Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải làm sao?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Đây là một loại giấy tờ chính thức được tổ chức hoặc cá nhân phát hành để ghi nhận thông tin về thuế TNCN đã bị khấu trừ từ thu nhập của các cá nhân. Có nhiều trường hợp công ty, doanh nghiệp không cấp chứng từ khấu trừ thuế này cho người lao động, vậy lúc này sẽ cần xử lý như thế nào? Hãy tham khảo bài viết Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải làm sao? sau đây của Luật sư 247.

Căn cứ pháp lý

Thông tư 80/2021/TT-BTC

Khi nào cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN thường được sử dụng trong các tình huống như trả lương, tiền thưởng, hoa hồng, hoặc bất kỳ khoản thu nhập nào khác mà phải chịu sự khấu trừ thuế TNCN theo quy định của pháp luật. Chức năng chính của chứng từ khấu trừ thuế TNCN là đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ về vấn đề thuế TNCN cho cả bên trả thu nhập và bên nhận thu nhập.

Việc cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân được quy định tại:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 01/07/2022 quy định về hóa đơn, chứng từ  
• Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn Luật thuế TNCN và Nghị định 65/2013/NĐ-CP còn hiệu lực

Hai văn bản này có nội dung quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

Trường hợp công ty được NLĐ ủy quyền quyết toán thuế thay (có ký HĐLĐ từ 3 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế): Không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Trong khi đó, trường hợp NLĐ không uỷ quyền cho công ty quyết toán thuế hoặc lao động thuê khoán có HĐLĐ thời hạn dưới 03 tháng:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Cấp chứng từ khấu trừ nếu NLĐ phát sinh số thuế phải nộp.
• Thông tư 111/2013/TT-BTC: Cấp chứng từ khấu trừ thuế nếu NLĐ yêu cầu.

Hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm những gì?

Quyết toán thuế TNCN là một quy trình quan trọng trong việc quản lý thuế cá nhân. Đây là quá trình mà mỗi cá nhân phải thực hiện hàng năm để xác định số tiền thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải nộp cho cơ quan thuế. Quyết toán này không chỉ đơn thuần là việc tính toán số thuế phải trả, mà còn bao gồm một loạt các bước khác nhau nhằm đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định thuế.

Căn cứ danh mục hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và mẫu tờ khai ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ quyết toán thuế TNCN được chia thành 02 nhóm đối tượng khác nhau

Hồ sơ khai thuế đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế

(1) Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC (gọi tắt là Thông tư 80).

(2) Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80.

(3) Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).

Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

(4) Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc Bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế trong trường hợp theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp.

(5) Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).

(6) Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.

Hồ sơ khai thuế của tổ chức, cá nhân trả tiền lương, tiền công

(1) Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu 05/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80.

(2) Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần theo mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80.

(3) Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần theo mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80.

(4) Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh theo mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80.

Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải làm sao?

Trong chứng từ khấu trừ thuế, thông tin quan trọng cần được ghi rõ bao gồm số tiền thuế TNCN đã bị khấu trừ, tỷ lệ thuế áp dụng, thông tin về người nhận thu nhập, thông tin của bên trả thuế, và thời gian thực hiện giao dịch. Việc duy trì và lưu trữ chứng từ khấu trừ thuế TNCN đúng cách là một phần quan trọng của quy trình kế toán và quản lý tài chính để đảm bảo tuân thủ với quy định thuế và tránh các vấn đề phát sinh trong tương lai. Vậy khi Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải làm sao?

Theo điểm b khoản 2 Điều 16 Thông tư 156/2013/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 21 Thông tư 92/2015/TT-BTC), cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công không thuộc trường hợp được uỷ quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay thì khai quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế theo mẫu sau:

• Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC.
• Phụ lục mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC nếu có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.
• Bản chụp các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Cá nhân cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên bản chụp đó.

Theo điểm b khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế năm 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế TNCN của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế.

Theo khoản 2 Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC quy định: “Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.”

Căn cứ quy định nêu trên, để thực hiện được thủ tục quyết toán thuế TNCN năm thì NLĐ phải yêu cầu toàn bộ các công ty đã làm việc trong năm xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Trường hợp công ty không chịu xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN hoặc xuất chậm trễ làm NLĐ không thể thực hiện quyết toán thuế nên không được hoàn thuế (nếu có) thì NLĐ có thể gửi công văn tới cơ quan thuế để được hướng dẫn giải quyết.  

Lưu ý, với trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc có chứng từ khấu trừ thuế.

Khuyến nghị

Đội ngũ luật sư, luật gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ quyết toán thuế Luật sư 247 với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.

Thông tin liên hệ:

Vấn đề “Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải làm sao?” đã được chúng tôi cung cấp qua thông tin bài viết trên. Luật sư 247 luôn có sự hỗ trợ nhiệt tình từ các chuyên viên tư vấn pháp lý, quý khách hàng có vướng mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý liên quan như là soạn thảo đơn hợp thửa đất, vui lòng liên hệ đến hotline 0833102102. Chúng tôi sẽ giải quyết các khúc mắc của khách hàng, làm các dịch vụ một cách nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện.

Mời bạn xem thêm

• Đóng bảo hiểm khi đi làm để làm gì?
• Thủ tục đóng thuế đất hàng năm năm 2023 như thế nào?
• Hoàn trả tiền bảo hiểm y tế tự nguyện như thế nào?

Câu hỏi thường gặp