển khai Đề xuất các giải pháp triển khai trong thời gian tới, đặc biệt là 4 địa phương lựa chọn làm điểm.
– Báo cáo Tổng cục phương án triển khai, áp dụng Hóa đơn điện tử khởi tạo từ trụ bơm xăng, dầu tại các cây xăng thuộc các đại lý của Tập đoàn Xăng dầu.
