Chứng từ thanh toán gồm những gì?

Trong môi trường ngày nay, tiền mặt là phương thức thanh toán chủ yếu và lâu đời nhất trên thế giới. Các nhân, tổ chức lựa chọn sử dụng tiền mặt để thanh toán, quyết toán hoặc thực hiện nghĩa vụ thanh toán trong các giao dịch thanh toán bởi vì đây là phương thức quen thuộc và dễ sử dụng. Tại Việt Nam, khoảng 90% tổng giao dịch được thực hiện bằng tiền mặt làm phương tiện thanh toán. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, với xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế sâu rộng hiện nay, ngày càng có nhiều giao dịch toàn cầu có giá trị cao và có nhiều phương thức thanh toán mới, hữu ích hơn. Bạn đọc hãy tìm hiểu thêm phương thưc thanh toán mới trong bài viết “Chứng từ thanh toán gồm những gì theo quy định?” của Luật sư 247.

Chứng từ thanh toán gồm những gì theo quy định?

Trong hoạt động thương mại quốc tế, dù doanh nghiệp lựa chọn phương thức thanh toán nào thì luôn cần có các chứng từ, giấy tờ cần thiết theo quy định. Các chứng từ này được gọi chung là chứng từ thanh toán quốc tế. Chứng từ thanh toán quốc tế là yếu tố cực kỳ quan trọng khi thực hiện các giao dịch xuất nhập khẩu. Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác và kịp thời không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc mà còn giúp hạn chế những rủi ro pháp lý, rủi ro về hàng hóa… trong quá trình xuất nhập khẩu.

Bộ chứng từ thanh toán quốc tế 

Hóa đơn thương mại

Trong thanh toán quốc tế, hoá đơn thương mại là hoá đơn quan trọng nhất, loại hoá đơn này bao gồm tất cả các chi tiết về nghiệp vụ hàng hóa, nó có giá trị thanh toán và thường bao gồm các yếu tố sau:

• Ngày, tháng lập hóa đơn
• Tên, địa chỉ người mua, người bán
• Mô tả hàng hóa: Tên hàng hóa, mã hàng, số lượng/trọng lượng, đơn giá, quy cách, ký mã hiệu, trọng lượng tịnh, bao bì/đóng gói..v.v…
• Ngày gửi hàng
• Tên tàu
• Ngày rời cảng
• Ngày dự kiến đến
• Cảng đi, Cảng đến
• Điều kiện giao hàng
• Điều kiện thanh toán
• Những ghi chú khác (phê chuẩn lãnh sự, ghi chú của phòng thương mại)

Các loại hóa đơn khác:

• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice):  Đây là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại.
• Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice): Hóa đơn tạm tính là hóa đơn được dùng trong việc thanh toán chung nhất của tiền hàng trong các trường hợp, giá tiền này chỉ là giá tính sơ bộ vì vậy không có giá trị ngang với hoá đơn chính thức.
• Hóa đơn chính thức (Final Invoice): Trong những trường hợp sử dụng đến hóa đơn tạm thời thì khi thanh toán cuối cùng, người bán phải lập hóa đơn chính thức.
• Hóa đơn chi tiết (Detail invoice):  Là hóa đơn dùng để mô tả chi tiết giá cả, số lượng,.. của hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại,…

Vận đơn đường biển

Vận đơn hay vận đơn đường biển là chứng từ được lập bởi đơn vị vận chuyển cấp cho người gửi hàng nhằm xác định quyền sở hữu đối với hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Đây còn được coi là hợp đồng vận chuyển nhằm xác định quyền lợi và nghĩa vụ giữa nhà vận chuyển và người xuất nhập khẩu.

Ngoài ra còn có vận đơn đường sông: Vận đơn đường sông chỉ sử dụng trong vận tải đường sông tuy nhiên loại vận đơn này hiện nay rất ít được dùng trong thương mại quốc tế.

Bảng kê chi tiết

Đây là chứng từ kê danh từ mục hàng hóa trong lô hàng. Giúp cho việc quản lý lô hàng dễ dàng hơn nhờ việc cấp mã và gọi tên chúng trên bảng kê chi tiết.

Phiếu đóng gói

Là một chứng từ hàng hoá dùng để kê khai mọi hàng hóa có trong kiện hàng. Phiếu đóng gói chi tiết gồm các nội dung như tên người bán, tên hàng, tên người mua, số hiệu hóa đơn, số thứ tự của kiện hàng, cách đóng gói, số lượng hàng đựng trong kiện, trọng lượng, thể tích của kiện hàng. Ngoài ra, người ta còn phát hành phiếu đóng gói kiêm luôn bản kê trọng lượng khá tiện lợi.

Giấy chứng nhận chất lượng

Đây là loại chứng từ nhằm xác thực chất lượng của hàng hóa và chứng minh mặt hàng này phù hợp với yêu cầu đã thảo trong hợp đồng.

Giấy chứng nhận số lượng

Chứng từ nhằm xác nhận số lượng hàng hóa được giao.

Giấy chứng nhận trọng lượng

Dùng để xác nhận trọng lượng hàng hóa được giao và dùng trong mua bán những mặt hàng mà trị giá tính ngay trên cơ sở trọng lượng.

Tờ khai hải quan

Sau khi hàng cập cảng nhà nhập khẩu thì người nhập khẩu hàng hoá phải tiến hành làm thủ tục khai báo hải quan và các thủ tục khác để nhận hàng. Đây được xem là tờ khai đã thông quan, vì đôi khi nhiều bạn không để ý khi mang tờ khai mới có kết quả phân luồng hoặc thậm chí là tờ khai nháp ra ngân hàng. Khi đó HSTT của các bạn sẽ bị trả về ngay.

Các loại chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Căn cứ khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC và Thông tư 173/2016/TT-BTC, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán dùng tiền mặt khác, cụ thể:

Chứng từ thanh toán qua ngân hàng

Chứng từ thanh toán qua ngân hàng được hiểu là có chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.

Chứng từ thanh toán qua ngân hàng gồm các loại như:

• Séc, ủy nhiệm chi hoặc lệnh chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, sim điện thoại (ví điện tử).
• Các hình thức thanh toán khác theo quy định (bao gồm cả trường hợp bên mua thanh toán từ tài khoản của bên mua sang tài khoản bên bán mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc bên mua thanh toán từ tài khoản của bên mua mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân sang tài khoản bên bán).

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác

Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác là một trong các hình thức thanh toán dưới đây:

Hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng.

Hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ công nợ như vay, mượn tiền; cấn trừ công nợ qua người thứ ba.

Hàng hoá, dịch vụ mua vào được thanh toán uỷ quyền qua bên thứ ba thanh toán qua ngân hàng (bao gồm cả trường hợp bên bán yêu cầu bên mua thanh toán tiền qua ngân hàng cho bên thứ ba do bên bán chỉ định).

Nội dung của một bản chứng từ

Chắc chắn khi làm việc trong các lĩnh vực như: Kế toán, ngân hàng,… các bạn sẽ được nghe rất nhiều về các thuật ngữ tài liệu. Chứng từ có vai trò vô cùng quan trọng trong mọi hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Nó là cơ sở để ghi chép kế toán, báo cáo và bằng chứng xác thực phản ánh các giao dịch kinh tế khi chúng diễn ra. Có rất nhiều loại chứng từ kế toán như hóa đơn bán hàng, phiếu thu, biên lai, lịch trả lương,.. Sau khi kết hợp các tài liệu này sẽ tạo thành một hệ thống tài liệu.

Hiện nay theo quy định của Luật Kế toán thì một chứng từ kế toán sẽ phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu sau đây:

• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Ngoài ra, người lập chứng từ có thể dựa vào tình hình thực tế của doanh nghiệp và đối tác, khách hàng mà có thể bổ sung thêm một số thông tin cần thiết và mang tính pháp lý chặt chẽ hơn.

Ví dụ người lập chứng từ có thể bổ sung một số thông tin như sau:

• Thời gian bảo hành sản phẩm, máy móc hay thiết bị…
• Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản ngân hàng, internet banking, ứng dụng momo…
• Giai đoạn thực hiện thanh toán theo hợp đồng, thỏa thuận…
• Quan hệ của chứng từ đối với các loại chứng từ khác, sổ sách kế toán, tài khoản.
• Định mức nghiệp vụ hoặc quy mô kế hoạch.

Khuyến nghị

Luật sư 247 là đơn vị pháp lý đáng tin cậy, những năm qua luôn nhận được sự tin tưởng tuyệt đối của quý khách hàng. Với vấn đề Chứng từ thanh toán gồm những gì? chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn luật thanh toán Công ty Luật sư X luôn hỗ trợ mọi thắc mắc, loại bỏ các rủi ro pháp lý cho quý khách hàng.

Thông tin liên hệ

Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề “Chứng từ thanh toán gồm những gì theo quy định?”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, Luật sư 247 với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ tư vấn về chuyển từ đất ao sang thổ cư. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833102102.

Mời bạn xem thêm

• Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải làm sao?
• Mẫu tờ khai xin cấp lại giấy chứng tử mới 2022
• Khi mua hàng có được yêu cầu cung cấp hóa đơn, chứng từ và phiếu bảo hành không?

Câu hỏi thường gặp